Slik styrer du ditt første prosjekt

Gratulerer! Du har nettopp blitt ledet av et viktig nytt prosjekt. Klart, sjefen din tilbyr denne muligheten som en stemme for tillit til dine ferdigheter. Og mens du er spent, er dette første gang du er ansvarlig for et overordnet prosjekt, og det er litt skremmende

En rekke spørsmål går gjennom tankene dine:

• Hvordan kommer jeg i gang?
• Hva er trinnene som trengs for å flytte prosjektet fra innledning til nedleggelse?

• Hvordan bygger jeg et prosjekt med høy ytelse?
• Hvem ber jeg om hjelp i denne prosessen? Er det en executive sponsor?

Dette innlegget er fokusert på å hjelpe noen som er nye til å lede et prosjekt , en komité eller et teaminitiativ for en aktivitet som er unik for organisasjonen. Uansett om du organiserer et feriefest eller leder nye produktutviklingsinitiativer, finnes verktøy og prosesser for prosjektstyring for å gjøre sannsynligheten for suksess mye høyere.

Først forstår de 5 faser av prosjektprosessen:

Mens jeg oppfordrer deg til å lese mer om hvert av de 5 stadiene i detalj, vet du at de er:

1. Initiasjon: Avsparking av prosjektet.
2. Planlegging: Planlegger alt arbeidet i prosjektet.
3. Gjennomføring: faktisk utfører arbeidet.
4. Administrere og kontrollere: Alt arbeidet du gjør under prosjektet for å overvåke fremdriften.
5. Slutt: Fullfør og leverer prosjektet og avbryte laget.

Disse trinnene er identiske for hvert prosjekt.

13 Grunnleggende trinn for prosjektet Nybegynner:

1. Definer omfanget: Det første og viktigste trinnet i et prosjekt er å definere omfanget av prosjektet . Hva er det du skal oppnå eller skape? Hva er prosjektets mål? Like viktig er å definere hva som ikke er inkludert i omfanget av prosjektet ditt. Hvis du ikke får nok definisjon fra sjefen din, klargjør du selv omfanget og sender det tilbake ovenpå for bekreftelse. Mens eksemplet er litt utenfor forretningstemaet, kan vi alle forholde seg til en bryllupsmottakelse. Når du planlegger en bryllupsmottak, kan du ha det som ditt omfang: Forbered bryllupsmottak for 100 gjester, komplett med middag, åpen bar, bryllupskake og et live band for dans på en bestemt dato til en pris som ikke overstiger $ 20.000.

1. Bestem tilgjengelige ressurser: Hvilke personer, utstyr og penger vil du ha til rådighet for å oppnå prosjektmålene? Som prosjektleder har du vanligvis ikke direkte kontroll over disse ressursene, men må administrere dem gjennom matrisestyring .
2. Forstå tidslinjen: Når skal prosjektet være ferdig? Når du utvikler prosjektplanen, kan du ha litt fleksibilitet i hvordan du bruker tid under prosjektet, men tidsfrister blir vanligvis løst, som ved bryllupsmottaket. Hvis du bestemmer deg for å bruke overtidstimer for å møte timeplanen, må du veie det mot begrensningene i budsjettet.
3. Samle prosjektgruppen din: Få folk på teamet ditt sammen og start en dialog. De er tekniske eksperter. Derfor tilordnet deres funksjonelle veileder dem til prosjektet. Din jobb er å administrere laget.
4. Detaljer arbeidet, del 1: Hva er de store delene eller komponentene som må opprettes for å fullføre prosjektet? For eksempel krever et bryllupsmottak på et høyt nivå: en resepsjonshall, mat, drikke, en kake, gjester og underholdning. Selvfølgelig kan hver av de større elementene brytes ned i mange flere elementer. Det er neste skritt.
5. Detaljer arbeidet, del 2: i vårt bryllup mottak eksempel ovenfor, har du sannsynligvis et lag eller en person som har ansvaret for ulike komponenter. Arbeid med gruppemedlemmene dine for å stave ut de detaljer som er nødvendige for å oppnå hvert hovedelement. Personen med ansvar for mat må forstå alternativene, kostnadsbegrensningene og foreta valg som støtter å oppnå omfanget . Oppgi de minste trinnene i hvert av de større trinnene. Hvor mange nivåer dyp du går inn i mer og mer detaljerte trinn avhenger av størrelsen og kompleksiteten til prosjektet ditt.

1. Utvikle en foreløpig plan: Samle alle trinnene dine inn i en plan. En god måte å gjøre dette på er å bruke en forrangstabell som identifiserer hvilke elementer som må gå foran andre elementer. Formell prosjektstyringspraksis kalles for å utvikle det som kalles et nettverksdiagram og identifisere den kritiske banen . Selv om dette kan være utenfor dine behov eller kunnskapsnivå, er kjerneproblemet å ordne aktivitetene i riktig rekkefølge og deretter tildele ressurser til aktivitetene. Spørsmål å spørre inkluderer: Hva skjer først? Hva er neste skritt? Hvilke trinn kan gå på samtidig med ulike ressurser? Hvem skal gjøre hvert skritt? Hvor lang tid vil det ta? Det er mange gode programvarepakker tilgjengelig som kan automatisere mye av denne detaljene for deg. Spør andre i lignende stillinger hva de bruker.
2. Opprett din grunnlinjeplan: Få tilbakemelding på din foreløpige plan fra teamet ditt og fra andre interessenter. Juster tidslinjer og arbeidsplaner for å passe prosjektet til ledig tid. Gjør eventuelle nødvendige tilpasninger til foreløpig plan for å lage en grunnplan.

1. Be om prosjektjusteringer: Det er nesten aldri nok tid, penger eller talent som er tildelt et prosjekt. Din jobb er å gjøre mer med de begrensede ressursene enn folk forventer. Det er imidlertid ofte begrensninger på et prosjekt som bare er urealistiske. Du må gjøre saken din og presentere den til sjefen din og be om at disse urealistiske grensene blir endret. Be om endringene i begynnelsen av prosjektet. Ikke vent til det er problemer med å be om endringene du trenger. Men hvis prosjektet ditt involverer et bryllup, ikke forvent å bli vellykket, og be om mange viktige endringer!
2. Arbeid din plan, men ikke dø for det: Å gjøre planen er viktig, men planen kan endres. Du har en plan for kjøring til jobb hver morgen. Hvis et kryss er blokkert av en ulykke, endrer du planen og går på en annen måte. Gjør det samme med prosjektplanene dine. Endre dem etter behov, men hold alltid omfanget og ressursene i tankene.
3. Overvåk ditt lags fremgang: Du vil gjøre lite fremgang i begynnelsen av prosjektet, men begynn deretter å overvåke hva alle gjør i alle fall. Det vil gjøre det lettere å ta opp problemer før de blir problemer.
4. Dokument Alt: Oppbevar poster. Hver gang du endrer grunnplanen din, skriv ned hva endringen var og hvorfor det var nødvendig. Hver gang et nytt krav legges til prosjektet, skriv ned hvor kravet kom fra og hvordan tidslinjen eller budsjettet ble justert på grunn av det. Du kan ikke huske alt, så skriv dem ned slik at du kan se dem opp på slutten av prosjektrevisjonen og lære av dem.
5. Hold alle informert: Hold alle prosjektets interessenter informert om fremgang hele tiden. Gi dem beskjed om din suksess når du fullfører hver milepæl, men informer dem også om problemer så snart de kommer opp. Hold også laget ditt informert. Hvis endringer vurderes, fortell teamet om dem så langt framover som mulig. Pass på at alle i teamet er klar over hva alle andre gjør.

Bunnlinjen

Du trenger ikke å være en formell prosjektleder for å lede et prosjektinitiativ. Du bør imidlertid bruke verktøyene og logikken til prosjektledelsen til arbeidet med å klargjøre målene dine, detaljere arbeidet, bygge et lag og utføre og overvåke arbeidet. Best av suksess!