Kraften til et nøye konstruert prosjektområde:
En nøye spesifisert omfangserklæring er en kritisk enabler for prosjektsuccess og en integrert del av praksis med effektiv prosjektledelse. Fordelene inkluderer:
- Erklæringen gjør det mulig for prosjektgruppen og kunden å sikre at de deler en felles oversikt over forventede egenskaper, kvalitet og tidspunkt for prosjektet.
- Omfanget gir prosjektgruppen muligheten til å tydelig identifisere og engasjere seg med interessenter: personer eller grupper som påvirkes av prosjektet og får støtte og engasjement.
- Omfanget tjener til å hjelpe medarbeiderne å fokusere på bare arbeidet som kreves for å møte kundens behov.
- Hvis det foreslås endringer som overskrider grensen til det opprinnelige omfanget, er setningen en veiledning for å estimere og foreslå endringer. Hvis endringene er akseptert av alle involverte interessenter, revideres omfangsoppgaven.
Opprettelse av prosjektets omfang:
Prosjektlederen i samarbeid med gruppemedlemmer, kunder, konsernsjef og sentrale interessenter arbeider for å forstå og beskrive den nødvendige produksjonen fra prosjektinitiativet, ofte referert til som leveransen. Denne leveransen inkluderer et kostnads- eller akseptabelt kostnadsområde som er validert i planlegging og estimering av aktiviteter.
Det definerer også nøkkelfunksjonene som skal inkluderes, samt tidsrammen for endelig levering av prosjektet. Når kunden har avtalt, må prosjektleder, prosjektteam og utøvende sponsor, eventuelle endringer i denne omfangserklæringen, gjøres ved hjelp av en nøye kontrollert og dokumentert endringsprosess.
Kaskadeffekten av prosjektets omfang på andre:
Når omfangserklæringen eller dokumentet er avtalt, bruker de involverte arbeidsteamene informasjonen i uttalelsen til å anslå eget arbeid, timing og kostnader. Jo mer presis og nøyaktig omfangserklæringen, desto mer sannsynlig er det at arbeidsgruppene skal produsere nøyaktige estimater og ressursbehov.
Projektomfangsoppgavene identifiserer hva som ikke er inkludert i initiativet:
Det er ikke uvanlig at prosjektdokumentet også inneholder en liste over spesifikke elementer som ikke er en del av prosjektets omfang og dermed utelukkes fra arbeidet som skal leveres. For eksempel kan et prosjekt om å bygge et hus fastsette at det skal skje miljøtillatelser fra eieren og ligger utenfor prosjektets omfang av entreprenøren som bygger huset.
Virkningen av et dårlig konstruert prosjektområde:
Manglende klarhet rundt prosjektets omfang er en vanlig kilde til prosjektspenning og feil.
Et vevt eller tvetydig omfangsdokument gir mange problemer åpne for debatt og uinformert dommekall, som påvirker funksjonene, kvaliteten, timingen og kostnaden av initiativet.
En annen utfordring med en vag scope-setning kombinert med svake forandringsprosesser kalles: scope creep. Omfangskryp skjer når kundenes forespørsler og arbeidsteam legger til ekstra evner for leveransen, utover hensikten eller grensene til de opprinnelige planene.
Endre omfanget:
Mens hyppige omfangsendringer vil forsinke gjennomføringen av prosjektet og potensielt legge til betydelige kostnader, er det noen situasjoner der det er nødvendig og rimelig å justere omfanget. Prosjektledere stole på en "forandringsledelse" -prosess som identifiserer den forespurte endringen, reviderer alle tilsvarende tids-, kostnads- og arbeidsbelastningsestimater og vurderer prosjektet for nye risikoer gitt endringen.
Prosjektleder og utøvende sponsor tar vanligvis den endelige avgjørelsen om å endre omfanget når situasjonen er fullstendig analysert. Endringer dokumenteres i en beslutningslogg og kommuniseres deretter til det større prosjektteamet.
Også kjent som prosjektkrav, prosjektmål
Eksempler: Prosjektets omfang var levering av en nettside, i samsvar med prosjektspesifikasjonene, innen 2 uker.