Unngå å gjemme seg bak datamaskinen eller telefonen i disse scenariene
Faktisk, under visse omstendigheter, bør du unngå dem. Visst, det er lett å gjemme seg bak datamaskinen og si hva du vil si via tastaturet. Men noen ganger må du gå ut i verden og bruke stemmen din.
Her er tre situasjoner hvor det ville vært bedre hvis du ikke slo send.
Unngå å slå send for å løse konflikt
Vi har alle vært med i en e-post eller meldingsstreng mellom to parter som prøver å løse et problem. Noen ganger kan du være en av de to hoveddeltakerne, eller kanskje du bare er en av mange som noen følte seg tvunget til å ta med deg.
Med hver e-post eller melding svarer problemet eskalerer. Til slutt, det som kanskje var et relativt lite problem, har blitt en mye større. Dette resulterer vanligvis i et møte mellom de to parter, samt en veileder eller en leder for å løse konflikten.
I stedet for å bruke e-post eller meldinger for å løse konflikter, ring også personen eller planlegg et møte mot ansikt. Hvis du er mottaker av en e-post eller melding fra noen andre som prøver å løse et problem, motstå fristelsen til å svare via e-post. Plukk opp telefonen eller gå inn på den andre personens kontor og si: "Jeg mottok e-posten din og syntes det var bedre om vi diskuterte denne situasjonen en-mot-en i motsetning til e-post.
Har du noen få minutter å snakke? "
Hvis e-post er ditt eneste alternativ, må du ikke kopiere andre på den. Å gjøre det eskalerer problemet. Hvis du er på mottakersiden av en slik e-post, må du ikke trykke "svar alle". Bare svar på den enkelte som sendte e-posten. Hvis du "svarer alle", bør svaret si: "Jeg setter pris på at du bringer denne situasjonen til min oppmerksomhet.
Jeg ringer deg om et minutt for å diskutere. "Dette vil varsle alle som har blitt kopiert som du tar vare på situasjonen en-mot-en.
Unngå å slå Send når du er opptatt
Har du noen gang vært opprørt over noe og sparket av en scathing-e-post bare for å føle øyeblikkelig anger? Eller kanskje du har vært på mottakersiden av en slik e-post eller melding.
Etter en forstyrrende situasjon eller interaksjon er det en nedkjølingsperiode som vi trenger . E-post og meldinger gir ikke til dette; det er øyeblikkelig av design. I stedet når du har roet ned, ring eller besøk personen for å diskutere situasjonen. Hvis du er på mottakersiden av en e-postadresse, unngå trang til å svare. Gi deg selv tid til å roe seg ned og deretter ringe personen og be om å diskutere ansikt til ansikt.
I fremtiden bestemmer du på forhånd at du aldri vil bruke e-post eller meldinger når du er lei deg. Gjør dette til en uforpliktende pakke med deg selv.
Hvis du føler behov for å skrive noe når du er lei deg, skriver du en melding. Ikke skriv det inn i e-post selv om du ikke har tenkt å sende meldingen. Du ville ikke være den første personen som ved et uhell traff "send" i stedet for "lagre" -knappen.
Unngå å slå Send for å sende dårlige nyheter
Ingen liker å motta dårlige nyheter og motta det via e-post eller en melding kan legge til salt til såret.
Har du noen gang sendt e-post til en klient for å fortelle dem at bestillingen deres ble forsinket? Eller messaged en venn for å gi henne beskjed om at du ikke kunne delta på hennes bursdagsfest? Eller hva med å sende e-post til sjefen din for å varsle ham om at du ikke var ferdig med et prosjekt og ville savne fristen din?
Hvis svaret på noen av disse spørsmålene er ja, må du slutte å bruke e-post eller meldinger for å kommunisere dårlige nyheter. Hvis du bruker e-post eller meldinger til å kommunisere dårlige nyheter, kan du sende meldingen du ikke bryr deg om, eller at problemet ikke er viktig nok til å garantere din personlige oppmerksomhet. Når du bruker e-post eller meldinger til å kommunisere dårlige nyheter, har du ingen måte å dømme personens reaksjon på. Mest sannsynlig vil folk bli skuffet eller opprørt. Hvis du ikke leverer nyheten personlig, kan deres følelser av skuffelse eskalere og skape en enda verre situasjon.
Til slutt, når du bruker e-post eller meldinger i dette scenariet, vises du feig. Kunder, medarbeidere, sjefer og venner setter pris på folk som har mot til å kommunisere dårlige nyheter i person.
Hvis du er usikker på om meldingen din kvalifiserer som dårlige nyheter, spør deg selv: "Vil jeg motta en e-post eller en melding med denne typen nyheter, eller vil jeg foretrekke å få det kommunisert personlig?". Deretter opptre i henhold til dette.
Mens det ikke er tvil om at e-post eller meldinger er et raskt og effektivt kommunikasjonsmiddel, er det ikke alltid et passende. Følg retningslinjene ovenfor og unngå å bruke e-post eller melding når det er upassende å gjøre det.