Hvorfor vil du sende en profesjonell e-post? Det er flere grunner. Du kan sende ditt følgebrev til en potensiell arbeidsgiver, et takknemål til en kollega som ble enige om å være en referanse, et brev til din nåværende sjef, eller en anbefaling om anbefaling.
Du kan ha andre grunner til å sende ikke-personlige e-poster, og det er faktisk en god ide å sørge for at all e-post er organisert og profesjonell. Her er hva som skal inkluderes i meldingene dine, hva som ikke skal inkluderes, og hvordan du lukker, signerer og sender e-postmeldingene dine.
Profesjonelle retningslinjer for e-postmeldinger
Gå gjennom disse trinnene for å skrive en profesjonell e-post av høy kvalitet, og du vil alltid få et godt inntrykk på mottakeren:
- Emnelinje: Emnelinjen bør kortfattet formidle ditt formål for å skrive. Emnelinjen din kan være så enkel som "Takk" eller "Be om anbefaling."
- Hilsen: Selv om du skriver en veldig kort epost, inkludere en hilsen. Hvis du kjenner navnet på personen, ta det med. Med mindre du er på fornavn med personen, ring dem etter tittel.
- Lengde: Hold e-posten så kortfattet som mulig. Folk har en tendens til å skumme lange e-postmeldinger, så bare ta med viktig informasjon.
- Font Style: Unngå utsmykkede, lekne eller fargede skrifter; disse distraherer mottakeren bare fra din faktiske melding. Unngå overusing fet og kursiv også, noe som gjør en e-post ser rotete. Ikke skriv i alle store bokstaver heller; Dette kommer over som sint eller overexcited i en e-post.
- Emoticons: Ikke inkluder uttrykksikoner i en profesjonell epost; lagre disse for personlig korrespondanse.
- Stavekontroll og grammatikk: Bare fordi du skriver en e-post betyr ikke at du bør være slurvet om stavemåte og grammatikk. Rediger e-posten din nøye før du sender den. En feilfri melding forteller mottakeren om at e-posten din skal tas seriøst.
- Lukk: Skriv av med en kort "Takk", "Best", eller en annen enkel sending, og så navnet ditt. De fleste e-postkontoer lar deg legge inn en signatur med navn, tittel og kontaktinformasjon i hver e-post. Dette er en fantastisk måte å gjøre hver korrespondanse mer profesjonell.
Tillegg av profesjonelle e-postmeldinger
Når du har skrevet e-posten din, går du gjennom alle disse trinnene før du klikker på "send" -knappen:
- Pass på at meldingen din er fullført: Dobbeltklikk for å være sikker på at emnelinjen i e-postadressen er fylt ut, du har tatt med en signatur , du sender meldingen til riktig kontaktperson, og du har fylt ut Bcc- feltet for å sende en kopier til deg selv, slik at du har en oversikt over e-postmeldingen.
- Bevis din e-postmelding: Før du klikker send, vær også sikker på at du stavekontrollerer og kontrollerer grammatikk og kapitalisering. De er like viktige i e-post jobbsøk korrespondanse som de er i et brev.
- Send en e-postmelding til e-post: Før du sender e-posten din, send meldingen til deg selv for å kontrollere at formateringen fungerer, og ingenting ser ut på plass. Hvis alt ser bra ut, send og send epost til firmaet eller personen du kontakter.
- Send en kopi av e-postmeldingen til deg selv: Bruk Bcc- feltet til å sende en kopi av e-postmeldingen til deg selv, slik at du har en oversikt over når du sendte meldingen og hvem du sendte den til. Du kan også finne denne informasjonen i din sendte mappe.
- Fil kopier: Med mange e-postprogrammer kan du sende opp mapper for å gjøre det lettere å finne viktige tidligere e-postmeldinger. Konfigurer en mappe for alle jobbsøkingsemailene dine og legg inn kopier av e-postmeldingen du sender i jobbsøkemappen.
Sjekk din e-post regelmessig
Tiden er avgjørende når du søker jobb, så det er viktig å sjekke e-posten jevnlig og ofte, slik at du ikke går glipp av viktige muligheter. I det minste, sjekk e-posten din om morgenen og tidlig på ettermiddagen, så du får tid til å svare på meldingene du mottar i tide.
I disse dager kan det hende at du har en smarttelefon enkelt å sjekke e-postene dine hvor som helst, og når du vil - ikke mer hovering over datamaskinen din. Faktisk kan du få varsler om nye e-postmeldinger, slik at du kan lese dem så snart de treffer innboksen din.