Per definisjon er prosjekter midlertidige og unike tiltak, i motsetning til vanlige operasjonelle aktiviteter. Og mens mange bedrifter stoler på trente, sertifiserte prosjektledere for å lede sine tiltak, er prosjektkunnskaper i økende grad påkrevd for alle fagfolk.
Denne artikkelen gir en introduksjon til å planlegge et prosjekt for enhver profesjonell interessert i å vedta praksis som fungerer så godt for profesjonelle prosjektledere.
Ta deg tid til å definere og planlegge prosjektet ditt:
Prosjektledere forstår at en stor del av den totale prosjektvarigheten blir brukt i planleggingen . Mange av oss har en tendens til å skynde seg for å starte arbeidet, som i en verden av prosjekter ligner på å hoppe på å lese instruksjonene på det nye møbelet du kjøpte fra en av de "samle det selv" -handlerne. Sjansene er at rushet til å gjøre arbeidet uten å lese instruksjonene, vil skape noen alvorlige problemer på et tidspunkt i ditt forsøk.
I stedet for å rushing rett inn i arbeidet, er det viktig å spikre ned noen kritiske problemer:
- Hva lager du egentlig? Vær så spesifikk som mulig.
- Når må den fylles ut av?
- Hvilke ressurser (personer, utstyr og budsjett) har du tilgang til, for å fullføre prosjektet?
De tre ovennevnte elementene er de grunnleggende komponentene i en omfangserklæring. Hver prosjektleder jobber for å avklare omfanget før arbeidet påbegynnes.
Scoping selskapet Holiday Party Initiative:
Et utvalgsoppdrag for selskapsferien kan lese som følger:
Vårt mål er å planlegge og levere et selskapsferiefest for 100 ansatte og deres betydelige andre før utgangen av desember til en pris som ikke overstiger $ 10.000. Vår planlegging og koordinering vil bestå av 4 medlemskomiteen med tilsyn av konsernsjef. Partiet vil inneholde en åpen bar, belagt måltid, dessert og underholdning.
Bare ta deg tid til å lage den enkle, men viktige utsagnet, gir kraftig veiledning for teamet som er involvert i prosjektet. Alle forstår prosjektets art, tidsramme, ressurser og budsjett.
Bryt avstanden inn i diskrete arbeidsblokker:
Prosjektledere lager noe som kalles en arbeidsavbruddskonstruksjon for å beskrive i klare, handlingsbare termer, alt arbeidet i prosjektet som må fylles ut av noen i en bestemt tidsramme. I din situasjon kan arbeidsnedbrudd omfatte:
- Identifiser plassering.
- Bekreft tilgjengeligheten av rommet og lås det inn med et depositum.
- Velg matalternativer.
- Bekreft linjen og hva linjen inneholder.
- Identifiser dessertalternativene.
- Opprett og distribuere invitasjoner med matvalg.
- Fullfør matvalg basert på returnerte invitasjoner.
- Bestem deg om typen underholdning.
- Gjennomgå alternativer for underholdning og velg.
- Bekreft oppsett av spisestuen.
- Kjøpe bord gaver til gjester.
- Koordinere og levere arrangementet.
Prosjektledere vil utvikle denne sammenbruddet av prosjektets arbeid uten hensyn til ressurser eller timing, men mer i brainstorming format. Når alt arbeidet som er nødvendig for å oppnå prosjektets omfang er identifisert, er det på tide å sette det i orden, tildele ansvar og be om tids- og kostnadsestimater fra gruppemedlemmene dine.
Opprette prosjektplanen fra arbeidsavbrudd:
Etter å ha fullført det enkle arbeidssammenbrudd som er identifisert på forrige side, må du nå:
- Bekreft at alle de viktigste elementene for å oppnå prosjektets omfang er identifisert.
- Bekreft hvem som skal håndtere hvilke arbeidsobjekter og opprett en ansvarsmatrise som beskriver de ansvarlige partiets store arbeidsoppgaver.
- Be om at hvert lagmedlem vurderer sine oppgaver, identifiser tids- og kostnadsestimater, notatfrister, oppsummer ressursbehov og sørg for at de har grundig vurdert arbeidet de må ha ansvar for.
Når de ovennevnte trinnene er fullført, skal prosjektgruppen jobbe sammen for å ordne hendelsene i riktig rekkefølge, og notere konflikter for ressurser eller potensielle planleggingsutfordringer. Merk: En prosjektleder vil fullføre dette trinnet ved å utvikle et nettverksdiagram , beregne den kritiske banen og deretter planlegge ressurser, ofte ved hjelp av dataprogramvare.
For ditt mindre prosjekt ved hjelp av uformelle metoder, kan det være alt som er nødvendig å legge ut elementene i sekvensen etter en enkel post-it-notatype. Denne prosessen vil gi deg mulighet til å utvikle et komplett bilde av trinnene som er involvert og tidsfrister for planlegging og levering av et flott feriefest!
La arbeidet begynne:
Nå som du har tatt deg tid til å riktig utvide prosjektet, identifisere de viktigste oppgavene, ordne oppgavene og evaluere tid og ressursbehov, er du forberedt på å sette teamet til å jobbe med deres tildelte ansvar. Din rolle som den uformelle prosjektlederen er å overvåke arbeidet, støtte gruppemedlemmene og bidra til å identifisere og løse utfordringer som de oppstår. En god prosjektleder møtes regelmessig med gruppemedlemmene for å vurdere fremdrift og identifisere og navigere framvoksende risikoer.
Bunnlinjen:
De samme tilnærmingene som er skissert ovenfor, kan brukes på alle prosjektforhold i avdelingen eller forretningsenheten. Utvikle et klart omfang, identifisere arbeidet, tilordne ressurser, utvikle estimater og en tidsplan, og deretter overvåke og kontrollere arbeidet. Din praksis vil bli anerkjent og verdsatt av de profesjonelle prosjektledere på arbeidsplassen din, og resultatene dine vil bli mye bedre enn å bare hoppe inn i arbeidet uten å tenke på det. Best av suksess med ditt neste initiativ!
-
Oppdatert av Art Petty