Prosjekt-charterets viktigste rolle er å angi nøyaktig hva prosjektet skal oppnå. La oss se på hva som er i dette viktige prosjektdokumentet.
Hva går inn i et prosjekt charter?
Den første delen av et prosjekt-charter vil stave ut navnet på prosjektet, navnene på sponsoren og prosjektlederen og datoen dokumentet ble utarbeidet.
Så kommer du inn i kjøttet i dokumentet.
Hovedprosjektene i et prosjektcharter er som følger.
Prosjekt Formål: Dette forklarer hvorfor prosjektet er ønsket. Du kan henvise til en forretningssak eller kontrakten som driver dette prosjektet, eller bare stave ut hvorfor det er viktig å gjøre dette arbeidet.
Prosjektbeskrivelse: Forklar i dette avsnittet hva prosjektet skal oppnå. Du bør inkludere detaljer om elementene som skal bygges eller tjenestene som skal leveres.
Budsjett: På dette tidspunktet har du kanskje ikke alle detaljer om prosjektoppgavene, så du kan ikke sette sammen et fullstendig og detaljert prosjektbudsjett sammen. Legg merke til eventuelle budsjettbegrensninger eller det høye nivået av utgifter som du forventer.
Risiko: Alle prosjekter har risiko. Denne delen av prosjektkartet danner den tidlige versjonen av prosjektrisikologgen din. Dokumentere eventuelle risikoer du vet om på dette punktet, slik at ledelsen kan se hva som kan påvirke prosjektet fremover.
Milepæler: Hvis du kjenner milepæler på høyt nivå, inkludere dem i Project Charter i denne delen. Du kan overføre dem til ditt Gantt-diagram senere når du kommer til å sette sammen en mer detaljert plan. For øyeblikket ser du bare etter døde døde datoer eller noe som er spesifisert i kontraktene du jobber med.
Prosjektmål: Dette er en veldig viktig del, men det kan være vanskelig å sette sammen. Du prøver å svare på spørsmålet: "Hvordan vil vi vite når vi er ferdige?" Skriv ned hva du forventer at prosjektet skal levere og hvordan du vil vite om du har kommet dit. For eksempel, i et prosjekt for å starte et tidsregistreringssystem for alle avdelinger, kunne målet være: "Alle lag skal bruke tidsplanen ved årets slutt." Legg også merke til hvem som skal være ansvarlig for enig i at du har nådd dette målet. Dette unngår noen problemer på slutten av prosjektet, der plutselig ingen er forberedt på å skrive av arbeidet som komplett.
Prosjektleder autorisasjonsnivåer: Med mindre det er veldig klart og dokumentert et annet sted, er det verdt å inkludere en del i charteret om hva du kan gjøre uten å få videre signatur fra noen eldre. Dette gjelder generelt hvilke toleransnivåer som er angitt på budsjettet og tidsrammer og vil bli uttrykt slik: "Prosjektleder har en 10% toleranse for budsjettet og en 5% toleranse på tidsplan. Eventuelle avvik over disse godkjente grenser må signeres av prosjektsponsor. "Du kan utvide denne delen for å angi hva, hvis noen myndighet prosjektlederen har om å ansette og skyte medarbeidere fra prosjektgruppen .
Godkjenning av prosjektloven
Den endelige delen av prosjektkartet er godkjenningsavsnittet. Prosjektleder og prosjektsponsor (eller den som sparket av arbeidet, hvis en langsiktig sponsor har ennå ikke blitt utnevnt) skal signere og dato dokumentet. I dag er det sannsynligvis via e-post, så hold en kopi av e-postgodkjenningen i prosjektfilene dine dersom du trenger å referere til det.