Regjeringsorganisasjoner påtar seg prosjekter når noen aspekter av å utføre folks arbeid må endres. Ifølge prosjektledelsesinstituttet er et prosjekt en "midlertidig gruppeaktivitet som er utformet for å produsere et unikt produkt, service eller resultat." Når et prosjekt endrer hvordan en organisasjon driver virksomhet, blir prosjektets sluttprodukter innarbeidet i det daglige arbeidet og forbedrer derfor organisasjonens arbeid i evigheten.
Det kan høres lett ut, men det er det ikke. Endring er vanskelig, og prosjekter kan løpe av skinnene veldig enkelt. Hver dag gir utfordringer som truer et prosjekts fremgang og eventuell suksess. For å bekjempe denne faren trenger prosjekter visse viktige elementer. Med følgende elementer på plass, har et prosjekt en stor sjanse for suksess.
01 En engasjert prosjektsponsor
En prosjektsponsor har fire primære ansvar knyttet til prosjektet. Først mester sponsoren prosjektet. Han eller hun gliser på prosjektgruppen offentlig og privat. For det andre støtter sponsoren prosjektlederen . Når en prosjektleder trenger hindringer fjernet, kaller han eller hun sponsoren for å få hjelp, fordi sponsoren har organisatorisk klage for å få ting til å skje. For det tredje justerer sponsoren ressurser ved å gi dem direkte eller samarbeide med andre mennesker på høyt nivå for å få ressurser. Når sponsoren er en sterk mester for et prosjekt, er sponsorens jevnaldrende mer sannsynlig å bidra med meningsfulle ressurser. For det fjerde tillater sponsoren beslutningstaking. Når prosjektgruppen myrder, kan sponsoren makle avgjørelsen eller flate ut ta avgjørelsen.
Sponsoren forblir informert gjennom konstant kommunikasjon med prosjektlederen. De to arbeider sammen for å bestemme når sponsoren trenger å gå inn og utøve styrken ansvarlig til støtte for prosjektlederen. For eksempel kan en prosjektleder ha problemer med å skaffe seg informasjon fra organisasjonens finansavdeling. Prosjektsponsor kan henvende seg til finansdirektøren om situasjonen og be om at oppgaven med å få informasjonen prioriteres over konkurrerende oppgaver.
02 Klare mål og omfang
Før arbeid på et prosjekt er gjort eller planlagt, må prosjektsponsor formulere mål og omfang av prosjektet. Målene er de store tingene prosjektet skal oppnå. Ta for eksempel et programvareforbedringsprosjekt. En human resources-avdeling bruker en velkjent, tilpassbar forretningssoftware for å administrere lønn. Organisasjonen ønsker å legge til en modul for læringsledelse. Målet med prosjektet er å tilpasse læringsprogramvaren til organisasjonens forretningsbehov og å integrere den med eksisterende lønnsystem.
Omfanget definerer parametrene til prosjektet. Fortsetter med programvaruprosjektet; dette prosjektets omfang er begrenset til å bringe på læringsstyringssystemet og integrere det med lønnsystemet. Mange ganger er det nyttig å identifisere ting som ikke er i orden for å forstå hva som er i omfang. For dette prosjektet er det ikke å legge til andre moduler. Regnskapsavdelingen kan ikke komme til prosjektlederen og be om fakturering, kundefordringer eller betalingsmåter.
Legge til en modul når prosjektet er definert, gjør at omfanget kan krype . Gode prosjektsponsorer og prosjektledere vekter mot omfangskryp og er svært motvillige i å legge til omfangsrammeprosjekt. Øke prosjektets omfang øker prosjektets behov for ressurser som tid og penger. I tillegg arbeider det med ekstra omfang at kvaliteten på arbeidsproduktene er i fare.
03 En god prosjektleder
Prosjektledere har vanligvis følgende trekk som hjelper dem med å flytte prosjektet sammen. Prosjektledere er planleggere. De tenker på arbeidsfølgen og vet hva som må skje etter at laget fullfører oppgaven ved hånden. De lager gode planer, men vet også når de skal være fleksible og avlede fra en plan. Prosjektledere er troverdige. Med suksess avhengig av andres arbeid, trenger prosjektledere folk til å stole på deres gode hensikt og kompetanse. Tillit er spesielt viktig i forholdet mellom prosjektleder og prosjektsponsor. Prosjektledere har en tendens til å være utadvendt fordi det store flertallet av arbeidet innebærer kommunikasjon.
De holder folk ansvarlige for sine forpliktelser. Her er et eksempel. Prosjektlederens veileder fortalte prosjektlederen at gruppemedlemmet kunne bruke fire timer i uken til prosjektet. Dette lagmedlem har gått glipp av to ukentlige møter på rad, og har ikke gjort noen fremskritt på sine tildelte oppgaver i arbeidsoppdelingsstrukturen. Etter det første ubesvarte møtet, møtte prosjektlederen med lagmedlemmet for å diskutere fraværet og savnet frister. Teammedlemmet sa at han hadde mer presserende prioriteringer. Prosjektlederen mistanke om at dette ikke var sant, så etter prosjektet som ikke ble møtt, møtte prosjektlederen møter med lederens veileder. Veilederen fortalte prosjektlederen at hun ville sørge for at lagmedlemens oppførsel ville vende seg om.
04 Engasjert interessenter
Interessenter på et prosjekt er personer som har en interessert interesse i prosjektets suksess, men er ikke medlemmer av prosjektgruppen. De tenker ikke daglig på prosjektet, som prosjektleder eller prosjektmedlem gjør, men de ønsker å være i gang med viktige beslutninger og generelle framskritt mot prosjektets mål.
Interessenter har egne motivasjoner for å holde seg oppdatert med prosjektaktiviteter, men det er prosjektlederens ansvar å bringe dem inn i brettet på måter som fremmer arbeidet mot prosjektets mål. I mange tilfeller innebærer dette å gjøre en delikat balanse mellom å få for mye innspilling og å få for lite innspill. Interessenter kan ikke veie inn på hver beslutning. Det ville falle ned prosjektet og gjøre enhver beslutning en kamp. Omvendt kan ikke interessenter holdes ute, fordi et stort aspekt ved nesten hvert prosjekt er tilfredsstillende interessenter.
05 Dedikerte prosjektmedlemmer
Prosjektteammedlemmer oppnår prosjektets arbeid. Mange ganger blir prosjektmedlemmer tildelt et prosjekt på toppen av deres vanlige oppgaver, noe som betyr at det ikke er noen reduksjon i annet arbeid for å kompensere for det ekstra arbeidet som prosjektet medfører. Prosjektledere kan hjelpe gruppemedlemmer til å forhandle med sine veiledere om dette problemet, men prosjektlederen har ingen kontroll over ansvaret prosjektmedlemmer har utenfor prosjektet.
Teammedlemmers engasjement for prosjektet er svært verdifullt. Uten engasjement, tidsfrister slip, og arbeidsprodukter er ikke av god kvalitet. Dedikerte lagmedlemmer er motiverte for å oppnå prosjektets mål i tide, innenfor budsjett og opp til kvalitetsforventninger.