Et eksempel på selskapsmøteprosjekt for å få deg i gang
Planlegg prosjektet
Ditt første skritt er å planlegge planen.
Du starter med å diskutere arrangementet med interessentene. Hvis dette ble gjort i fjor, gikk det riktig? Hva gikk galt? Hvem klarte prosjektet og kan de hjelpe deg med å unngå fallgruv i år? Siden administrerende direktør har tildelt prosjektet til deg, hva vil han / hun ha ut av arrangementet? Når skal arrangementet være? Hvor? Hva er budsjettet?
Samle så mye informasjon som mulig. Dette blir skjelettet som du bygger prosjektplanen på.
Bygg teamet
Hvilke andre ressurser trenger du for å gjøre dette prosjektet til en suksess? Er det folk i andre avdelinger som kan hjelpe deg med å gjøre denne hendelsen til en suksess? Hva trenger du å gjøre for å få hjelp? Kan du bare spørre eller trenger du å få formell godkjenning fra sjefen sin? Hvor mye tid trenger du fra dem? Hvilke spesifikke ferdigheter trenger du å gi dem? Kan noen andre gi den ferdigheten hvis personen du ønsker ikke er tilgjengelig?
Siden dette er et fellesskapsmøte, hvordan kan HR hjelpe?
Trenger du hjelp fra Facility Department? Hva med markedsavdelingen? Trenger du hjelp i dette området?
Planlegg agendaen
Når du vet hvor lenge møtet varer, begynner du å fylle tidsblokkene. Trenger du en åpnings høyttaler? Hvem vil det være? Skal du holde deltakerne sammen eller vil du kaste dem i mindre grupper for en del av programmet?
Hvor mange andre høyttalere trenger du? Hvem vil ordne de mindre øktene hvis du bryter ut?
Vil arrangementet ta mer enn en dag? Hvordan lukker du Day One? Hvordan vil du gjenåpne på dag to?
Hvordan vil du pakke opp på slutten? Trenger du en avsluttende tale? Hvordan vil du håndtere logistikken til folk som sjekker ut av hotellet hvis du bestiller en?
Finn plass
Finn ut hvor mange som kommer. Deretter bestemme hvor stor en plass du trenger. Hvor skal arrangementet holdes? Er det plass på bedriftens kontor eller trenger du et større rom? Vil konsernsjefen ha møtet holdt utenfor stedet slik at folk kan konsentrere seg, eller vil han / hun ha det på kontoret for å minimere kostnadene?
Hvilke egenskaper i ditt område kan gi den plassen du trenger? Er et hotell i nærheten av flyplassen et godt valg for å minimere reisetiden for folk som kommer fra byen, eller burde du finne noe ut av byen som blir roligere?
Hva belaster de forskjellige stedene for deres fasiliteter? Hva inkluderer de og hva skal du kjøpe og ha tatt med? Vil de tildele en person for deg å jobbe med? Hva er deres policy om materiale og mennesker fra utsiden?
Klare det
Etter å ha samlet svarene på minst de fleste av disse spørsmålene, kan du begynne å sette sammen prosjektplanen.
Husk at det vi viser her er listen over prosjektoppgaver, arbeidsavbruddstrukturen (WBS). Det inkluderer ikke noe av avhengighetene mellom oppgaver eller tidslinjer. De vil bli lagt til senere.
Eksempel på selskapsmøteprosjektplan
I hvordan man planlegger et prosjekt Ved hjelp av de grunnleggende verktøyene for prosjektledelse , diskuterte vi tenkningen bak prosjektplanlegging og ved hjelp av prosjektledelsesferdigheter under planleggingsprosessen. Her er hvordan en prosjektplan arbeidsavbrudd struktur (WBS) kan se etter et prosjekt for å planlegge et selskapsmøte:
1. Planlegg prosjektet
- Bestem budsjettet
- Diskuter med administrerende direktør for å etablere prosjektmål
- Kontakt tidligere prosjektleder (PM) for tips
- Bestem interessentlisten
- Kontakt interessenter for input.
- Opprett ønsket dato for arrangementet
- Bestem hvor mange høyttalere / presentatører som trengs
- Bestem hvor mange støttepersonell som trengs
- Bestem hvor mange ansatte som skal delta
- Liste over mulige steder for arrangementet
2. Bygg prosjektgruppen
- Få rep fra markedsføring
- Få rep fra HR
- Se om innkjøp vil tildele noen til å hjelpe
- Spør Susan om å håndtere alle høyttalernes detaljer
- Få rep fra fasiliteter
- Planlegg prosjektlaget kick-off møte
3. Utvikle dagsorden
3a Plan dag ett
- Angi starttidspunkt
- Sett tid, ordne plass og bemanning for registrering
- Angi lengden på morgen økten
- Angi lengden på taler
- Beregn antall høyttalere som trengs for morgen økt
- Rekruttere høyttalere
- Planlegg mid-morning break (tid og lengde)
- Ordne oppdatering av konferanserom under pause (vann, søppel, etc.)
- Planlegg lunsjpause (tid, lengde, sted, meny, hvem betaler)
- Planlegg ettermiddagsøkt (lengde, antall høyttalere)
- Rekruttere ettermiddags høyttalere
- Planlegg Dag One-lukking (tid, hvem, lengde)
3b Plan dag to
- Angi starttidspunkt
- Angi lengden på morgen økten
- Beregn antall høyttalere som trengs for morgen økt
- Rekruttere høyttalere
- Planlegg mid-morning break (tid og lengde)
- Ordne oppdatering av konferanserom under pause (vann, søppel, etc.)
- Planlegg lunsjpause (tid, lengde, sted, meny, hvem betaler)
- Planlegg ettermiddagsøkt (lengde, antall høyttalere)
- Rekruttere ettermiddags høyttalere
- Planlegg avslutningstale (tid, hvem, lengde)
- Ordne utsjekking timing med hotellet
4. Planlegg rommet
- Bestem antall deltakere
- Planlegg plasseringsarrangementet (rader vs. tabeller)
- Beregn plass som trengs
- Undersøk plasser som er tilgjengelige med den mengden plass (kostnader, sted, tjenester inkludert)
- Count antall høyttalere hver dag og totalt
- Bestem antall og type støttepersonell som trengs
- Finn ut hvor mange deltakere / høyttalere / ansatte som trenger rom
- Forhandle kostnader og datoer med tilgjengelige steder
- Tegn kontrakt med valgt sted
5. Publiser arrangementet
- Fullfør alle detaljer med hendelsesstedet
- Pass på at deltakere blir varslet
- Varsle alle høyttalere av emne og presentasjonstid / dag
- Varsle alle støttepersonell på plikter og skift
- Få RSVP fra deltakerne
- Gi beskjed til utskiftede deltagere etter behov
6. Følg opp
- Få utkast til taler fra alle høyttalere
- Gå gjennom siste taler
- Få navnekoder for alle deltakere, høyttalere, ansatte
- Kjøp noen materialer og gaver til deltakerne
- Bekreft med hendelsesstedet
7. Review og Rate
- Send tilfredshetsundersøkelse til alle deltakere
- Send undersøkelse til alle høyttalere
- Send takk til alle høyttalere og ansatte
- Hold et nært møte med prosjektteamet
Videre planlegging
Prosjektplanen arbeidsavbrudd struktur (WBS) ovenfor viser et eksempel for planlegging av et selskapsmøte. Det er bare en oversikt. Prosjektteamet vil fortsatt måtte jobbe med disse elementene og utvide på mange av dem. I tillegg vil de måtte jobbe med tiden som trengs for hver oppgave, oppgavens relative betydning og sammenhenger / avhengighet mellom oppgavene.