Gjennomgå disse tipsene for å få e-postmeldingene dine åpnet, lest og svart på, med eksempler på emnefeltlinjer som skal brukes, og formelle og uformelle e-postinstruksjoner.
Slik presenterer du deg selv i en e-post
Skriv en melding som åpner emnelinjen. Hvor mange e-postmeldinger gjør du søppel uten å åpne dem? Vær oppmerksom på hva du inkluderer i emnelinjen , så din har en sjanse til å bli åpnet. Vær spesifikk, og la leseren vite hvorfor du skriver. Hold faglinjen kort, så mottakeren kan se på et øyeblikk hva meldingen handler om.
Gi beskjed til en person. Hvis du kan finne en person å skrive til i stedet for en generisk e-postadresse, som hr@companyabc.com, vil du kunne koble deg personlig med enkeltpersoner du vil møte. LinkedIn, selskapets nettsteder og sosiale medier er gode måter å finne kontaktpersoner på .
Bruk en formell hilsen. Hvis du skriver med en bestemt forespørsel, bruk en formell forretningshilsen som Mr. eller Ms. Fornavn fungerer også hvis du har en forbindelse til personen eller du skriver på et mer uformelt grunnlag for å gi informasjon enn å søke hjelp .
Her er eksempler på e-posthilsen, og her er skuret på valg av brevhilsener og hilsener .
Bruk dine tilkoblinger. Når du skriver en innledende e-post eller LinkedIn-melding hvis du har noen til felles, nevner de. En henvisning er en av de beste måtene å få råd eller hjelp.
Ikke gjør en etterspørsel. Det er mye bedre å gjøre et forslag eller be om råd enn det er å diktere til noen.
For eksempel, "Ville du kunne gi meg tilbakemelding på CV-en, hvis tiden tillater det?" Høres mye bedre ut enn "Vennligst sjekk mitt CV og kom tilbake til meg." Å være høflig og spør vil gi deg videre enn å fortelle noen hva de burde gjøre.
Hold det kort . De fleste skummer e-post og leser sjelden utover første ledd eller så. Hold meldingen kort - maksimalt 2 eller 3 avsnitt. Ikke ta med mer enn noen få setninger i hvert avsnitt. Legg igjen et mellomrom mellom hvert avsnitt og et annet mellomrom før avslutning og signatur.
Vær klar over hvorfor du skriver. Din e-postmelding skal tydelig angi hvem du er, hvorfor du skriver og hva du ber om fra leseren. Bruk første ledd til å presentere deg selv, den andre for din forespørsel, og den tredje til å takke leseren for hans eller hennes vurdering.
Bruk en enkel skrifttype. Bruk en enkel skrifttype (som Calibri, Times New Roman eller Arial) og en skriftstørrelse som er lett å lese. En 11 eller 12-punkts skriftstørrelse er lesbar uten å måtte skli. Slik velger du en skriftstil og -størrelse .
Velg en profesjonell avslutning. Din lukking er nesten like viktig som introduksjonen din. Avslutt din epost med kort profesjonell lukking. Slik avslutter du et brev med eksempler på gode tilslutninger å bruke.
Inkluder en signatur. Gjør det enkelt for personen du sender på e-post for å komme i kontakt med deg. Inkluder en signatur med ditt fulle navn, e-postadresse og telefonnummer. Ta med postadressen din hvis du ber om et skriftlig svar eller å ha noe som skal sendes til deg. Slik oppretter du e-post signaturen din .
Proofread og stavekontroll. Når du introduserer deg selv, er det viktig å korrekturlese og stavekontrollen din, før du sender den. Du har bare en sjanse til å gi et godt inntrykk, og en skrivefeil kan få e-postmeldingen din søppel.
Send en testmelding. For å være sikker på at meldingen er perfekt, send den til deg selv, slik at du kan dobbeltsjekke hvordan den leser og gi den et siste blikk over for å være sikker på at det er det du vil sende.
Bcc: deg selv. Det er alltid en god ide å Bcc: (blind carbon copy) deg selv på meldingen.
Du har en oversikt over å sende den, og du vil enkelt kunne se tilbake til den for oppfølgingskommunikasjon.
Eksempler på e-postinnledende faglinjer
- Innledning fra [Ditt navn ]
- Spørre om muligheter
- Jeg fant deg gjennom [ Alumni Network, LinkedIn, Professional Association, etc. )
- [ Navn ] Anbefalt jeg Kontakt deg
- [ Navn ] Foreslått at jeg kommer ut
- Henvisning fra [ Navn ]
- Henvist av [ navn ]
Når du introduserer to andre mennesker til hverandre:
- Innledning: [ Navn ] - [ Navn ]
- Introduserer [ Navn ] til [ Navn ]
- Koble til: [ Navn ] - [ Navn ]
- [ Navn ] og [ Navn ] Innledning
Eksempler på Email Introductions
Formell introduksjon
Kjære fru Smith,
Jeg heter Marcus Anderson, og jeg skriver for å be om hjelp. Jeg vil gjerne sette pris på din hjelp og råd.
Uformell Introduksjon
Hei fornavn
Mitt navn er Cynthia, og jeg jobber for et rekrutteringsfirma som heter ABCD-rekruttering. Håper du har det bra! Jeg vil gjerne fortelle deg mer om et arrangement vi lanserer.
Innledning med henvisning
Kjære fru Smith,
Jeg er en venn av Alisa Markers, og hun oppfordret meg til å videresende mitt CV til deg. Alisa og jeg jobbet på flere prosjekter sammen, og hun trodde at du kanskje kunne hjelpe meg med jobbsøkingen min.
Email presenterer noen andre
Kjære Jonas,
Håper dette finner deg bra! Jeg nå ut i dag for å introdusere min kollega Samantha Billings, som nylig ble med i vårt selskap og tar over kommunikasjon for DBC Company.
Gjennomgå eksempler: Eksempel Innledning e-post og brev
Forslag til lesing: Retningslinjer for å skrive en profesjonell e-postmelding Slik formaterer du en e-postmelding