Selv om denne definisjonen kan virke kompleks, er prosjektledere hovedsakelig forankret i sunn fornuft og praktisk.
Enten du vil gi prosjektledelse til kundene dine eller målet ditt er å bli prosjektleder, vurder grunnleggende prosjektledelse trinn for steg. Før du begynner, avgjøre om tjenesten du skal tilby (eller oppgaven du tar på) er virkelig et prosjekt.
Generell ledelse kontra prosjektledelse
Hvordan bestemmer du om noe er eller ikke er et prosjekt? For å bryte ned dette, skiller de to forskjellige områdene av ledelsen til funksjonell (eller generell) ledelse og prosjektledelse.
Funksjonell eller generell ledelse er kontinuerlig drift av en oppgave. Et eksempel ville være hvis du eier et teknologibedrift og har en klient som du gir sikkerhetskopieringsstøtte for, og du styrer kontinuerlig sin årlige konto ved å sikkerhetskopiere serverne og gi dem en ukentlig aktivitetsrapport. Hvis du gjør dette i fem år og har en fornybar kontrakt med kunden, er arbeidet kontinuerlig og derfor generelt eller funksjonelt.
Hvis imidlertid klienten ønsker å implementere et nytt innholdshåndteringssystem, og de har ett år å utvikle det nye systemet og be deg om å lede utviklingen, har klienten din engasjert deg i et prosjekt.
På samme måte, hvis du jobber med menneskelige ressurser og jobben din er å administrere avdelingsbudsjettet og føre tilsyn med juniorassistenter, har du en funksjonell jobb fordi det er en kontinuerlig jobb som ikke har en definert finish.
På den annen side, hvis du har samme HR-jobb og direktør for avdelingen din ber deg om å implementere et nytt rekrutteringsprogram (og gir deg en tidsfrist og et budsjett) og gjør deg prosjektleder, så er dette et prosjekt fordi det har en start- og sluttdato, og oppgaven skjer bare én gang.
Visualisere prosjektet i tre deler
Nå som du forstår hva som utgjør et prosjekt, kan du se nærmere på prosjektledelsen. Ved å bruke rekrutteringsprogrammet som eksempel, nå som du vet at det er behov for et prosjekt, er det neste trinnet som beskriver omfang, tid og budsjett som trengs.
Prosjektledelse er planlegging, organisering og kontroll av omfang, budsjett og tid for rekrutteringsprogrammet. For å visualisere prosjektet, tegne en enkel pyramide. Hver linje i pyramiden representerer en av de tre hoveddelene av et prosjekt (dvs. omfang, tid og budsjett). Det tomme rommet i midten av pyramiden er kvaliteten på produktet som leveres. Pyramiden er et viktig verktøy for å huske på når du planlegger prosjektet ditt fordi de tre hoveddelene dine vokser eller krymper, påvirkes kvaliteten på produktet.
Prosjektets omfang
Definere omfanget er ofte den vanskeligste og komplekse delen av prosjektledelsen.
Detaljer om et prosjekt er generelt ukjente i begynnelsen, så estimering av hvilke aktiviteter og oppgaver som trengs for å gjennomføre prosjektet, ta hensyn. Omfanget består av alle de ulike aktivitetene og oppgavene som skal gjennomføres for å produsere sluttproduktet du skal levere. Definere prosjektets omfang vil hjelpe deg å bestemme tid og budsjett du trenger for å fullføre prosjektet. En god måte å begynne på er å bare skrive ned hva du synes er nødvendig for å fullføre oppgaven. Deretter konsultere med andre for å få et omfattende bilde av alle involverte aktiviteter.
Projektets tid
Når du har opprettet et innledende omfang, kan du begynne å tilordne en tid til hver aktivitet og oppgave, og i tillegg å se på prosjektets større bilde. Spør deg selv hvilke aktiviteter som vil skje på samme tid, og som vil skje i rekkefølge.
Vær også oppmerksom på hvor mange som vil gjennomgå prosjektaktivitetene, fordi dette vil påvirke tiden det tar å fullføre et trinn. Det er overraskende hvor lang tid en enkel oppgave kan ta når tre personer trenger å se gjennom det. Etter å ha beregnet den tiden det tar å fullføre kumulative aktiviteter og oppgaver, er du klar til å lage en prosjektplan for prosjektgruppen som skal følges.
Prosjektbudsjettet
På dette tidspunktet har du etablert hva (omfang) og lengden (tid) av et prosjekt, nå er det på tide å bestemme budsjettet. I likhet med å beregne hvor mye tid et prosjekt har, må du ofte konsultere andre, inkludert avdelingsledere for å bestemme et nøyaktig budsjett. Et budsjett består av flere hensyn, herunder bruk av mennesker og materialer som er involvert i de gjennomførte aktivitetene, og hvor lenge de (dvs. folket) vil være nødvendige og materialene som brukes.
Kommunikasjon er nøkkel
Ofte ønsker en klient (eller sjef) et prosjekt som er fullført innen en forhåndsbestemt tid og et budsjett uten å vurdere prosjektets omfang. Problemet med dette er at nesten alltid omfanget av prosjektet ikke med rimelighet kan fullføres gitt tids- og budsjettbegrensninger. En del av prosjektledelsen forhandler derfor vilkårene for prosjektets omfang med en klient eller en sjef. Gjennom forhandlingsprosessen, så vel som hele prosjektets lengde, er god klar kommunikasjon den eneste viktigste ferdigheten du trenger. Jo tydeligere du kommuniserer utfordringer underveis, desto lykkeligere vil din klient eller sjef være.