Holde en skriftlig oversikt over et møte på arbeidsplassen eller konferansen
Her er noen tips som hjelper deg med å håndtere denne oppgaven med finesse. Finn ut hva du skal gjøre før, under og etter møtet.
Før møtet
- Velg innspillingsverktøyet: Det første du må gjøre er å bestemme hvordan du skal ta notatene dine. Vil du gå på skole og bruke penn og papir, eller vil du gå tech og bruke en bærbar datamaskin, nettbrett eller smarttelefon. Sjekk med sjefen din for å se om han eller hun foretrekker deg å bruke en bestemt metode. Det er usannsynlig, men mulig.
- Pass på at verktøyet ditt er i orden og ha en sikkerhetskopi bare hvis den opprinnelige en mislykkes. Hvis du tar med en bærbar PC, har du for eksempel penn og papir også. Du vil ikke måtte stoppe møtet mens du søker etter noe å skrive på hvis datamaskinen krasjer.
- Les møteledelsen før møtet starter. Det vil tillate deg å formulere en oversikt for dine minutter. Legg igjen plass under hvert element på det og skriv notatene dine der. Å gjøre dette vil gjøre jobben litt enklere, så lenge personen som kjører møtet stikker til dagsordenen.
Under møtet
- Passer rundt et attendance ark og sørg for at alle logger inn. Du må inkludere en liste over alle deltakere i de offisielle møtetidene.
- Pass på at du vet hvem alle er. På den måten vil du kunne identifisere hvem som snakker og riktig registrere den informasjonen.
- Legg merke til tidspunktet møtet starter.
- Ikke prøv å skrive ned hver eneste kommentar. Det er greit å bare inkludere hovedidéene. Vær veldig forsiktig med å ikke legge ut ting som du er uenig i. Dine forstyrrelser bør ikke påvirke deg. Husk at dette er en offisiell konto og ikke din oppfatning av hva som skjedde!
- Skriv ned alle bevegelser, som gjorde dem, og resultatet av stemmer, hvis noen; Du trenger ikke å skrive ned hvem som utstede en bevegelse. Selvfølgelig kan reglene i organisasjonen din avvike, så bekreft dem først.
- Dersom stemmer om noen forslag eller diskusjoner blir utsatt til neste møte, gjør du oppmerksom på det.
- Opptak sluttidspunktet for møtet.
Etter møtet
- Skriv opp minuttene så snart som mulig etter møtet, mens alt er fortsatt friskt i tankene dine. Hvis du finner en feil i notatene dine eller hvis du har et spørsmål, kan du få det oppklaret raskt ved å snakke med andre deltakere.
- På den endelige kopien av protokollen, Ta med navnet på organisasjonen, tittel på komiteen, type møte (daglig, ukentlig, månedlig, årlig eller spesiell), og dens formål.
- Gi tider det begynte og avsluttet.
- Gi listen over deltakerne og et notat om hvem som kjørte møtet. Du kan også indikere at du tok protokollen. Ta med navnet ditt på deltakerlisten, og i parentes etter ditt navn, si at du tok protokollen. Alternativt, i slutten av dokumentet kan du logge av ved å skrive "Respektivt innlevert av," etterfulgt av navnet ditt.
- Proofles minuttene før du sender dem inn. Spør noen andre som deltok på å se dem også. Han eller hun vil kunne fortelle deg om du ved et uhell forlot noe.
- Send dem til personen som løp møtet, med mindre du har fått beskjed om å gjøre noe annet.