Best Practices for OE Employee Benefit Email Communication
Hvert år gir åpent innmelding arbeidsgivere mulighet til å tilby gruppearbeid til sine ansatte i en kort tid, vanligvis rundt 30 til 45 dager. I dette kritiske vinduet må ansatte bli informert om de ansattes fordeler de kan registrere seg for, når de skal gjøre dette og hvor de skal registrere seg. Dessverre kjemper mange menneskelige ressursgrupper for å formidle den nødvendige informasjonen til ansatte, så de kan gå glipp av.
E-post kan være et kraftig kommunikasjonsverktøy for å utdanne ansatte under åpne innmeldingsperioder, når de brukes riktig. Fordi det er allment akseptert og tilgjengelig som et kommunikasjonsverktøy, kan dette være en god måte å nå alle ansatte. Lær 10 ekspert tips for å kommunisere fordeler ved åpen innmelding, slik at ansatte får full nytte av gruppetilbudets tilbud i år.
Tips nr. 1 - Har en plan om å kommunisere fordeler før, under og etter åpen innmelding
Måneder før den åpne innmeldingsdatoen er det viktig å ha en solid kommunikasjonsplan for å levere relevant informasjon til ansatte før innmelding, under den aktive innmeldingen, og når innmeldingen er innpakket. Dette kan være en serie med e-postmeldinger som oppfordrer ansatte til å ta bestemte handlinger, med koblinger til registreringsstedet og nytteinformasjon .
Tips nr. 2 - Tilordne en sentral fordel kommunikasjonsrepresentant
Responsiveness er kritisk under åpen innmelding fordi ansatte vil ha utallige spørsmål i løpet av denne tiden.
Pass på at du tildeler minst én person som vil tjene som kontaktpunkt for alle innkommende e-poster fra ansatte som har spørsmål og bekymringer. Dette bør være noen som er godt kjent med plandetaljer, priser og tidsfrister.
Tips nr. 3 - Bruk et internt system for å samle inn fordelingsrelatert informasjon og analyse
Sporer firmaet aktivt påmeldinger, delvise registreringer og andre aspekter av innskrivingsprosessen?
Hvis ikke, kan et internt system være nyttig for å holde seg på toppen av tilmeldingsstyring over hele organisasjonen. Bruk en gratis e-postserver som Outlook til å konfigurere e-postvarsler for dataendringer.
Tips # 4 - Lag en serie meldinger for ukentlige berøringspunkter med ansatte
Åpen innmelding kan gjøres enklere og mer produktiv når det er en konstant utveksling mellom HR-teamet og ansatte. Som en del av e-postkommunikasjonsstrategien, opprett en serie med meldinger som snakker om helse- og velværeemne, funksjonene til fordelprogrammer og andre relaterte saker. Send ut i ukentlige touch point e-post til alle.
Tips nr. 5 - Gi ledere en ukentlig redegjørelse for innsats for tilmelding
Det er alltid en god ting å få full innkjøp fra ledere under inntjening av inntekter. Hvorfor? Ledere kan hjelpe medarbeidere til å prioritere å bli innmeldt i sine fordeler for det kommende planåret, og de kan dele hvordan fordelene støtter medarbeidermål. Bruk en fokusert e-postkampanje for ledere i OE-perioder for å holde dem oppdatert på viktige oppgaver og datoer.
Tips # 6 - Gjør fordeler e-postmeldinger morsomme
Den åpne innmeldingsperioden trenger ikke å være stressende. Faktisk kan det være en mulighet til å ha litt moro.
Utvikle e-postmeldinger som inkluderer noen morsomme spill som trivia-spørsmål, interessante fakta om selskapet, og gratis sunne snackoppgaver.
Tips nr. 7 - Pass på riktig grammatikk og stavemåte i e-postmeldinger
Før du sender ut noen fordeler e-post, må du kontrollere at grammatikk og stavemåte kontrolleres grundig. Dette kan sikre at ingen typoer gjør veien til leserne, og at e-postene gir god mening. Typoer kan forvirre ansatte og de ser uprofesjonelt ut.
Tips nr. 8 - Bruk en standard e-postmal og la HTML ut
Når du utvikler e-postmeldinger for nyttekommunikasjon, sier eksperter at det er best å holde fast ved standard e-postmalen og holde det enkelt. Stray HTML kan forstyrre noen e-post leseprogrammer, spesielt på mobile enheter.
Tips # 9 - Skriv kraftige emnelinjer
E-postmeldinger vil bare bli lest når de er åpnet.
Og dette vil ikke skje hvis emnelinjen ikke tvinger mottakere. Når du skriver e-post, hold fokus på å lage en e-postlinje som vil intrigere mottakere for å åpne e-posten med kraftord som "haster", "tidsfølsom" og "oppmerksomhet" kan bidra til å nå dette målet.
Tips nr. 10 - Bruk total belønning uttalelser i sesongmessige e-poster
For å hjelpe medarbeidere å forstå fullverdien av deres ansattes ytelser, bruk totalt belønning uttalelser minst en gang i løpet av kvartalet. Dette kan legges som PDF til individuelle e-postadresser, eller en hyperkobling kan inkluderes i e-postmeldingen for å kjøre et samlet belønningsoppstilling på de ansattes brukervennlighet.