Programstyring er et givende og godt betalt karrierevalg. Men det kan også være en utfordrende rolle.
Her er ti ting som hver ny programleder bør være oppmerksom på før du starter rollen.
Programstyring er ikke det samme som prosjektledelse
Prosjektledelse er generelt akseptert å handle om å planlegge arbeidet, organisere oppgavene og ressursene, kontrollere prosessen og levere et bestemt mål.
Enten det åpner et nytt kontor, lanserer en ny app eller bygger en olympisk stadion, har prosjekter en definert start, mellom og slutt og et klart sett med mål.
Programmene er litt forskjellige. Du trenger fortsatt å få folk til å organisere oppgavene, administrere ressurser, arbeide gjennom prosesser og så videre, men de rapporterer til deg som programleder. Det er mye mindre ticking off oppgaver som komplett på en prosjektplan, men mye mer strategisk og relasjonsbyggende arbeid.
Programstyring handler om å holde hele transformative forandringen på rette spor for å levere noe av verdi til organisasjonen over tid. Uten noen som fungerer som programleder, er alt du har fått en rekke prosjekter som leverer i tilfeldige tider og uten samlende tema. Programleder er den personen som bringer alt sammen.
Det er usikkerhet ... Deal med det
Programmene er iboende usikre. Mens du kanskje vet hva det store bildet er, er det bare en visjonserklæring når du starter.
Den nøyaktige veien for hvordan du kommer dit, og hvilke prosjekter som kommer til å bli påkrevd i løpet av de neste fem årene ... vel, det er noe du må trene når du går.
Du vil begynne med detaljert planlegging for hva du kjenner og bygge opp et bilde av hvordan du skal adressere resten av det når du kommer nærmere. Utvid gradvis planleggings- og leveringshorisontene dine til du ikke kan gå videre.
Blokker ut tid med jevne mellomrom for å planlegge de neste trinnene. Du kan også benytte denne muligheten til å sikre at du fortsatt er på rett spor for å levere forretningsverdi.
Se opp for utbrenthet
Mens et prosjekt kan være over i et år eller så, kan programmene strekke om og om igjen. Nukleær nedleggelsesarbeid på Storbritannias Sellafield-område har leveransemiljøer frem til 2025 og utover, for eksempel.
Programansvarlige må beskytte teamet mot utbrenthet. Du kan ikke jobbe med toppfart i så lang tid, så sørg for at ansatte får tilstrekkelig nedetid. Dette bør være både perioder med roligere tid på jobb med færre leveranser og tilstrekkelig tid vekk fra kontoret for ferier.
Behandle sykefravær nære, se overtidssrapporter og vær oppmerksom på at velferden til teamet ditt er avgjørende hvis du vil slash påkledning og holde dine talentfulle folk i livet til programmet.
Du må administrere tempoet
Når du leverer et program som har en fjern sluttdato, må du styre tempoet i arbeidet. Det er vanskelig å holde momentumet oppe i flere år, så din rolle som programleder er å jonglere prioriteringer og prosjekter slik at målbare utganger blir levert regelmessig.
Bland opp hurtige gevinster og den jevne fremgangen mot de større bildemålene. Dette hjelper teamet til å se at du beveger deg fremover og sikrer at det er noen kortsiktige suksesshistorier å dele for å holde motivasjonen høy . Endelig hjelper det investorene og ledelsen å se at det skjer fremskritt.
Tren ditt lag for suksess
Programmer leverer ofte noe nytt, unikt eller transformativt for organisasjonen. En av utfordringene ved å jobbe med slike initiativer er at du sannsynligvis ikke har ferdigheter internt for å kunne fullføre alle oppgavene og prosjektene som kreves.
Det er OK, og å bli forventet. Din jobb som ny programleder er å sikre at du kan oppskalere, omskole og utvikle de menneskene du har, slik at du sammen kan møte alle ressursbehovene.
Det kan være noen områder hvor du bare trenger en bestemt ressurs i en begrenset periode. For eksempel skal du ikke trene en av dine medarbeidere om hvordan du skal være en gaffeltruck lastebil driver hvis det er en ferdighet du trenger for bare en uke, losser en levering av noe. Men hvis du forandrer måten bedriftens tilstedeværelse på Internett er forvaltet, ville det trolig være verdifullt å ha utviklingsevner på nettstedet sammen med litt kompetanse om sosiale medier eller søkemotoroptimalisering. Dette er de ferdighetene som virksomheten vil stole på på lengre sikt.
Ta avgjørelsen om hvilken av disse du må ha innebygd i laget, og som bør outsources. Sørg for at programmet ditt kan levere opplærings- og rekrutteringsoppgaver som kreves for å være klar til å administrere utgangene som hvert prosjekt leverer.
Styring er mer kompleks
Hvis du har kommet fra en prosjektledelsesbakgrunn, vil styring ikke være en overraskelse for deg. Det er måten prosjekt- og programstrukturer organiseres og styres for å sikre at beslutningstaking gjøres på riktig måte, og at de riktige personene er involvert. Det er avgjørende for at arbeidet skal utvikles på en måte som passer til den generelle forretningssaken, og det hjelper med å holde folk ansvarlige.
Styring er også slik at prosjektstyringskontoret og ledende ansatte kan sikre at programmet er på rette spor for å levere fordelene - og gir en formell rute for å lukke prosjekter eller et helt program hvis det kan vises at disse fordelene ikke lenger vil bli oppnådd.
Styring er mer komplekst i et programmiljø enn i et prosjektmiljø. Prosjektstyrelser og styringsgrupper har normalt medlemskap på ekstern nivå. Dette kan forventes ettersom sluttresultatet fra et program er normalt forretningsforvandling.
Programmene har også innvirkning på virksomheten som vanlig prosess og den daglige driften av organisasjonen, så investeringen er normalt signifikant, med en P & L-effekt. Dette krever også et potensielt høyere nivå av tilsyn enn et kapitalprosjekt.
Strøm programstyring for programmet ved å sørge for at du har de riktige personene i beslutningsprosessen og ved å ha klare ansvarsområder for personene på laget.
Planlegging er mye vanskeligere ...
Planleggingen av et program er vanskeligere enn å planlegge et prosjekt fordi det er mye mer bevegelige deler, men du kan hevde at det er mer moro også!
Prosjektledere som er involvert i programmet, vil typisk legge prosjektplanene sammen. Deretter møter programledelsen og under din retning som programleder, er planene integrert.
Dette er lett å si, men ikke så lett å gjøre. Det krever å identifisere avhengighetene mellom prosjekter og prosjektoppgaver. Det tvinger deg til å se på ressursbehovene for hele programmet og å jonglere rundt aktiviteter for å passe tilgjengeligheten til nøkkelpersoner. Og det er heller ikke en engangsoppgave.
Når din integrerte programplan er satt sammen, kan du spore den i et Gantt-diagram eller et annet programvareverktøy. Som prosjektledere sporer prosjektene i sanntid må du gjøre justeringer i programplanen, holde alle informert om endringer og stave ut hva dette betyr for deres arbeidsområde.
... Men du trenger ikke å planlegge hver linje
Som programleder stoler du på prosjektlederne for å gjøre detaljert planlegging. Det er ikke praktisk eller ønskelig at du sporer en plan med tusenvis av tusen oppgaver.
Du trenger en opprullet, høyt nivåvisning av prosjektene, med nok detalj for å vise deg om noe kommer til å påvirke programnivået.
Den enkleste måten å gjøre dette på er med dedikert programvareapps (disse 10 påviste prosjekt- og programprogramvare er et godt sted å starte). Å forsøke å administrere ditt multi-million dollar-program på et regneark, kommer ikke til å være enkelt.
Du må forbedre din delegering
Men god du er å delegere, å være i en programledelse rolle betyr at du trenger å bli enda bedre på det.
Den gode nyheten er at du bør ha et team av prosjektledere, og du kan til og med ha et dedikert Program Management Office for å støtte din transformative forandring.
Den dårlige nyheten er at du kanskje ikke!
Det er mye arbeid å gjøre på et program, og sette opp for å sikre at alle bevegelige deler beveger seg sammen til rett tid, er en stor innsats. Du kan ikke gjøre det alene, og du bør ikke prøve. Trene på hvor mye tid du trenger for å starte programvaren, og sørg for at du har et lag på plass for å sikkerhetskopiere deg.
Hvis du ikke har noen i Programstyringskontoret, be om at noen skal utplasseres til programledelsen. Det er nok for dem å gjøre: noen i en prosjektkoordinasjonsrolle vil være perfekt plassert for å levere koordinering som kreves på programnivå, og frigjør deg for å bli involvert i strategiske oppgaver.
Ikke vær redd for konflikt
Det er mange tråder til programmer. Fra prosjekter med vanskelige interessenter til tilsynelatende uoppnåelige frister, vil hver dag gi deg muligheter for konflikt. Se opp for de tingene som forstyrrer prosjektets ytelse og være forberedt på å gå inn når det trengs for å avlede en konfliktsituasjon før den starter .
Hvilke av disse 10 tingene kom som en overraskelse for deg? Del dine tanker om programstyring på din favoritt sosiale medierkanal!