Konsentrere mindre om hva du vil si og mer om hva du vil at de skal høre.
Hva vil jeg si?
Enten du gir instruksjoner til en ansatt, bestiller mat på en kjøre gjennom, eller skriver et notat som forklarer den nye kleskoden du vil være sikker på å få poenget ditt over.
Du vil bare si det rette, så den andre personen forstår ditt poeng. Noen ganger trener du hva du skal si. Ofte skriver vi utkast til våre notater og taler for å sikre at vi bruker de riktige ordene. Alt dette er gjort for å sikre at vi sender den riktige meldingen.
Utallige bøker og artikler er skrevet som forklarer hvorfor å sende riktig melding er så viktig og lære deg hvordan du sender nøyaktig meldingen du vil sende. Deres forfattere understreker viktigheten av å være konsis, presis og spesifikk når du velger dine ord, uansett om du skriver dem eller snakker dem. De forteller deg at dette er den beste måten å få poenget ditt til publikum.
Hvem er min målgruppe?
Vi vet alle hvor viktig vårt publikum er i å bestemme hva vi skal si og hvordan vi skal si det. Å forklare verdien av et nytt telefonsystem er annerledes hvis du snakker med finansavdelingen enn om du tar opp telefonsalgspersonalet.
Jo bedre du kjenner publikum, desto lettere er det for deg å skreddersy meldingen til dem. Jo mer meldingen din er skreddersydd for publikum, desto mer sannsynlig er det at du får poenget ditt på tvers.
Hvordan kommer jeg til dem?
Mens meldingen du sender er viktig, er meldingen mottakeren hører enda viktigere.
Hvis du kjenner publikum, har du vanligvis en ide om hvordan de vil tolke eller filtrere hva du sier. Du kan bruke dette til din fordel for å sikre at de mottar meldingen du prøver å sende.
Vi vet alle for eksempel at hvis vi adresserer en gruppe førstegradere, kan vi ikke bruke "store ord" fordi de ikke vil få det. De vil ikke forstå vår melding. Så vi velger ord de vil forstå. I stedet for å bruke "store ord" som formidler meldingen vi ønsker å sende, bruker vi ord vi tror de vil forstå. På den måten hører de budskapet vårt og forstår det.
Ikke prøv å forklare teknologi konsepter til regnskapsførere bruker tekniske termer. Ikke bruk en finansiell analogi for å få et poeng over til Creative Department. Hvis du vil at serviceavdelingen skal håndtere flere samtaler per dag, fortell dem det. Ikke fortell dem at de trenger å "redusere tidsintervallet mellom muligheter for kundegrensesnitt."
Administrer dette problemet
For å øke sjansene dine for å få poenget ditt over, fokuser mer på mottakeren enn på avsenderen. Skred din melding til publikum for å forbedre deres forståelse. Ikke bekymre deg så mye om hva du vil si som om hva du vil at de skal høre og forstå.