Lag et prosjektrisikoregister som alle enkelt kan bruke
Hvor ofte har du sett et risikoregister slank i arkiveringssystemet? De er opprettet ved starten av et prosjekt da de er glemt, og blir raskt utdaterte.
Vi vet alle at god risikostyring krever regelmessig å identifisere nye risikoer, samt gjennomgå eksisterende risikoer og planleggingstiltak. Så hvordan kan vi gjøre dette mer sannsynlig å skje?
01 Godt Risikoregister Design
En måte å oppmuntre til deltakelse i risikostyring er med god risikoregistreringsdesign. Et godt utformet register vil raskt formidle det samlede risikonivået i prosjektet til deg og andre prosjektteammedlemmer.
Det skal gi brukerne lett tilgang til flere detaljer om individuelle risikoer når dette er påkrevd. Dette skal i sin tur stimulere alle til å tenke når det gjelder risiko-spotting nye når de oppstår og overvåking og iverksette tiltak for å dempe eksisterende risiko.
02 Inkluder de riktige feltene
Som et minimum bør ditt risikoregister inneholde:
- En unik identifikator for hver risiko
- En beskrivelse av risikoen, inkludert årsaken, risikoen og effekten, som "På grunn av kraftig regn, er det en trussel om feltflommen som ville ødelegge avlingene."
- Risikoresponshandlinger
- Risiko eier
03 tilleggsforanstaltninger
Du vil kanskje inkludere kvantitative tiltak av sannsynlighet, innvirkning og overordnet risiko, og restverdier som følge av begrensning for risikofylte prosjekter.
Numeriske og felt som beregnes automatisk, kan være nyttige hvis du bruker en risikovurderingsteknikk som Monte Carlo-metoden eller forventet pengeverdi. Andre nyttige felt inkluderer nøkkel datoer, risikokategori, risiko respons kategori, nærhet, reduksjon kostnader og status.
Det er ingen grense for antall felt du kan inkludere, men bare nøkkelfelt skal vises i listevisningen av alle risikoene. Ellers kan listevisningen bli oversvømt med for mye detalj. Ideelt sett blir seerne tatt gjennom til detaljvisningen som viser alle feltene for den aktuelle risikoen når de klikker på risikotillgangen i listevisningen.
04 Et annet alternativ
Du vil kanskje også opprette en risikoregistreringsdatabase for hvert prosjekt, så du er ikke begrenset til et standard sett med felt. Selv om et regneark kan hjelpe deg med å spore prosjektene dine, spesielt mindre prosjekter, kan en faktisk database være bedre, for eksempel de du kan opprette i Kahootz eller Podio. De gjør det enklere å legge til dokumenter og store mengder tekst når det er nødvendig.
05 trafikklys
Det er vanskelig å slå trafikklyssystemet for visuell påvirkning. Brukerne vet intuitivt at rødt betyr høy risiko, at rav betyr mediumrisiko, og at grønt er lavrisiko. Dette gir rask visuell signal til leserne for å hjelpe deres forståelse.
06 Sikkerhetsfunksjoner
Du vil kanskje oppmuntre til deltakelse ved å tillate alle medlemmer av prosjektgruppen og kanskje noen interessenter å se risikoregisteret. Du bør angi brukerrettigheter for registeret ditt, men det er derfor kun bestemte prosjektroller, som Prosjektleder , Projektstøtte eller Risikoeiere, som kan redigere den. Du kan opprette en revisjonsspor som har endret hva og når.
07 Sammendrag Risikoprofil
Seniorprosjektteammedlemmer og interessenter som prosjektstyret og bedrifts- / programstyring har kanskje ikke tid til å fordøye listevisningen av enhver risiko. For dem gir et sammendrag av risikoprofil et bilde av den aggregerte risikoen som presenteres av prosjektet på et raskt blikk. Det illustrerer antall risikoer ved hver sannsynlighet og effektnivå.
08 Det handler om kommunikasjon
Husk at det ikke bare handler om å registrere risikoer og begrensende handlinger når du designer et prosjektrisikoregister. Målet er å kommunisere og engasjere kolleger i risikostyring. Ditt design bør gjenspeile dette målet med ulike synspunkter for ulike målgrupper. Et godt utformet risikoregister kan forbedre risikostyringen i prosjektet på denne måten.