Datainngangene på disse tidsplanene, vanligvis av personalet i den kreative avdelingen , logger timene som har blitt brukt på alle deler av prosjektet.
Det betyr ikke bare opprettelsen av kampanjen, men den innledende orienteringen , klientpresentasjonen, og til og med tiden brukt på skuddene og produksjonsstudioene. Bare ved å få et klart bilde av måten tiden har blitt brukt på, kan et byrå effektivt håndtere arbeidsbelastningen, klientfakturaordningen og måten tiden tildeles mellom lagene.
Tidsskriftet i et nøtteskall
I de tidlige annonseringstidene, som så mange oppgaver i den perioden, ble det registrert tid manuelt på papir med penner og blyanter (og mye sletting). I disse dager er tiden lagt inn i datamaskinen eller en nettbrett med et sofistikert stykke programvare som kan trekke rapporter av alle varianter. De fleste butikker har en veldig lignende mal som inkluderer:
- Arbeidsnummeret
- Klienten
- Oppgaven for hånden
- Alle tildelte ansatte
- Dato og antall arbeidstimer
- Prisen per time
- Over tid
Når du starter et prosjekt for en klient, åpner kontoadministratoren eller trafikkbehandleren et jobbnummer og begynner å spore timer.
Disse vil vanligvis matche forslaget eller budet gitt til klienten, og vil bli fordelt på timer som hovedsakelig brukes i: forskning, planlegging og strategi, kreativ utvikling, produksjon og prosjektadministrasjon.
Hvis alt går til plan, vil de faktiske timene som tilbys på prosjektet korrelere pent med estimatet, men det er vanligvis ikke tilfelle.
Kreativ utvikling spiser ofte mer tid enn noen annen del av prosessen, på grunn av endring i retning, klient tilbakemelding eller manglende evne til å knekke kort. Dette kan bli et problem med klienten fordi de ikke vil bruke mye ekstra penger på kreativ tid fordi den kreative avdelingen har problemer med å identifisere en løsning.
Tidsskemaet må imidlertid fylles ut korrekt for å spore den tiden og vise kunden hvordan pengene ble brukt, og hvordan byrået fungerte. Det er en god måte å se om noen prosjekter er for arbeidskrevende for å vinne, eller hvis andre er så lukrative som å tjene penger på den klienten for videre arbeid. Og i et nøtteskall, det er rollen som tidsskjemaet.
Pros av Timesheets
Her er årsakene livsnerven til et hvilket som helst byrå:
- Penger - Tidsskrifter viser et byrå (til og med internt) hvor mange timer som ble registrert for hver del av hver kampanje. Det er lett å se om kundens beholdning er verdt det, eller om det er på tide å sette klienten på en prosjekt-for-prosjekt basis. Med en intern byrå kan ikke den tiden direkte føre til fakturering, men det viser ledelsen hvor effektivt de utnytter den kreative avdelings tid. Hvis det oppdages, bruker de 90% av tiden sin på bare ett aspekt av virksomheten, som kan skape noen røde flagg.
- Gjennomsiktighet - Hvis tidsskrifter er gjort riktig, er det lett å se hvor ting fungerer smidig, og hvor flaskehalser eller ineffektiviteter kryper inn. Hvorfor bruker en copywriter halvparten av tiden på en klient enn en annen er? Og hvis flere reklame er nødvendig, vil en rask titt på tidsskjemaet se om avdelingen er overarbeidet.
- Forpliktelse og ansvar - De fleste klienter forventer at en viss tid skal brukes på et prosjekt. Hvis de ikke tror at riktig innsats ble satt inn i en jobb, kan tidsskjemaene gi dataene å si noe annet. Det er også en måte å vise noen kunder akkurat hvor mye verdi de får fra byrået.
- Analyse - Tidligere resultater er ofte en god indikator for fremtiden. Hvis en klient suger livet ut av byrået og gjør det helvete på alle, kan dataene fra tidsskrifter vise om det er verdt å holde den klienten rundt, eller hvis det er på tide å la dem gå. På den andre siden av ligningen kan det vise et byrå lønnsomheten til noen kunder, som krever minimal kreativt arbeid og innsats, men maksimal avkastning på investeringen.
Ulemperne av timesheets
Med alle disse plusspoengene, hva er problemet? Vel, det er en grunn til at tidsplanene er universelt avskyelige av nesten alle unntatt antallet crunchers av byrået:
- Tid - Mange mennesker i byråer, spesielt i kreative avdelinger, ønsker ikke å tilegne seg noen tid til administrasjon. Som en kreativ, kan det være skadelig å bryte seg bort fra en god kreativ brainstorm for å fylle i timer. Mange kontoadministratorer har de samme problemene. Det er ironisk, men tid for timesheets er sjelden tildelt.
- Feil - Dette går direkte til det første punktet. Mange reklamer vil forlate tidsplanene til siste minutt før utgangen av månedens faktureringsrapport. Og det betyr at nøyaktigheten av et tidsskrift går fra ganske bra til appalling. Det er vanskelig å huske hvor mange minutter du brukte på en jobb for to uker siden, så det er ofte et stykke gjetning. Hvis tidsplanene er alle gjettet, gjør det dem nesten ubrukelige.
- Dårlig fokus - Tid er ikke en god indikator for utmerket reklame. En butikk kunne tilbringe 40 timer og ikke produsere noe av notat, en annen kunne jobbe 10 og produsere et mesterverk. Tidsskrifter registrerer ikke kvaliteten på å tenke, bare tiden brukt til å gjøre det.
Fremtiden for tidsskrifter
Tidsskrifter er her for å bli, og de må gjøres manuelt. Automatisert tidssporing virker ikke, fordi det krever manuell start og stopp. Hvis du glemmer å starte klokken, mister du timer. Glem å stoppe det, og noen fattige klienter blir fakturert i timevis av arbeid som ble brukt på et annet prosjekt. Det kan i sin tur føre til problemer (og til og med rettssaker) med overbilling og tap av en verdifull klient.
Den eneste måten å garantere god tidsporing på er å insistere på at alle i agenturet oppdaterer tidsplaner minst to ganger om dagen, en gang før lunsj og igjen før de går hjem. Hvis dette er gjort, vil tidsplanene være nøyaktige og nyttige. Og hvis det ikke blir gjort, bør byråer bli kreative med motivasjon. Finn en måte å stimulere til tidssporingsprosessen.
Gi de ansatte som holder en grundig oversikt over sin tid en ukentlig bonus, eller noen timer på fredager. Det kan virke som en sløsing med tid og penger, men nøyaktige tidsskrifter kan være verdt langt mer til byrået enn noen få hundre dollar her eller der hver uke.