Mye å skrive for virksomheten er slurvet, dårlig skrevet, uorganisert, fulle av jargong og ufullstendig.
Ofte er det enten for lang eller for kort. Alle disse attributter bidrar til ineffektiv forretningsskriving.
Enten du skriver et salgsforslag, en e-post til sjefen din, eller en bruksanvisning for en programvarepakke, er det visse trinn du må følge for å være effektive. Følg disse fem trinnene:
- Organiser materialet ditt
- Vurder publikum
- Skriv ned dine tanker
- Proofles materialet ditt
- Rediger materialet ditt
Organisasjonen er nøkkel
Hvis du ikke organiserer materialet ditt, vil det ikke flyte godt, og det vil ikke gi mening. Skrive kan enkelt eller komplisert. Når du skriver en epost som annonserer et stabsmøte, er dette like enkelt som å samle dine tanker. På den annen side vil du sannsynligvis trenge å utvikle en kompleks oversikt i forkant av det ferdige materialet hvis du skriver opp resultatene av en banebrytende farmasøytisk prøveversjon. Uansett hvilken oppgave, uten et passende organisasjonsnivå (til og med organisere tankene dine), kan du ikke inkludere alt du trenger eller ikke gir fremhevelse til de viktigste emnene.
Utelatelser eller feil fokus vil gjøre virksomhetsskrivingen mindre klar.
Kjenn din målgruppe
Før du begynner å skrive, tenk på ønsket publikum. For eksempel kan en presentasjon om bedriftens nye 401 (k) program ha samme disposisjon når det gis til CFO, samt ansatte, men nivået på detaljer du inkluderer, vil variere.
Du må også vurdere tone. En rask e-post til teamet ditt, og påminner dem om den årlige bedriftens picknick, vil ikke ha samme tone som mislykket ditt om selskapets årsrapport.
Husk også at du vil kommunisere mer effektivt til publikum hvis du fokuserer på hva du vil at de skal høre i stedet for hva du skal si .
Et ord om god skriving
Gode forfattere har forskjellige skrivestiler. Noen foretrekker å skrive alt ut og deretter gå tilbake og redigere. Andre foretrekker å redigere etter hvert som de går. Noen ganger varierer deres foretrukne stil avhengig av hva de skriver.
Når du skriver (eller når du redigerer) være oppmerksom på lengden. Du bør bruke nok ord for å gjøre meningen tydelig, men bruk ikke unødvendige ord bare for å gjøre det blomstrende. Bedriftsskriving må være klar og konsis, ikke verbose og blomstrende. Husk at ingen i virksomheten har tid til å lese mer enn nødvendig.
På den annen side, gjør ikke ditt stykke for kort. Du må skrive nok slik at meningen din er tydelig og ikke vil bli misforstått. Tenk deg om et stykke utstyr i et lager var merket "brukt, men godt." Det ville være uklart om det betydde at utstyret var blitt brukt mye, eller at utstyret ikke lenger var nytt, men fortsatt funksjonelt.
Noen få ord ville ha gjort meningen tydelig. Unngå å bruke jargong eller forkortelser fordi de kan bety forskjellige ting for forskjellige lesere. Uavhengig av skrivestilen din, må alle forfattere lese og redigere alt skriftlig materiale, til og med e-post.
Proofread og Edit
Uansett skrivestil, må alle forfattere lese og redigere alt skriftlig materiale, til og med e-post. Når du er ferdig med å skrive, korrekturles arbeidet ditt. Du må kanskje redigere den. Prooflesing re-leser det du skrev for å sikre at alle ordene i hodet ditt gjorde det riktig på papiret. Fordi hjernen vår jobber raskere enn fingrene, kan du utelate ord, gi av en slutt eller bruke feil homonym (f.eks. "Der" i stedet for "deres"). Prooflesing fanger disse feilene. Tydeligvis er korrekturlesing av en e-post-e-post enkel og bare glancing over den mens du skriver, kan være nok.
Men hvis du skriver en bruksanvisning, vil korrekturlesingen bli mer komplisert og ta lengre tid.
Når du har korrekturlest materialet ditt, er det på tide å redigere. Noen ganger kan korrekturlesing og redigering gjøres samtidig, men det er mer effektivt når de gjøres i rekkefølge.
Grunnen til at du redigerer er å fikse eller endre hva du skrev for å gjøre materialet lyd (og lese) bedre. Når du skriver for virksomheten, betyr dette å fikse feilene og gjøre teksten så klar og konsis som mulig.
Du skriver ikke en roman
Når du skriver for forretninger skriver du ikke den neste "store amerikanske romanen." Din skriving bør være så beskrivende som nødvendig, men du trenger ikke å male levende ordbilder ved hjelp av mange store ord og talespråk. Hvis du mener "glasshus", ikke skriv "glatt hjemsted", skriv "glasshus".