Ikke la det stå ut av meldingen i noen andre hender
Her er en mer forklaring som hjelper deg å forstå viktigheten av din "out of office" -melding, og hvorfor du bør planlegge litt tid til å jobbe med den.
Det setter forventninger ... for alle
(Forhåpentligvis) tar du barselsorlov etter at barnet ditt er født. Denne gangen bort fra kontoret er privat og veldig spesielt. Du får aldri denne gangen tilbake med ditt nyfødte. Noen gang. Så det er viktig å beskytte denne perioden i livet ditt.
Du vet hvordan det føles å få en jobb-epost mens du er på ferie, ikke sant? Du føler deg tvunget til å sende et raskt svar! Men mens du er på permisjon, har du ikke tid til et "raskt" svar.
Du og din familie er velkommen til et annet medlem i verden. Denne bindingsperioden vil bli fylt med søvnløse netter, en uforutsigbar tidsplan, hormonfluktuasjoner, legeavtaler, besøkende, og hvem vet hva annet. Også, det vil være en god mengde forandring i deg og alle rundt deg som du vil ønske å administrere.
Skrive e-post under disse forholdene vil ikke produsere ditt beste arbeid. Din "out of office" -melding beskytter deg mot arbeidsforstyrrelser, så vel som dårlig gjennomtenkte e-poster.
Innstilling av grenser er et must i løpet av denne tiden. For å bidra til å sette arbeidslivet på vent, sett en ny prioritet at det nyfødte og alt som følger med, kommer først.
Når du lager det rette ut av kontormeddelelsen, forstår dine kunder, kolleger og alle andre som prøver å nå deg, hva din nye prioritet er og forhåpentligvis vil ikke krysse den.
Så hvordan lager du en fantastisk "ikke forstyrr" melding for å beskytte en slik spesiell tid?
Gi din "Out of Office" Melding noen tanke
Når du er rundt 26 uker, begynner gravid å jobbe med meldingen "Off of Office". Hvis du får muligheten til å lagre en tittel for denne meldingen, tittel det "Foreldreorlov - Utenom kontoret".
Forbereder meldingen på forhånd gir deg mer kontroll over hva meldingen din vil si. Du er den som kjenner jobben din, hvem vil ta over ditt ansvar, og når du kan komme tilbake til kontoret. Bestem om du vil si at du vil være tilbake på en bestemt dag, i en bestemt uke, eller ikke nevne en date i det hele tatt. Hvis du ikke gir en bestemt person, kan avsenderen kontakte, avgjøre om du vil nevne lederens e-post eller et telefonnummer de kan ringe.
Når du lager denne meldingen på forhånd, sparer du alle, inkludert deg selv, tid og energi. Du må kanskje forlate kontoret uventet (du vet at du skal levere babyen din), slik at meldingen er opprettet, gir IT-administratoren din eller din leder en forberedt melding å bruke.
Vil du at IT eller din leder setter inn tonen i denne meldingen? Heck nei!
Når meldingen "ut av kontoret" er lagret, fortell administratoren din. De vil gjerne høre at du er forberedt på utgangen din, og det er en mindre ting de trenger å gjøre for å støtte deg.
Ting å inkludere i din melding
Nedenfor er en melding "ut av kontoret" du kan bruke. Når du aktiverer meldingen i e-postprogramvaren din, svarer den automatisk på e-postmeldinger som sendes til deg i løpet av en bestemt tid du angir.
Det er opp til deg hvis du vil informere mottakere hvor du er. Du kan bare si at du er "ute av kontoret" eller du kan informere dem om at du er på barselsorloven. Hvis du foretrekker å ikke informere alle at du er på barselsorlov , sletter du bare de tre ordene "for barselsorlov". Du kan bruke en variant av denne e-postmeldingen for utvidede ferier eller forretningsreiser også!
Hvor du ser (parenteser), sett inn de riktige ordene eller setningene for dine forhold.
Takk for din e-post. Jeg er ute av kontoret på barselsorlov til (dato du forventer å returnere).
Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, vennligst kontakt (navn på kollega som dekker for deg, med kontaktinformasjon, lederens e-post eller telefonnummer).
(Hvis du har bestemte prosjekter, dekker du opp prosjektnavnet og personen som dekker deg).
Hvis saken din ikke er haster, svarer jeg på e-posten din når du kommer tilbake.
Vennlig hilsen,
(Navnet ditt)