Hver gang en av disse representantene i firmaet har hatt kontakt med klienten eller prospektet (enten personlig, telefonisk, via e-post eller post), skal han eller hun angi kontaktinformasjonen til kontaktpersonen system (eller CMS, for kort).
Årsakene til denne sporing er:
- Å evaluere disse representantene og sette kompensasjon.
- For å sikre at klienten eller prospektet kontaktes med passende frekvens, ikke for ofte eller for sjeldent.
- Å spore resultater av disse kontaktene, som for eksempel finansielle eiendeler samlet, eller investeringsbankengasjementer vant.
Som det endelige punktet antyder, bør innganger til et omfattende CMS også inkludere notater om resultatene av disse kontaktene, inkludert hvilke typer beregninger som skal være en del av firmaets styringsrapporteringsregime . Resultatene som er oppgitt av fagfolk som legger inn i et CMS, må være underlagt uavhengig bekreftelse.
Case Study:
Den høye nettoverdispesialisten ansatt av Merrill Lynch , som er kjent som Private Advisory Services, hadde en bonusordning som i stor grad var formell, basert på husholdningenes eiendeler samlet. I Merrill Lynchs høye nettoverdi CMS vil spesialistene angi mengden eiendeler som en kunde eller et prospekt hadde deponert (eller lovet å sette inn) med firmaet i henhold til deres markedsinnsats.
Deretter ville kontrollen av Private Advisory Services overvåke aktivitet i disse kundens regnskap for å bekrefte om innskuddene faktisk hadde funnet sted. I tillegg vil oppføringer i CMS bli brukt til den subjektive delen av bonusene, for å vurdere hvor aktiv spesialistene hadde vært i å følge opp på oppdrag.
Dessuten vil oppføringer i CMS bli kategorisert med hensyn til spesifikke markedsføringsinitiativer, for eksempel Vintage Motor Sports, Merrill Lynch Shootout og sponsor av symfoni eller museumskvelder. Disse dataene vil også bli brukt til å evaluere de økonomiske avkastningene fra sponsing og kampanjer .