Tips for å lage e-poster som får lesing
Under jobbsøkingen vil du sannsynligvis sende mange, mange e-postmeldinger, inkludert deksjonsbrev , takknemmer og meldinger til jobbsøk-relaterte tilkoblinger.
I disse e-postene, vil du unngå å gjøre pinlige feil (for eksempel feilstavende navn til noen). Du vil også være sikker på å skrive notater som får svar. Les videre for informasjon om e-post etikette, sammen med råd om hvordan å lage en hilsen.
Start din epost med en profesjonell hilsen
Søke etter klarhet i emnelinjen. Velg noe direkte som identifiserer formålet med e-posten din, som "møtetid endret" eller "rask spørring om forslaget ditt." Unngå dangling en gulrot med en teaser som "Jeg trenger å informere deg ..." som forsøker å lokke lesingen til å åpne e-posten for å komme til din intensjon.
Folk bestemmer ofte om å åpne en e-post basert på emnelinjen, så velg en som klart angir formålet.
Bruk en profesjonell hilsen. Ta med en passende hilsen for omstendighetene og mottakeren. Det er hilsener som er akseptable i en e-post som ikke brukes i vanlig brev, og hilsener som brukes til begge.
Velg en hilsen basert på hvor godt du kjenner personen du skriver til og hvilken type melding du skriver. For eksempel, hvis du skriver noen du kjenner, "Hei Jim" er passende. "Kjære Mr./Ms. Smith" ville være hensiktsmessig når du søker om en jobb eller skriver forretningsbrev.
Unngå å åpne en epost med "hei" som er veldig uformell og vanligvis ikke brukt på arbeidsplassen.
Også sjenert fra "Hei folkens" eller "Hei folkens", selv om e-posten din er avslappet.
Her er noen eksempler på hilsener å bruke :
- Kjære fornavn Etternavn (dette fungerer bra hvis du ikke kjenner kjønn til personen du skriver til)
- Kjære fornavn (når du emailer noen du kjenner)
- Hei Fornavn (Når du emailer noen du kjenner)
- Kjære Herr / Ms. Etternavn
- Kjære Herr / Ms. Fornavn Etternavn
- Kjære Dr. Etternavn
- Til den det måtte gjelde
- Kjære HR-sjef
- Kjære ansattssjef
Legg til e-postadressen sist. Hvis du ikke har mulighet til å motta en e-post, legger du til adressen sist hvis du har en rask utløsersfinger. Sett inn mottakerens navn bare når du er sikker på at e-posten er klar til å gå.
Unngå den gamle "svar alle" -feilen. Se utløserfingeren din når du trykker på Svar alle. Tenk på om alle på listen virkelig trenger å lese hva du må si. Vær også oppmerksom på eldre e-postmeldinger i kjeden, som kanskje du kanskje ikke vil ha noen på svarlisten til å se.
Gå lett på humor. Humor kan være vanskelig å skille seg i en epost siden tonen din ikke nødvendigvis skinner gjennom. Uten kroppsspråk, ansiktsuttrykk eller kadence, kan humor falle flat eller til og med utilsiktet fornærme en leser. Spill det trygt og legg det ut.
Korrekturlese! Ikke gjør feilen ved å tenke at folk vil tilgi skrivefeil i uformelle e-post eller at feil kan forventes hvis du skriver på telefonen. Du kan bli dømt hardt ved feil i e-posten din, spesielt hvis de er uheldig. Ikke stole på stavekontroll som ofte kan velge feil ord for deg - korrekturles e-postene dine akkurat som du ville ha et viktig dokument .
Kontroller og kontroller spesielt at folks navn staves riktig.
Ikke bruk emojis eller uttrykksikoner. Mer og mer kommer e-postmeldinger til å ligne tekstmeldinger. Arbeidsplassmeldinger inkluderer nå noen ganger "tommelen opp" emoji eller smiley ansikter. Selv om de blir vanligere, unngå emojier og uttrykksikoner i formell korrespondanse. (Tips: Hvis e-posthilsen ditt bruker et etternavn, er det et sikkert tegn at du skal legge av emojis og uttrykksikoner.)
Husk at e-post varer evig. Tenk to ganger før du sender e-post til noe personlig eller konfidensielt, skyter noen via e-post, avviker noen, eller svarer med sinne.
Disse typer interaksjoner kan bedre gjøres personlig. Den tjuefire timers regel er en god en. Hvis du ikke er sikker på om du skal sende meldingen, eller ikke, vent til neste dag å bestemme. En annen god tommelfingerregel: Ikke skriv noe i en e-post som du ikke ville være villig til å ha delt offentlig (i en avsetning, si eller på sosiale medier).
Mer om å skrive og sende e-post: Email Etiquette Tips for arbeidssøkere | Brevhilsener og hilsener