Vil dine juridiske regninger motstå klientens granskning?
Riktig tidsregistrering er viktigere enn noensinne. Etter hvert som bedriftens beltspenning fortsetter, har lovregninger kommet under større granskning. Fokus på juridiske gebyrer har skapt en hytteindustri av juridiske revisjonsfirmaer som gjennomgår og analyserer juridiske tjenester for å målrette avvik, uetiske faktureringspraksis, faktureringsfeil og områder med potensielle kostnadsbesparelser. Kunder som ikke bruker uavhengige juridiske regnskapsrevisjonstjenester, har ofte egne kvalitetsstyringsprogrammer som rutinemessig analyserer fakturaer som er merket for gjennomgang.
Unngå disse ti faktureringsfeilene vil hjelpe dine juridiske regninger å motstå kontroll. Disse elementene står for ca 90% av klager fra klienter og revisjonsteam.
01 Vage faktureringsbeskrivelser
02 Padding Time
For å møte de krevende faktureringskravene til firmaet ditt, kan det være fristende å blåse opp eller "kaste" tiden det tok å utføre en oppgave, spesielt hvis du er en effektiv arbeidstaker. Slike praksiser inviterer inspeksjon og kritikk fra en klient eller revisor. Det er viktig å sørge for at tiden du regner for hver oppgave nøyaktig gjenspeiler arbeidet som utføres, og står i forhold til oppgavets betydning og kompleksitet.
03 Utbetalinger
Fordi rettssaker utbetalinger har stor innvirkning på en kundes totale budsjett, bør du vurdere kostnadene for tjenesten i forhold til verdien til kunden. For eksempel er det nødvendig å Federal Express hvert stykke korrespondanse til ekspert når prøveperioden er seks måneder unna? Du bør også være oppmerksom på faktureringspolitikk og kontrakter opprettet av vår klient. Behøver klienten bruk av en bestemt retts reporter eller kopi leverandør? Videre bør enkelte utgifter aldri faktureres til klienten og er en del av advokatfirmaets overhead.
04 Administrative arbeid
Praksisøvelsen innebærer uunngåelig administrative og administrative oppgaver. De fleste klienter i disse dager vil ikke betale for kontoroppgaver - for eksempel skriving, arkivering og kopiering - eller administrative funksjoner som trening, fakturabehandling, konfliktkontroll eller klientutvikling. I den utstrekning du er i stand, delegerer kontorlige funksjoner til en sekretær, arkiveringsansvarlig eller andre juridiske medarbeidere.
05 Interoffice konferanser
Klienter nekter ofte å betale for konferanser mellom advokatpersonell; De ser koordinering, konsultasjon og diskusjon av en sak eller et prosjekt mellom faste fagfolk som en del av forretninger og dermed en del av firmaets overhead. Interoffice-konferanser kan også bli en betydelig utgift for klienten, da flere fagfolk samtidig fakturerer for samme samtale. Derfor er det god praksis å unngå fakturering for rutinemessige diskusjoner om en fil med andre medlemmer av firmaet ditt, med mindre slike diskusjoner innebærer gjenstander av vesentlig betydning, involverer en rekke utenforstående parter eller involverer store tidsblokker.
06 Trening
Hvis du er ny på en oppgave eller et juridisk område, kan din manglende erfaring kreve ekstra tid for å fullføre prosjektet. Klienter blir stadig mer intolerante overfor uerfarenhet og er mindre villige til å betale for kostnadene ved opplæring av en ny ansatt eller for en juridisk profesjonell å "komme opp til fart" på en fil.
07 Dupliser fakturering
Duplikerte tidsposter er en vanlig praksis blant advokatfirmaer, men kostnadsbevisste kunder er mindre villige til å betale for duplisering av innsats. Har flere partnere deltatt i en høring? Har advokaten deltatt i hver deponering? Har fire medarbeidere bidratt til en kort? Disse elementene kan hente et rødt flagg. Klienten kan nekte å betale for hele eller deler av arbeidet eller i det minste undersøke saken ytterligere for å avgjøre om det var berettiget.
08 Block Billing
Faktureringstid for flere oppgaver i store blokker er et annet rødt flagg for klienter. Du bør spesifisere hver oppgave separat med en tilsvarende tid og lade for hver oppgave. Forespurte tidsoppføringer gjør det mulig for anmelderen å finne ut om hensiktsmessigheten av tiden brukt i forhold til oppgavets betydning og kompleksitet.
09 Gjennomgang og revisjon
Klienten din kan spørre hvorfor du fakturerte 43,2 timer gjennomgå og revidere en kort. Kanskje kort var 40 sider og involvert flere, komplekse problemer og omfattende forskning. Uansett årsak, vage og perfunktiske begreper som "anmeldelse og revisjon" gjør lite for å informere klienten hvorfor anmeldelsen fortjener en ukes verdi tid. I stedet for å "vurdere" betyr ord som "evaluere", "analysere", "vurdere" eller "utkast" mer troverdig og dermed tidkrevende oppgaver.
10 Delegable Oppgaver
Når du fakturerer og tildeler oppgaver, bør du sørge for at prosjektet utføres av det aktuelle medlemmet av juridisk team. Klienter kan nekte å betale for oppgaver utført av senior timekeepers som kunne ha blitt delegert til en junior, billigere, medarbeider. For eksempel kan advokater fordøye innskudd, senior partnere som utfører rutinemessig forskning eller paralegals arkiveringsdokumenter, øke et rødt flagg.