Når multitasking gjør deg mindre produktiv, prøv dette
Jeg pleide å elske multitasking.
Jeg trodde det ville gjøre meg mer produktiv og få meg til å se superhuman, gjør litt av dette og litt av det hele samtidig, men resultatene viste seg ellers: Jeg fikk aldri noe gjort på slutten av dagen og ble ofte frustrert.
Stanford University forskning viste meg også feil. Forbes bærer en historie om en University of London studie som viser at ikke bare multitasking gjør deg mindre produktiv, det gjør deg enda dum!
Så løp jeg inn i GTD-metoden. Det hørtes utrolig og jeg har kommet opp med en forenklet versjon av den for å hjelpe meg å være mer produktiv og glad på jobb.
Slik gjør jeg det.
01 1. Tenk det
Det kan være alt fra å signere en forretningsavtale for å holde en veldedighetskampanje. Eller det kan være et selskapsperspektiv, som i mitt tilfelle.
Jeg visste nøyaktig hva jeg vil oppnå, så dette var mitt reisemål. Det var ikke nødvendig å bekymre seg for hvordan jeg skulle komme dit fordi jeg visste at jeg ville fylle ut detaljene senere.
02 2. Tøm det
Akkurat som David Allen har sagt, er tankene dine for å ha ideer, ikke å holde dem.
Nå har du gjort den enkleste delen, la oss gå videre til neste trinn: få alle dine tanker ut av hodet ditt.
Jeg visste at de fleste av våre ansatte ønsker å besøke Japan, ta med familie og venner, se de vakre lønnene i høst, prøv den berømte Sanuki udon, etc., og jeg visste at jeg må finne et rimelig reisebyrå for å hjelpe meg.
Du kan bruke en penn eller notatbok til å skrive ideene ned, eller skrive dem på TextEdit, Notisblokk eller Google Dokumenter. Eller gjør det jeg gjorde, bruk en enkel notatblokk og mobilapp som Evernote.
Den fine tingen om denne gratis appen er at når en tanke kommer til deg, kan du legge den til i notatene med en gang fordi den er tilgjengelig på alle enhetene dine. På den måten er du mindre sannsynlig å savne en viktig detalj, for eksempel (på prosjektet), om noen av ansatte var vegetarianer eller allergier.
03 3. Bryt den
Sett deretter dine ideer der de tilhører de aktuelle kategoriene, og brøt dem til handlinger.
Flytt deg bort fra notatoppgaver til noe som vil hjelpe deg med å gjøre dette. Verktøystyringsverktøy, spesielt de med et ubegrenset antall og nivåer av oppgaver som Quire, vil komme til nytte nå.
Ser på notatene mine, som var både rotete og stygge, laget jeg en liste over oppgaver som "Reiseplan" med datterselskaper (eller barn) oppgaver, inkludert "Hvilke steder å besøke", "Hvilke restauranter å spise på" og "Hva butikker å handle på 'i et prosjekt som jeg ringte' Staff Trip 2015 '.
Mens du er i det, kan du legge til spesifikasjoner som forfallsdato og koder for dine oppgaver som «Haster» eller «Senere». Dette hjelper bare med å minne deg på hva som skal gjøres først. Du kan også ombestille dem når som helst hvis prioriteten endres.
04 4. Gjør det
Endelig er det på tide å komme seg til detaljene.
Dette er trolig det mest tidkrevende trinnet, hvor du må diskutere, få hjelp utenfor og fullføre hver oppgave før du kommer til reisemålet ditt - i mitt tilfelle, Narita Airport, i ditt tilfelle ved lukningen av hvilket prosjekt du jobber med .
For eksempel, måneder før vi landet på Narita flyplass, måtte vi først diskutere reiseruten mellom oss selv. Jeg hadde brutt dette ned i trinn 3 og da måtte jeg søke for å finne de beste reisebyråene, diskutere igjen om hvilken man skal jobbe med, ta kontakt med byrået og så videre.
Heldigvis kunne jeg zoome inn på en bestemt oppgave eller filter ved forfallsdato, og tag å holde fokus ved hjelp av verktøyene for oppgavebehandling, så jeg følte meg ikke presset eller overveldet.
Så, her er jeg, fullfører dette innlegget med fjernsynet mitt, iTunes stengt, og min munn lukket, mens jeg føler meg god og stolt av meg selv. Du kan også være.