Som en veileder, er en av de største måtene en prosjektsponsor støtter en prosjektleder, gjennom å håndtere problemer, kun noen med prosjektsponsorens organisatoriske klage kan håndtere.
Når prosjektledere får problemer, kan prosjektsponsorer bare løse, her er de prosjektledere bør gjøre.
Avgass Alle andre alternativer
Prosjektsponsorer har en tendens til å være på organisasjonsnivå hvor de fleste avgjørelsene er vanskelige, fordi hvis en beslutning er enkel, blir den laget på et lavere nivå. De må ta tøffe beslutninger raskt noen ganger med begrenset informasjon.
Som prosjektleder må du sørge for at du har oppbrukt alle andre muligheter for å løse problemet ditt før du går til prosjektsponsor. For eksempel, si at du har et prosjektmedlem som ikke lever opp til sine forpliktelser. Før du tar problemet til prosjektsponsor, bør du prøve å løse problemet en-mot-en med prosjektteamet. Når det ikke virker, bør du gå til teammedlemmets veileder. Når det ikke er løst, kan du ta problemet med prosjektsponsor. Du har utmattet alternativene dine for å løse problemene fra bunnen av.
Nå kan prosjektsponsor jobbe med problemet fra toppen ned. Prosjektsponsor skal løse problemet med hans eller hennes jevnaldrende og informere deg om at de er enige om handlingsplanen.
Det siste du vil skje er å ha prosjektsponsoren komme med en oppløsning du kunne ha implementert under din egen autoritet uten hjelp.
Noen ganger skjer dette. Alle gjør feil. Lær av disse situasjonene når de oppstår, og du vil bli en bedre prosjektleder for det. Neste gang en lignende situasjon kommer opp, vil du takle det bedre enn du gjorde før.
Vær spesifikk om hva du trenger
Mens prosjektsponsorer er vant til å jobbe fra ufullstendig informasjon, bør en prosjektleder ikke gi ut relevant informasjon. Det er viktig for prosjektsponsoren å ha kontekst for situasjonen som trenger hans eller hennes oppmerksomhet.
Når prosjektsponsor har en passende ramme for beslutningen, vær spesifikk om hva du trenger fra sponsoren. Trenger du retning på hvordan du skal fortsette? Trenger du autorisasjonen til å ta en bestemt handling? Trenger du et problem løst? Trenger du ressurser du ikke kan skaffe deg selv?
Hvis du ikke har tenkt gjennom akkurat det du trenger, kan du komme til en beslutning om hva du trenger, men finne ut senere, var du feilaktig. Tenk gjennom problemet før du tar det til sponsoren for å minimere risikoen for å kaste bort hverandres tid.
Hold forespørselen din fokusert
Prosjektsponsorer er opptatte mennesker. Utallige problemer drar på sine tidsplaner suger sin tid unna.
Når en prosjektleder har et reelt behov for prosjektsponsorens tid, er dette ikke en dårlig ting eller et innbrudd på sponsorens tid.
Tid brukt med prosjektleder og prosjektsponsor skal være svært produktiv. Behold forespørselen din slik at du bare bruker så mye av sponsorens tid som nødvendig.
Som sponsor opplever produktiv en-mot-en-time med deg, vil han eller hun se frem til møtene dine. Folk på høye nivåer av organisasjoner bruker ofte sin tid i uproduktive møter de må delta på. Deltakelse i et produktivt møte kan være en kraftig endring av tempo for prosjektsponsor.