Hvordan prosjektstyring og styringsgrupper støtter prosjektet ditt
La oss starte med å si at prosjektstyret er en viktig del av prosjektets organisasjonsstruktur. hvis du ikke har en, bør du snakke med sjefen din om å få ett sett opp.
Prosjektstyret er ledet av prosjektsponsor og vil typisk inkludere en rekke andre eldre interessenter samt prosjektleder .
Det er normalt tre til fem personer på styret. De er alle viktige prosjektinteressenter og folk som har evnen til å få ting gjort for prosjektet.
Bunnlinjen: Det er en gruppe mennesker som møtes for å overvåke prosjektet og holde det fremover i riktig retning.
Prosjektstyret settes opp i begynnelsen av prosjektets livssyklus og opererer gjennom hele prosjektet til det er stengt. La oss ta en titt på de 4 nøkkelrollene til et prosjektstyring.
Prosjektstyret gir styring
For det første gir prosjektstyret kritisk styring. De sikrer at retningslinjer overholdes på bedriftsnivå og portefølje eller programnivå. De tilbyr oversikt over hva prosjektgruppen utfører. De, sammen med prosjektsponsor, er ansvarlige for vellykket levering av prosjektet, og denne styringsrollen sikrer at prosjektgruppen opptrer på etiske og innen acceptable grenser for selskapet.
De gjør dette ved å stille spørsmål til prosjektlederen og gi hjelp og støtte.
Prosjektstyret gir retning
Det er ofte beslutninger som skal gjøres på et prosjekt, og noen av dem vil falle utenfor prosjektlederens oppgave. Når prosjektlederen ikke kan ta avgjørelsen, og det er noe som bør diskuteres med flere interessenter enn bare sponsoren, går det til prosjektstyret.
Deres rolle er å holde prosjektet på kurs ved å gi riktig retning for laget. De bidrar til å sette visjonen i starten av prosjektet og holde prosjektet på sporet hele veien.
Prosjektstyret tar beslutninger
Prosjektstyret er først og fremst et beslutningsorgan. Deres rolle er å ta de avgjørelsene som holder prosjektet fremover ved å blokkere problemer og hjelpe prosjektlederen til å se en klar rute til vellykket gjennomføring.
Prosjektlederen vil gi anbefalinger til prosjektstyret. Dette kan inkludere anbefalinger for å adressere:
- Risikoer, som reduksjon planer for å møte potensielle utfordringer
- Problemer
- Resourcing problemer, som å ikke ha de rette gruppemedlemmene tilgjengelig
- Planlegg forsinkelser
- Budsjettoverskridelser.
Prosjektstyret trenger ikke nødvendigvis å handle på prosjektlederens anbefaling. Som en gruppe kan de komme med andre forslag til veien fremover, og ofte gjør de det. Det er ofte fordi de har et større bilde, bedriftens syn på prosjektets miljø enn prosjektleder gjør, så de er i stand til å se alternative ruter og velge den beste på den tiden.
Prosjektstyret godtar utgifter
Endelig godkjenner prosjektstyret det samlede budsjettet.
Hver innkjøpsordre eller budsjett er normalt administrert av prosjektlederen: Du trenger ikke å gå til prosjektstyret ditt for å få hver faktura signert av for betaling.
På prosjektnivå har prosjektstyrelsen imidlertid en rolle å spille i først å godkjenne hvordan du skal bruke pengene (budsjettplanene dine) og deretter i overvåking av de løpende utgiftene for å sikre at prosjektet er på rette spor.
Du må også trekke på prosjektstyret når det ser ut til at du må bruke uforpliktende midler eller forvaltningsreserver. De kan godkjenne overspends og hjelpe prosjektteamene til å få tilgang til ekstra midler der dette kan være berettiget.
Samlet gir prosjektstyret en viktig styring og styringsfunksjon for prosjektgruppen. Deres retning og råd hjelper prosjektlederen til å lede prosjektet i riktig retning, og de er perfekt plassert for å komme inn og hjelpe hvis noe begynner å gå galt.