Meeting Management Key - Stå PAT
Noen ledere ansetter en PAT
tilnærming til møter, krever et forum, en genda og en T- ramme. Å aktivere deltakerne med disse kritiske punktene i sammenheng før økten sikrer at folk oppdager seg forberedt på å delta og støtter den overordnede hensikten med møtet. En klar PAT-oversikt bidrar til å sikre en produktiv økt.
Du bør kunne definere formålet med møtet i 1 eller 2 setninger. "Dette møtet er å planlegge den nye markedsføringskampanjen" eller "dette møtet er å se fraktens nye policy for håndtering av avkastning." Formålet bidrar til at alle vet hvorfor de er der, hva som må gjøres, og hvordan man skal lede fremgang og kjøre for en konklusjon.
Sett en agenda. Skriv opp elementene du skal gjennomgå / diskutere / inspisere. Jeg liker å tildele en tidsbegrensning til hver dagsordre element (se nedenfor) og identifisere personen som er ansvarlig for å moderere diskusjonen. Angi en tidsramme; i det minste sett en start og sluttid.
Jeg anbefaler også å sette en varighet for hvert element i agendaen. Disse bør summe til totalmøtetiden.
Start dine møter på tide
Hvis du jobber i en av de kulturer hvor folk trickle inn i møter helt fram til fem eller ti minutter etter planlagt starttid, er det på tide å starte en ny trend.
Ett firma oppfordrer ledere til å lukke døren på den planlagte starttiden, og de som er sent, er ikke velkommen til å delta. Selv om dette kan være mer drakonisk enn du bryr deg om å handle, bør du ikke ha noen tvil om å få møtet til å bestille, gjennomgå formålet og bekrefte forventningene og tidspunktet.
Ikke vent på stragglers å dukke opp. Når noen kommer sent, må du ikke gå tilbake og vurdere hva som allerede er dekket. Fortsett med dine møteemner. Dette vil være vanskelig for straggler og forbedre oddsen for ham / henne som kommer fram til tid ved neste møte.
Hvis møterrangøren / sponsoren ikke vises i tide, bør du vurdere at møtet er kansellert og gå tilbake til arbeid. En fem til syv minutters ventetid er rimelig. Odds er, møterrangøren løp inn i en uventet vanskelighet, og foretrekker at du ikke kaster bort tiden din og venter på ham / henne.
Hold møtet på emnet
En god praksis er å tilordne noen rollen som å holde alle på sporet under møtet. Altfor ofte diskuterer diskusjoner og nedbrytes til en virvel av meninger, ideer, fakta og følelser. I stedet, tilordne rollen og informere alle som deltar i at denne personen vil interjecte hvis og når diskusjonen går ut av dagsordenen og spesifikk diskusjon.
I noen bedrifter er denne rollen referert til som "Traffic Cope", i andre, "Topic Keeper." Uavhengig av etiketten, er rollen ekstremt nyttig for å styrke effektiviteten og produktiviteten til møtene dine.
Hvis det oppstår flere emner som er utenfor dagsorden, men viktig å diskutere, bør de tydeligfanges og plasseres i "parkeringsplassen" for fremtidig vurdering og diskusjon eller for et diskret møte. Møteier forbeholder seg retten til å tillate en mindre divergerende diskusjon dersom den støtter det overordnede møteformålet.
Oppbevar og distribuér møte notater / minutter
Noen, annet enn møtelederen, bør holde minutter på møtet. Et godt opptak av protokollen vil inkludere:
- Møtid, dato, sted
- Beskrivelse av hensikten
- Kopi av dagsordenen
- Liste over deltakere og en liste over de som ikke deltok
- En detaljert oppsummering av konklusjoner, handlingsposter, ansvar og datoer for gjennomføring. Mange notatorer bruker dagsordenen som en guide for å notere konklusjonene og handlingene.
- Planlagt oppfølgingsmøte hvis det virkelig trengs.
Ideelt, distribuere møte notater så snart som mulig etter møtet og absolutt innen en virkedag. Notater og notater tjener som en viktig påminnelse for deltakerne, samt en informasjonskilde for andre interessenter, eller for de som savnet møtet. Protokollen er et flott verktøy for å utnytte å minne folk og lag om deres engasjerte oppfølgingshandlinger.
Bunnlinjen for nå:
Det er mulig at et møte vil resultere i et positivt utfall, bidra til å drive prosjekter og folk fremover, bare ikke stole på det. Enkelte omhu og bevisst styrking av dine møtestyringsteknikker vil forbedre dine muligheter for å kjøre et godt utfall.
-
Oppdatert av Art Petty