Internrevisorer graver i andres virksomhet for å leve. På overflaten høres dette ut som de setter seg inn der de ikke hører hjemme, men faktisk spiller de en viktig rolle i å beskytte sine organisasjoner fra.
Når du går gjennom din offentlig tjeneste karriere , er det en god sjanse du må svare på spørsmål interne revisorer utgjør. Disse spørsmålene kan komme av mange forskjellige grunner, og svært få av dem betyr faktisk at du er anklaget for feil. I de aller fleste tilfeller samler de bare informasjon. For eksempel kan de prøve å forstå hvordan din del av organisasjonen fungerer.
Det er ikke nødvendig å spenne når en internrevisor snakker til deg. Internrevisorer er fagfolk som bare prøver å gjøre dagens arbeid. Gitt, deres arbeid kan gjøre deg og andre ubehagelige. De identifiserer svakheter i systemer og anbefaler korrigerende tiltak.
Men til slutt gjør de deres organisasjoner bedre, og dine svar på deres spørsmål er avgjørende for at dette skjer. Så her er tre tips for å svare på interne revisorer når de kommer banker på døren din.
01 Svar ærlig.
Interne revisorer vet når noe ikke helt legger til. Ikke gi dem en grunn til å tvile på troverdigheten din ved å være noe mindre enn helt ærlig.
Hvis du ikke vet svaret på et spørsmål, må du ikke prøve å bløffe deg gjennom det. Du kommer bare til å gjøre deg selv dum når de finner det virkelige svaret. Det langt bedre valget er bare å si at du ikke vet svaret. Hvis det er noe du kan undersøke for dem, tilbyr du det. De kan ta deg opp på tilbudet, eller de kan allerede ha noen ideer om hvordan du får svaret.
Når du tror at de interne revisorene kanskje ikke liker svaret ditt, ikke vær sjenert fra å gi svaret ditt. De vil forstå ting som de egentlig eksisterer, så selv når svaret ditt ikke er hva som vil gjøre jobben enklere eller hva de forventer å høre, må de vite sannheten.
02 Anta at de ikke vet noe om ditt fagområde.
Internrevisorer er vanligvis skarpe mennesker, men de kan ikke være eksperter i alt. Noen fokuserer sin faglige opplæring og arbeider med bestemte aspekter ved internrevisjon som informasjonssystemer eller økonomi, men antar ikke at de vet ditt fagområde.
Dette høres ut som et gitt, men det er lett å gå inn i bruk av jargong eller hoppe over trinnene når man beskriver prosesser. Hva en tankeløs handling er for deg, er sannsynligvis ikke den interne revisor som ønsker å forstå forretningsprosessene dine. Tenk på hver handling du tar. Noe som kan virke som et skritt for deg, kan faktisk være flere trinn du har meldt sammen i tankene dine gjennom år med repetisjon.
Selv når samtalen virker kjedelig og altfor enkel, husk at internrevisorer prøver å bryte ned prosesser i deres minste aktiviteter. Først da kan de finne hvor prosesser kan gå galt.
03 Koble prikkene til dem.
Ikke bare dekonstruerer interne revisorer prosesser til deres minste biter, de ser også etter sammenkobling mellom mennesker og prosesser. De ser etter alle de som er involvert i en prosess for å se hvem som trenger å være involvert, hvem som ikke er involvert, men må være, hvordan disse menneskene samhandler og om det er tilstrekkelige kontroller på plass for å forhindre eller fange svindel, avfall eller misbruk.
Når du reagerer på interne revisorer, peker du på hvor du og dine prosesser samhandler med andre og deres prosesser. Ved å koble prikkene til dette gir de et klarere bilde av hvordan organisasjonen fungerer som en helhet. Slike opplysninger gir også interne revisorer muligheter for hvem du skal snakke med og hvor du skal finne mer informasjon.