Denne artikkelen gir ideer til ledere på alle nivåer for å styrke deres ferdigheter til å lette møtet til støtte for å forbedre produktiviteten.
Der ledere går galt med møter
Mange ledere tror de vet hvordan de skal "løpe" et møte.
De satte dagsordenen, gjør alt for å snakke og gjør alle avgjørelsene. Selv om dette kan føle seg enkelt og effektivt for ledere, er det ofte en sløsing med folks tid, og det går ikke inn i det kreative potensialet til laget. Faktisk har den motsatt effekt som ansatte har en tendens til å trekke seg ut, utsettes for lederen som klart vil være ansvarlig.
Det er mange grunner at ledere ikke involverer sine ansatte mer i møter, blant annet:
- Frykt for å slippe unna.
- Den falske troen på at de fordi de er ansvarlige, må gi alle svarene.
- Mangel på tillit til evner eller problemløsende ferdigheter hos sine ansatte.
- Mangel på møtetilrettelegging.
Mens de tre første elementene er oppførsel av dårlige ledere, kan den siste, forenklingsferdigheter, læres og styrkes med praksis.
Styrking av møteskapet
Per definisjon betyr tilrettelegging " For å gjøre lettere eller mindre vanskelig; hjelpe fremover . "For at en leder skal kunne lette et møte (i stedet for å kjøre det), må de være villige til å gi slipp på sin makt og være åpen for ulike utfall og tilnærminger.
Riktig møte tilrettelegging innebærer å få alle involvert i å identifisere og løse problemer. Lag vil nesten alltid utvikle bedre og mer kreative løsninger enn noen leder kunne og vil være mer sannsynlig å støtte implementeringen av løsningene.
Her er ni ferdigheter som kreves for å lette et møte, som alle kan læres og forbedres med praksis:
- Agenda planlegging. Et samarbeidsmøte starter med dagsplanlegging. Velge emner som inviterer til deltakelse, det vil si et problem som skal løses, er langt mer engasjerende enn "informative" emner. Imidlertid må god tid tildeles for å tillate gruppengasjement.
- Miljø og klima innstilling. Logistikk saken! Når folk er ubehagelige, ikke kan se hverandre, ikke høre, eller er sultne, vil møtresultater lide. Lær hvordan du bruker logistikk som en måte å oppmuntre til stor deltakelse og fjerne hindringer.
- Spør spørsmål. Gode spørsmål stimulerer stor diskusjon. Artikkelen, " 70 Awesome Coaching-spørsmål ved hjelp av GROW-modellen ," tilbyr noen utestående diskusjonspromptere.
- Aktiv lytting. Når en leder parafraserer, sjekker for forståelse og spør etter oppfølgingsspørsmål, oppfordrer den mer deltakelse og holder diskusjonen flyter. I " Hvordan bli en bedre lytter," deler jeg ideer om å styrke dine aktive lytteferdigheter.
- Brainstorming. De fleste tror at de allerede vet hvordan de skal brainstormere. Men de gjør det vanligvis ikke. I alt for mange innstillinger reduseres effektiviteten av brainstorming ved dårlig prosessstyring, sterkt sosialt eller politisk press og dårlig tilrettelegging. Mange har aldri opplevd kraften i en veldrevet brainstorming økt. Se " 15 måter å regne på brainstorming " for hva du ikke skal gjøre - gjør så motsatt!
- Konsensusbaserte ferdigheter. Konsensus betyr ikke at alle må være enige med en beslutning. Det betyr at alle har hatt mulighet til å dele sine perspektiver og foreslå ideer. Riktig tilrettelegging vil lede gruppen fra ideell deling til utvikling av en effektiv beslutning . Å nå konsensus tar mer tid, men vil vanligvis få sterkere innkjøp fra gruppen som helhet. Men husk at konsensus er ikke det ultimate målet. En viktig beslutning for problemet ved hånd er det viktigste problemet. Se en seks-trinns konsensusbeslutning som gir ramme for mer om hvordan man leder et lag gjennom en konsensus beslutningsprosess.
- Konfliktløsning. Når det er et romfullt folk som er involvert i å løse et problem, er konflikt uunngåelig. Faktisk er konflikt over oppgaven eller problemet sett av lagforskere som en del av prosessen for effektiv beslutningstaking. En leder må lære å utnytte konfliktens kraft på en positiv måte. Se: "Konfliktløsning for små grupper. "
- Ikke-verbale kommunikasjonsevner. Mens forskere argumenterer over eksakte prosentandeler, vil de fleste være enige om at mer enn 50 prosent av kommunikasjonen er ikke-verbal. En leder må kunne lese gruppens tone- og kroppsspråk for å kunne vurdere nivået på engasjement, godhet og engasjement.
- Innspilling. Dyktig gruppefasilisering innebærer å vite når man skal henvende seg til et flipover eller whiteboard for å fange hva folk sier. Å gjøre det slik at folk føler at deres ideer blir hørt og verdsatt, og tjener som en verdifull rekord som skal brukes til handlingsplanlegging og oppfølging.
Bunnlinjen:
Tiden er en verdifull ressurs i livet og på jobben. Bestrebe seg på å administrere møter for optimal effektivitet og effektivitet. Lære, praktisere og anvende de ni fasiliteringsevnen som er identifisert ovenfor, er et flott sted å starte.
-
Oppdatert av Art Petty