Rapporteringskrav til ACA for arbeidsgivere

Forstå de rimelige omsorgskodeksene, skjemaene og mer

Arbeidsgiverens mandatbrikke av Affordable Care Act er i full effekt. Dette betyr at arbeidsgivere må tilby et bestemt nivå av helsedekning til sin heltidsansatte (og avhengige barn) som begynner i 2015, og følge spesifikke IRS-rapporteringskrav som begynner i 2016 (for kalenderåret 2015). Arbeidsgivere må overholde mandatet eller møte en skattestraff.

Hvilke arbeidsgivere påvirkes?

Arbeidsgiveravtalen påvirker primært store arbeidsgivere med 50 eller flere heltidsansatte medarbeidere (kjent som en "stor arbeidsgiver").

Gjeldende store arbeidsgivere som ikke overholder arbeidsgivermandatet vil møte enten $ 2000 eller $ 3000 straff hvis en eller flere av sin heltidsansatte (de som jobber i gjennomsnitt på minst 30 timer per uke) kjøpsdekning i en stat eller føderal bytte ut og kvalifisere for et tilskudd.

En potensiell årlig straff på $ 2000 ($ 166,67 per måned) kan vurderes mot hver heltidsmedarbeider dersom arbeidsgiveren ikke gir minimum nødvendig dekning til minst 95% av heltidsansatte og deres pårørende (70% i 2015) og bare en heltidsansatt kvalifiserer for et tilskudd.

I tillegg, selv om arbeidsgiveren oppfyller minimumskravet til dekning, kan en $ 3 000 års straff ($ 250,00 per måned) fortsatt bli vurdert mot hver heltidsansatt som kvalifiserer for et tilskudd, dersom tilbudet ikke oppfyller både et overkommelig og minimumsverdi krav.

Dette betyr at dekning ikke skal koste ansatt mer enn 9,5% av sin inntekt for dekning som bare gjelder for ansatte (som en sikker havn) og må ha en aktuarmessig verdi på 60% eller mer.

En gjeldende stor arbeidsgiver må også rapportere til Internal Revenue Service (IRS) at dens dekning oppfyller disse kravene.

For å rapportere denne informasjonen har arbeidsgivere nye rapporteringskrav under Internal Revenue Code §§ 6055 og 6056.

Disse seksjonene krever at arbeidsgivere og helseforsikringsselskaper rapporterer dekningsinformasjon til skattemyndighetene og gir de ansatte den informasjonen de trenger for å rapportere om sine egne individuelle selvangivelser.

Skjemaer knyttet til rapporteringskravene

Følgende skjemaer er knyttet til det individuelle mandatet (kodeseksjon 6055):

• Skjema 1094-B: Dette er overføringsformen som arbeidsgivere vil bruke til å arkivere med Forms 1095-B.
• Form 1095-B : Forsikringsselskaper vil utstede dette skjema innen 31. januar 2016 hvis arbeidsgiverens helseplan er fullt forsikret og brukes som bevis på dekning for enkeltpersoner ved innlevering av deres 2015-avkastning. Forms 1095-B forberedt for hver dekket ansatt (og pårørende) må også bli innlevert til IRS innen 29. februar 2016 (31. mars 2016, ved elektronisk innlevering).
• For gjeldende store arbeidsgivere som sponser selvforsikrede planer, kan arbeidsgiver enten fylle ut skjema 1095-B eller forenkle prosessen og fullføre del III av skjema 1095-C (diskutert nedenfor).

Følgende skjemaer er knyttet til arbeidsgiverens mandat (kodeseksjon 6056):

• Skjema 1094-C: Dette er en transmittal form som inneholder kumulativ informasjon om arbeidsgiverens ansatte og dens tilbudstilbud.

• Formular 1095-C: Arbeidsgivere må utarbeide Form 1095-C på vegne av alle heltidsansatte innen 31. januar 2016, og innleveres til IRS (sammen med Form 1094-C ) senest 29. februar 2016 (31. mars) , 2016, hvis arkivering elektronisk) .
  Arbeidsgivere med 50 eller flere heltidsansatte ansatte må ferdigstille delene I og II i dette skjemaet på vegne av hver heltidsansatt, uansett om de tilbys dækning eller ikke. Hvis arbeidsgiveren selv forsikrer sine helsemessige fordeler, må de også fullføre del III. I tillegg må arbeidsgivere utarbeide en forenklet form 1095-C for de ikke-heltidsansatte som er påmeldt planen for å oppfylle kravene i kodeks 6055.
• Disse skjemaene skyldes skattemyndighetene innen 29. februar 2016, hvis de sendes inn på papir, eller 31. mars 2016, hvis de sendes elektronisk. Merk at elektronisk overføring er nødvendig av arbeidsgivere med 250 + retur. Dette vil fortsette hvert år fremover.

IRS Indikatorkoder

En arbeidsgiver trenger en klar forståelse av IRS indikatorkoder som en kritisk komponent for å forberede seg til rapportering. En arbeidsgiver bør ha en sterk forståelse for hvordan man kan bestemme lønnsomheten til den ansattes andel av kostnaden (beregning, formel, etc.), om det var tilbud om dekning til hver og heltidsansatt, og om eller ikke helsevesenet var rimelig for de ansatte som var påmeldt.

Komme i gang: For det første må arbeidsgivere sikre lønnsystem og / eller fordelingsadministrasjonssystemer er oppdaterte og forberedt på å fange opp og lagre informasjonen som kreves for rapportering. Arbeidsgivere bør begynne å bygge en strategi i dag med lønnsavdelingene eller leverandørene, og vurdere engasjerende konsulenter for å hjelpe deres firma til å forberede seg til å overholde.

Et selskaps menneskelige ressurser, fordeler og finanslag har også sentrale roller i å utarbeide en rapporteringsstrategi. Helseforsikringsutstedere, meglere, CPAer, eller skatte- og finansrådgivere og noen ganger tredjepartsadministratorer, er partnere som en arbeidsgiver trenger for å samle og rapportere dekningsprosessene nøyaktig.

Arbeidsgivere bør begynne å møte med disse partnerne og engasjere dem i en rapporteringsstrategi så snart som mulig.

Straff og lindring: Gjeldende arbeidsgivere vil møte overordnede rapporterings straffebestemmelser under Kode § 6721 (manglende innlevering av korrekt informasjon) og § 6722 (manglende innlevering av korrekt mottakeroppgave) . I stor grad spenner straffen fra $ 100 opp til $ 1,5 millioner for ikke å fil eller arkivere feil.

Hvis arbeidsgiveren kan vise at den har gjort en god trosinnsats for å overholde rapporteringskravene i en rettidig og nøyaktig måte, kan det være mulig at kortsiktig lindring fra rapporteringsstraffene foreligger.

Denne lettelsen gir ekstra tid til å utvikle prosesser, samle nødvendige data, og rapportere selskapets dekninginformasjon på riktig måte. Derfor kan du på forhånd forberede sjansene for at en arbeidsgiver får en straff.

Takeaway

Arbeidsgivere bør begynne å fullføre en strategi for rapportering i samsvar med den føderale loven nå. En arbeidsgiver bør sørge for å jobbe med sin HR-avdeling, lønnsavdeling eller lønnsselger, fordelingsadministrasjonssystem, fordeler megler / konsulent og skatterådgivere for å få all nødvendig informasjon.

En strategi som inkluderer disse partnerne er nøkkelen til å rapportere nøyaktig, unngår straffer og opprettholder selskapets generelle trivsel. Arbeidsgivere som er forberedt og vet hva som må skje på forhånd, vil til slutt overholde rapporteringskravene.

Ansvarsfraskrivelse:

Susan Heathfield og hennes gjesteskrivere gjør sitt ytterste for å tilby nøyaktig, sunn fornuft, etisk HR-ledelse, arbeidsgiver og arbeidsplassrådgivning både på denne nettsiden og knyttet til fra denne nettsiden, men de er ikke advokater og innholdet på Nettstedet, mens autoritativt, er ikke garantert for nøyaktighet og lovlighet, og skal ikke tolkes som juridisk rådgivning.

Nettstedet har et verdensomspennende publikum og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, slik at nettstedet ikke kan være endelig på alle av dem på arbeidsplassen din. Når du er i tvil, alltid søke juridisk råd eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale myndighetsressurser for å sikre at din juridiske tolkning og beslutninger er riktige. Informasjonen på dette nettstedet er kun for veiledning, ideer og hjelp.

Mer om den rimelige omsorgsloven

• Bedrifter har muligheter til å håndtere den rimelige omsorgsloven
• Hvordan arbeidsgivere håndterer helseomsorgsreform og usikkerhet
• Hva er ACA og Health Care Reform?
• Individuell delt ansvarlig betaling (skatter)