1. 8:00 mandagsmorndagsmøter
Problemet med dette møtet er at ingen er klar for det. Tross alt er det 8:00 mandag morgen - ingenting har skjedd ennå, og det som skjedde i forrige uke er for det meste gammel historie.
Det andre problemet med dette møtet er at for alle som skal være forberedt, må de jobbe søndag kveld, noe som er greit i noen tilfeller, men garantert å tjene deg noen alvorlige stemmer for "årets jerk" fra ansatte og familiemedlemmer til ansatte.
Løsningen: Hvis du må kjøre et lagmøte på mandag, skyv det til senere om morgenen eller tidlig på ettermiddagen. Enda bedre, trykk det til tirsdag morgen.
2. Status-møter på rundbordet
Du vet dette møtet. Det er det der folk beveger seg rundt i rommet som deler sine nyeste oppdateringer, sagaer, fantasier og drømmer. Sitt på feil sted, og du ender opp som 22nde personen for å tilby en oppdatering til en gruppe hvis blærer er overbelastet og hjernen nummer fra de politisk orienterte oppdateringene som kommer fra munnene av kollegaer i fjernfunksjoner.
Løsningen: møt hvis du må, men sett noen regler på oppdateringene. Be folk å fokusere på viktige nyheter som påvirker alle eller å identifisere utfordringer som krever hjelp fra tvers av funksjoner.
Gjør noe for å begrense den smertefulle marsj av gratis og selvbetjente statusoppdateringer som uforskudde møter med runde bord genererer.
3. Gjentagende møter som har mistet deres formål
Enhver gjentakende møte der ingen kan huske hvorfor dette møtet fortsatt foregår, er en kandidat for umiddelbar eliminering.
Loven om fysikk overfører til møter og et møte på timeplanen har en tendens til å forbli på planen lenge etter at den har brukt opp sin nytte på arbeidsplassen. En ny leder gjennomgikk den gjenværende listen over møter på lagets tidsplan og avbrutt to av dem fordi han ikke kunne avdekke en grunn til at disse møtene skulle eksistere. Han mottok mer enn noen takkneminner og noen få kommentarer fra folk lurer på hvordan han klarte å drepe dette møtet som de hadde forsøkt å bli kvitt det siste året.
Løsningen: Gjennomgå alle de tilbakevendende møtene som du underordner laget ditt til eller at du er deltakere i, og eliminere dem fra livet ditt og livene til dine lagmedlemmer. Hvis du ikke er vert for møtet, informer verten om din intensjon og ditt perspektiv på verktøyet av møtet. Hvis du er verten / sponsor, må du avstemme og gi dem en stemme og en stemme. Litt drakonisk snitting av tilbakevendende møter åpner verdifull tid for andre viktige aktiviteter.
4. Gruppe Word-Smithing møter
Dette er et møte hvor du trekker sammen en gruppe mennesker for å jobbe med ordlyden for noe: en visjon, et oppdrag, en strategisk erklæring, en omfangsoppgave i prosjektledelsen.
Utgangene fra disse øktene er vanligvis en serie ubehagelig konstruerte setninger som reflekterer kompromisser fra den delen av personen som er ansvarlig. Ingen i rommet er enig med sluttproduktet, men alle nikker hodet i samtykke så snart formuleringen beveger seg utover latterlig til bare forferdelig i et forsøk på å få smerten til å gå bort.
S olution: Aldri avskrekke grov ordlyd av noe til et utvalg. Ta en stab på det aktuelle emnet selv, hopp det av noen få kolleger, og når du nærmer deg noe som begynner å fungere for deg, spør du nøye om innspill fra en gruppe. Spør avklarende spørsmål, ta gode notater og forsvinner og rediger uttalelsen (e), gjenta prosessen etter behov.
5. Template Strategy Meetings
Jeg slutter hvor jeg startet, med det svært ødelagte strategimøtet som er beskrevet i åpningen av denne artikkelen.
Det er ingen magisk prosess eller mal eller til og med enkle trinn som bidrar til strategisk klarhet. Å gjennomføre en SWOT (styrker, svakheter, muligheter og trusler) analyse er ikke alltid på den kritiske banen for å komme til en nøyaktig vurdering av forhold og muligheter. Og tall og mål og vekst er ikke strategier. Pass på at noen foreslår at de har en enkel prosess for dette komplekse emnet.
Løsningen: Invester i en høyt kvalifisert og erfaren strategiforleder eller rådgiver som forstår hvordan man veileder, noen ganger leder og noen ganger følger for å utvikle en handlingsbar, meningsfull strategi. Den rette profesjonelle vil holde gruppen ansvarlig for å finne svar på de rette (vanskelige) spørsmålene som må besvares på veien til strategisk klarhet.
Bunnlinjen
Møter er uvurderlige muligheter for å koble sammen, kommunisere, bygge relasjoner og stimulere kreativ problemløsing. De er også muligheter modne for overbruk og til og med misbruk. Forsøk å være leder som respekterer møtets makt og betydning. Bruk disse forumene av de riktige årsakene ved å arkivere dem for å fokusere på viktige problemer, oppfordre ideer og viktigere, respektere tiden som alle legger inn i øktene. Dine lagmedlemmer vil sette pris på din positive tilnærming mer enn du kanskje vet.