Prosjektstyring: en definisjon
'Governance' i prosjektledningsvilkår refererer til retningslinjer, prosesser, standarder, prosedyrer og retningslinjer som bestemmer hvordan prosjekter ledes, drives og kontrolleres av organisasjonen.
Governance kan være omfattende og "tung" med mye byråkrati, eller sketchy og "light" (i så fall er det sannsynligvis ineffektivt).
Ledere bør sikte på riktig styringsnivå for deres miljø og kultur. Å sørge for at styringspolitikkene dine passer til hensikt er en nøkkelfaktor for å sikre at de er effektive.
Styring starter på toppen. Bedriftsstyret bør være forpliktet til ideen om god regjering og det faktum at prosjekter skal styres skikkelig, innenfor spesifikke retningslinjer. Denne holdningen og forventede standarder vil filtrere ned til prosjektstyrene og prosjektledere (og programteam, hvor disse eksisterer).
Hvorfor Prosjektstyring Matters
Prosjektsponsor og andre viktige interessenter vil vite at du bruker prosjektbudsjettet på riktig måte. De ønsker å se at du sporer prosjektets fremgang effektivt og går inn for å styre prosjektrisiko etter behov.
Men begrunnelsen for god regjering på prosjekter går videre enn det.
Styring er krevd av kunder, spesielt de i offentlig sektor.
Regjeringer og regulatorer spør (og i noen tilfeller håndheve) visse standarder for enkelte prosjekter. Styring er ikke bare et internt problem: Mange selskaper som opererer i regulerte markeder, må følge veiledning fra ekstern lovgivning, som Sarbanes-Oxley. Prosjektstyring utgjør en liten del av å kunne bevise at bedriften din opererer effektivt og innenfor spesifisert veiledning og forskrifter for din bransje.
Prosjektstyring hjelper deg også:
- Forbedre avkastningen på investeringen og spore investeringene effektivt
- Få innkjøp for prosjekter
- Unngå de vanlige grunnene til at prosjekter mislykkes
- Kommunisere mer effektivt
- Innfør standardisering på tvers av prosjekter, noe som gjør det lettere å sammenligne ytelsen
- Minimere risikoen
- Utvikle og motivere ansatte i et strukturert miljø
Hva Prosjektstyring ser ut som
Så nå vet vi hva prosjektstyring er, hvordan ser det ut på et prosjekt? Her er typer aktiviteter som viser styring i et prosjektmiljø:
- Det er en disiplinert prosjektledelse livssyklus som inkluderer definerte poeng for godkjenning. Dette er poeng hvor prosjektets levedyktighet diskuteres og det blir avgjort om å fortsette arbeidet eller ikke.
- Prosjekter har en klar forretningssak, og forretningssaker har nok informasjon for å gjøre det mulig for ledelsesteamene å ta de riktige beslutningene.
- Disse beslutningene er tilstrekkelig dokumentert og kommunisert.
- Personer som jobber med prosjekter har definert roller og ansvar.
- Det er en kultur med kontinuerlig læring som gjør at prosjektteamene kontinuerlig kan forbedre og diskutere erfaringer i et blankt miljø.
- Det er prosesser og prosedyrer som gjør det mulig for prosjektgruppen å gjennomgå prosjektet sitt og å be om uavhengig støtte hvis nødvendig.
- Interessenter er engasjert og stoler på prosessen.
- Prosjektteam består av enkeltpersoner som er erfarne og kvalifiserte i relevante roller.
Styring av prosjekter er knyttet til styringsstrukturene i organisasjonen samlet. Hvis du mener at hovedformålet med prosjektstyring er å sikre at prosjektene utføres på riktig måte, kan du se hvordan det knytter seg til økonomistyring på bedriftsnivå, risikostyring og mer.
Prosjektstyring bør passe sømløst inn i dine nåværende organisasjonsprosesser. Med andre ord, ikke skape en splitter ny økonomistyringsprosess når du allerede har en som jobber på andre områder! Bruk det som eksisterer og juster bedriftens prosesser for å gjøre dem egnet til bruk i et prosjektmiljø.
5 Fokusområder for prosjektstyring
Når du begynner å se på det, vil du innse at prosjektstyring er gjennomgripende gjennom alle elementene i prosjektledelsen.
Det er imidlertid noen sentrale fokusområder hvor styring er spesielt relevant.
- Metoder og prosesser: Disse hjelper deg å levere arbeid pålitelig og bærekraftig.
- Kunnskapsstyring: Dette er avgjørende for erfaringene og sikrer at organisasjonen lærer fra prosjektopplevelsen. Kunnskapshåndtering er viktig hvis du vil slutte å gjøre de samme feilene flere ganger.
- Prosjektledelse Løpetid: Etter hvert som din organisasjonsprosjektledelses modenhet øker, vil din evne til å levere vellykket.
- Senior-Level Buy-in: Forpliktelsen til prosjektstyring starter på toppen. Hvis du har ledelsesstøtte, vil dette kaskade ned gjennom alle nivåer av virksomheten, og tilnærmingen til styring vil bli mer bærekraftig.
- Støttende kultur: En kultur av støtte, ikke skylden, vil sikre prosjektledere har det rette miljøet å trives. En støttende kultur, ledet av prosjektledelsen eller prosjektdirektøren, vil hjelpe prosjektledere til å nå sine mål og prosjektets mål.
Hva å gjøre hvis det ikke finnes noen bedriftsstandard
Mange prosjektledere i mindre organisasjoner finner seg løpende prosjekter i et miljø som er støttende, og hvor det er innkjøp for konseptet prosjektledelse, men uten de formelle organisatoriske strukturer på plass som de skal mate av.
I den situasjonen - og det er ikke eksklusivt for små organisasjoner - skal du utforme prosjektstyringsmodellen fra grunnen av. Hvis det ikke er et prosjekt styringsmetode som du kan ta av sokkelen og passe prosjektet ditt, må du bygge din egen.
Det er ikke så vanskelig som det kan virke!
Begynn med å sette opp grunnleggende:
- Opprett et roller og ansvar dokument
- Sørg for at du har en prosjektsponsor
- Sørg for at du har en prosjektstyring eller styringsgruppe og ordne regelmessige møter som du tar og distribuerer minutter til
- Konfigurer en risikostyringsprosess
- Konfigurer en endringshåndteringsprosess
- Bygg poeng inn i prosjektplanen din hvor du sjekker prosjektets levedyktighet mot de opprinnelige målene for forretningssaken (slutten av hvert fase i fase er det naturlige punktet for å sette disse kontrollene).
Til slutt er det prosjektsponsorens ansvar å sikre at det er tilstrekkelig styring, men prosjektledere kan også ta en aktiv rolle i dette.
Styring kan være en av de tørrere fagene i prosjektledelsen, men det er en av de viktigste. Det er slik at ledende ansatte vet at du gjør en god jobb, og det forsikrer dem om at prosjektet utfolder seg som det skal. Det gir også sjekker og balanser som er nødvendige for ledere å vite at penger blir brukt på måter som passer og tilpasses forretningssaken.