Tips for navngiving og lagring av søknadsdokumenter
Det er spesielt viktig når du sender arbeidsgivere ditt CV og følgebrev som vedlegg (enten via e-post eller via et online søknadssystem). Når arbeidsgiver åpner dokumentet, vil han eller hun se hva du har kalt dokumentet ditt.
Du vil derfor at tittelen skal være profesjonell, og å oppgi hvem du er tydelig.
Les nedenfor for mer råd om hva du skal kjenne din CV og andre jobbsøkingsdokumenter, så vel som hva du ikke skal nevne. Les også nedenfor for råd om hvordan du lagrer dokumenter.
Tips for å navngi ditt CV
Unngå generiske titler. Ikke send epost eller last opp CV med navnet resume.doc, med mindre du vil ha en harried human resources-tilknyttet for å lagre over filen din med andres. Med et generisk filnavn vil det ikke være noen måte å skille det fra alle de andre CVene med samme navn.
Bruk ditt navn. Velg et filnavn som inneholder navnet ditt. På denne måten vil ledende ledere vite hvem gjenoppta det er, og det vil være lettere for dem å spore og administrere det. Det er også mindre sannsynlig at de vil miste det, eller få materialene dine forvirret med andres.
Hvis du heter ditt CV janedoeresume.doc, Jane Doe Resume.doc, eller Jane-Doe-Resume.pdf, vil arbeidsgiveren vite om CV-en er på et øyeblikk og kunne knytte den til resten av materialene og applikasjonen.
Hvis du kan passe det bruk både ditt fornavn og etternavn (eller bare etternavnet ditt). På den måten blir ditt CV ikke forvirret med noen med samme fornavn.
Gå utover bare ditt navn (kanskje). Du kan velge å gi litt mer detalj i tittelen enn bare navnet ditt. Du kan også inkludere tittelen på stillingen i dokumentnavnet ditt for CV og følgebrev.
Du kan bruke mellomrom eller bindestreker mellom ord; kapitaliserende ord kan bidra til å gjøre dokumentnavnet enklere å lese.
Vær profesjonell. Husk at ansette ledere og andre personer som vil intervjue deg, er ganske sannsynlig å se ditt følgebrev og gjenoppta filnavn, så sørg for at disse titlene er profesjonelle og aktuelle. Nå er det ikke på tide å trekke ut AIM-skjermnavnene dine fra middelskolen. Lagre spøkelsesnavnene for dine private sosiale medier-kontoer og hold disse filnavnene profesjonelle og enkle.
Være konsekvent. Konsistens er viktig når du navngir CV, følgebrev og andre applikasjonsdokumenter, så bruk samme format for hver. For eksempel, hvis du bare bruker etternavnet ditt og en beskrivelse av dokumentet for en tittel ("Smith Resume"), bruk samme format for alle dine andre materialer ("Smith Cover Letter"). Sørg for at alle bokstaver, mellomrom, bruk av bindestreker og andre stilvalg er konsistente mellom dokumenter.
Unngå versjonsnumre. Hvis du søker ofte på jobber, er det mulig at du har flere versjoner av CV-en din, lagret på datamaskinen. Unngå å inkludere versjonsnumre (f.eks. John-Smith-Resume-10.doc) i filnavnet og andre krypterte koder.
Bli kvitt disse tallene og koder når du sender inn CV. En arbeidsgiver kan få inntrykk av at jobben er halvveis ned en lang liste over mulige muligheter. En ansatt leder som ser "CV-10" som en del av filnavnet ditt, vil lure på hva som gjenopptas 1 til 9 så ut og om du bare søker etter hver jobb i byen.
Utvikle et arkiveringssystem på datamaskinen din for å holde oversikt over de forskjellige versjonene av CV-en din, i stedet for å bruke filnavnet til det formålet, og sørg for at det er lagret korrekt, ferdig-til-gjenopptak i et eget område fra utkast.
Rediger, rediger, rediger. Før du sender inn CV eller følgebrev, må du lese dokumenttittelen. Det høres dumt, men en skrivefeil i tittelen kan få en arbeidsgiver til å tro at du ikke fokuserer på detaljer og at du er uprofesjonell.
Alternativer for lagring av CV
Det er viktig å sende eller laste opp CV-en som et PDF- eller et Word-dokument. På denne måten får mottakeren en kopi av CV og omslag i originalformatet.
Å konvertere Word-dokumenter til PDF-filer, avhengig av tekstbehandlingsprogramvaren, kan du gjøre det ved å klikke på "Fil", deretter "Skriv ut" og deretter "Lagre som PDF" (fra listen over menyalternativer nederst til venstre -hånd hjørne). Hvis ikke, er det gratis programmer du kan bruke til å konvertere en fil til en PDF. Ved å lagre CV og omslag som PDF, sikrer du at formateringen forblir den samme, selv om arbeidsgiveren bruker et annet tekstbehandlingsprogram eller operativsystem.
Men hvis jobboppføringen krever at du sender inn dokumentene dine i et annet format, må du sørge for det. Ikke følge instruksjonene kan koste deg et intervju.
Tilleggsinformasjon
Slik sender du et CV
Topp 10 gjenoppta skrivetips
Hvordan lage et profesjonelt CV
Fortsett prøver