Hvordan fungerer Kanban i prosjektledelse?

Kanban i prosjekter tar vanligvis skjemaet et visuelt kort bestående av et rutenett og kort. (Ikke sikker på hva Kanban er? Les denne introduksjonen til Kanban i prosjektledelse.) Styret kan være fysisk, utgjøres av stykker papir (vanligvis 3 "x 5" indekskort eller klebrig notater) på en tavle eller en vegg. Alternativt kan styret være elektronisk-flere programmer og plattformer som støtter prosjektledelse i Kanban-stil. En digital løsning er et flott verktøy når et prosjektteam ikke er lokalisert fysisk, eller når medlemmer av teamet trenger tilgang til styret når de er ute av kontoret.

  • 01 The Kanban Grid

    Et Kanban-rutenett i aksjon. Monica Borrell, Cardmith

    For enkle prosjekter, ville et Kanban-rutenett sannsynligvis ha en enkelt rad og flere kolonner. Kolonner representerer prosessen gjennom hvilken arbeidet flyter, fra venstre (start) til høyre (slutt). Hvis teamet adresserer mer enn en type arbeid, eller hvis det er undergrupper eller ulike typer arbeidsflyter, kan styrets arrangør bruke rader for å skille kortene loddrett.

    Kortene beveger seg over bordet i kolonner i henhold til deres nåværende stadium i prosessen. Dette bildet viser et typisk Kanban-grid i aksjon.

    Når deres Kanban-styret er satt opp, møtes prosjektgruppen typisk rundt bordet med jevn frekvens, i et "stående" eller veldig kort møte. Lagets mål er å "trekke" arbeidet inn i den endelige kolonnen til styret, som ofte er merket "Ferdig." På disse møtene diskuterer laget når hvert kort vil kunne flytte til neste kolonne. Hvis noen jobber med å flytte kortet fremover og har oppstått et hinder, vil dette bli notert i oppstartsmøtet, med handlingsobjekter tatt for å løse problemet.

  • 02 The Kanban Frame of Mind

    For å høste fordelene med Kanban-metoden trenger et lag mer enn et styre. Utover den tekniske, visuelle Kanban-implementeringen er det visse atferd som teamet, prosjektlederen og ledelsen generelt må forstå og internalisere:
    1. Fjern dårlig multitasking. Psykologer og sosiologer som studerer arbeid har skrevet mye om dette emnet. Forskning indikerer at bytteoppgaver bremser oss og forårsaker kvalitetsproblemer på grunn av mental tilbakestilling og andre oppsettskostnader.
    2. Begrens arbeid pågår. For å få dårlig multitasking til et minimum, må du begrense antall kort som er utgitt i Kanban-systemet. Ikke la ledelsen skyve flere kort (oppgaver, prosjekter eller funksjoner) i styrets "Doing" kolonne (r). Dette trinnet kan kreve en vesentlig endring i tankene til ledere som tror at for å fullføre arbeidet i tide må man starte så snart som mulig.
    3. Fremme en kultur for å løse problemer som et lag, snarere enn en som motiverer å skylde på andre.
    4. Hold toppen av baggarden prioritert. Kortene øverst i "Backlog" -kolonnen bør være de neste oppgavene, prosjektene eller funksjonene som vil gi mest mulig verdi til kunden og virksomheten.

    Et Kanban-system er en effektiv måte å utføre på mange typer prosjekter. Som de fleste Lean-verktøy virker det best når det kombineres med tenkemåte for læring og kontinuerlig forbedring. Det er ingen enkelt "riktig" måte å implementere et Kanban-brett på, og mange faktorer kan påvirke både strukturen og lagets oppførsel. Generelt bør ethvert prosjektteam som bruker brettet bli opplært i konseptene Kanban, og deretter lov til å utvikle og forbedre sitt Kanban-system når de bruker det.

    Finn ut mer om Monica Borrell i full biografi her .