Vi ser på de fem tingene du må gjøre for å lage et grunnleggende prosjektbudsjett.
Bruk oppgavelisten
Først tar du oppgavelisten til prosjektet. Du kan også ha en arbeidsavbrudd struktur, og hvis du har en, er det best å bruke det. Men en oppgaveliste vil gjøre så lenge det dekker alt som du trenger å gjøre på prosjektet.
Hvis du ikke har en oppgaveliste, er det på tide å lage en. Skriv ned alt du trenger å gjøre, og de tingene du må bygge, lage eller fullføre før prosjektet kan fullføres. Det behøver ikke å være i noen bestemt rekkefølge, men det trenger å inkludere alt.
Til slutt på dette trinnet, brainstorm ideer med prosjektgruppen din, siden det er bundet til å være noe du har glemt. Mange hoder er bedre enn en!
Estimat hver komponent
Nå gå gjennom listen din og trene prisen på hvert element. For eksempel kan en oppgave som sier "sette opp møter for å diskutere krav" inkludere innkjøp og ansettelse, møterommene eller kjøp av ressurser du trenger som en projektor eller flippekart.
Det er en kostnad involvert med det, så få sitater for romleie og annet utstyr og noter det ned.
Gjør dette for alt på oppgavelisten, slik at du ender opp med en pris mot hvert element. Noen prosjektoppgaver kan ikke ha en pris, og det er OK.
Legg til estimater sammen
Deretter legger du sammen alle anslagene dine.
Det er enklest å gjøre dette hvis du lager en liste over elementer i et regneark, legg kostnadene i neste kolonne og deretter kolonnen nederst. La regnearket gjøre matte for deg! Det blir ditt budsjett regneark.
Det er en god ide å gruppere kostnadene dine også i kategorier, slik at du lett kan se hvor hovedparten av pengene går. Bruk kategorier som 'Prosjektstart,' 'Infrastruktur' eller 'Trening' - velg grupperinger som betyr noe i prosjektets sammenheng.
Legg til beredskap og skatter
Det ville være flott hvis du hadde en krystallkule og kunne forutsi disse kostnadene med 100% nøyaktighet, men du har nok ikke selvsikkerhet i din evne til å gjøre det! Det er hvor beredskap kommer inn. Det er et fond av penger basert på hvor trygg du føler at du har estimatene riktig. Det er ikke knyttet til en bestemt oppgave. Det er en generell "nødpotte" i tilfelle du har noe galt eller forlot noe ved en feil.
Hvis du ikke vet hvor mye beredskap du skal legge til, gå for 10% av totalen du opprettet i Trinn 3. Det er en ikke-vitenskapelig veiledning som mange prosjektledere bruker og gir deg en liten pute i budsjettet i tilfelle du trenger det.
Legg til en linje i budsjett regnearket nederst som sier "Beredskap" og angir prosentandelen du brukte.
Ikke glem å legge til noen omsetningsskatt eller andre avgifter som ikke er eksplisitt inkludert i dine individuelle ordrelinjer.
Legg til alt, og det er ditt endelige budsjettbeløp.
Få godkjenning
Det siste du må gjøre er å få din leder eller prosjektsponsor til å godkjenne budsjettet. Snakk med dem om hvordan du legger det sammen, og hvilke elementer utgjør det samlede budsjettet.
Det er det! Prosjektbudsjettering er en grunnleggende prosjektledelsesferdighet , og denne veiledningen vil komme i gang med å skape et prosjektbudsjett.