Hva er en interessentstyringsplan?
Hva er interessenter?
Interessenter kan være interne og eksterne til organisasjonen.
Eksempler på interne interessenter inkluderer ledere og forretningsenheter som regnskap og informasjonsteknologi. Forretningsenheter har typisk representanter på prosjektgruppen. Eksterne interessenter kan være interessegrupper, bedrifter og samfunnsorganisasjoner. Det er sjelden at eksterne interessenter skal være representert på prosjektgruppen. For byråer med regulerende myndighet er bransjene de regulerer vanligvis den viktigste eksterne interessentgruppen for ethvert prosjekt. Hvis en interessent identifiseres av prosjektgruppen, bør interessentene overveies i interessentstyringsplanen.
Det er upraktisk at et prosjektteam består av medlemmer som representerer hver interessentgruppe. I mange tilfeller er det umulig. Prosjektgruppen trenger imidlertid innspill og innkjøp fra interessenter for at prosjektet skal lykkes. For eksempel ønsker en regjeringsorganisasjon å fullstendig revolusjonere og modernisere sitt mest brukte proprietære program.
Nesten alle i organisasjonen bruker programmet på en eller annen måte. Hver type bruker kan ikke direkte representeres i prosjektgruppen, slik at teamet utvikler måter å samle innspill fra interessenter og bestemmer seg for måter å informere interessenter om prosjektets status. Disse metodene for å samle inn- og kommunikasjonsstrategier er dokumentert i interessentstyringsplanen.
Forskjellen mellom en interessentstyringsplan og kommunikasjonsplan
Det kan være en betydelig mengde bløder mellom et prosjekts interessentstyringsplan og kommunikasjonsplan. Deres funksjoner er veldig like. En interessentforvaltningsplan er bredere ved at den letter innspill til prosjektet og skisserer utganger. En interessentforvaltningsplan er smalere fordi den kun adresserer de med interesserte interesser, mens en kommunikasjonsplan kan inneholde bredere publikum.
En interessentforvaltningsplan utvikler seg under et prosjekt
Forvaltningsplanen for interessenter holdes vanligvis av prosjektlederen . Etter hvert som prosjektet utvikler seg, vurderer prosjektlederen interessentforvaltningsplanen og fører det med jevne mellomrom tilbake til prosjektgruppen for å vurdere oppdateringer. Et prosjekt kan se veldig annerledes ut i tidslinjen enn det gjorde i planleggingsstadiene, så det er viktig å sørge for at prosjektledningsdokumenter endres dersom omstendigheter krever det.
Eksempel på hvordan en interessentstyringsplan fungerer
Her er et eksempel på hvordan en interessentstyringsplan kan endres i løpet av et prosjekt. Et statlig byrå påtar seg et reguleringsprosjekt. Som det begynner, kommer prosjektsponsor og prosjektleder opp med en liste over interessenter for å sette inn interessentstyringsplanen.
En av prosjektgruppens første oppgaver er å utarbeide planen. Etter et par måneder identifiserer et prosjektmedlem en interessent ingen tenkte på i begynnelsen av prosjektet. Prosjektlederen legger til den nye interessenten til planen og ringer et prosjektteammøte for å diskutere hvordan man skal engasjere den nye interessent. Når laget bestemmer hva de skal gjøre, vil prosjektlederen informere prosjektsponsoren.
Det er klart at interessentstyringsplanen er et levende dokument. Etter hvert som prosjektet endres, kan interessentstyringsplanen forandres med det for bedre å betjene prosjektets behov. Med en nimble interessentstyringsplan kan et prosjektteam på riktig måte samle innspill og tilbakemelding fra interessenter, samt holde aktørene informert.