1. Mind Your Manners
Selv i en verden der vi rushing for å få ting gjort så raskt som mulig for å gå videre til neste oppgave, ta deg tid til å bruke gode manerer i e-posten din.
Ikke forsøm å si "takk" og "takk".
Når du adresserer folk du ikke kjenner godt eller i det hele tatt, eller med hvem du bare har et formelt forhold, adresser dem etter tittel og etternavn, med mindre de har bedt deg om å gjøre noe annet. For eksempel, si "Kjære Mr. White" eller "Kjære Ms Gray." Hvis du svarer på en e-post, og avsenderen av den opprinnelige meldingen bare har skrevet det med fornavnet, kan du trygt anta at det er greit å adressere dem på samme måte.
2. Se din tone
Tone er hvordan du som forfatter kan uttrykke din holdning i en e-postmelding. Det påvirker hvordan det mottas. Du vil vanligvis sørge for å komme over til mottakeren som respektfull, vennlig og tilnærmet. Du vil ikke høres eller kreves. Les meldingen flere ganger før du trykker på sendingen.
Når du skriver til noen som du har kommunisert før, begynner du å si noe vennlig som "Jeg håper du har det bra". Mens emojis kan hjelpe deg med å formidle tone lettere, avstå fra å bruke dem i profesjonell e-post med mindre du skriver til noen med hvem du har et veldig uformelt forhold til.
Bruk aldri dem når du skriver til en potensiell arbeidsgiver.
Det anses alltid dårlig e-post etikett for å skrive en e-post eller en del av en i alle store bokstaver. Det vil få deg til å se ut som du roper.
3. Vær kortfattet
Opptatt folk har hverken tid eller tilbøyelighet til å bruke mer enn et minutt å lese en individuell epost.
Hvis du vil tillate at mottakeren din leser meldingen raskt, og fortsatt forstår det, må du holde det kort.
Ikke la ut relevante opplysninger, men. Sørg for at meldingen din klart viser grunnen til at du skriver det i utgangspunktet. Ingen sparer tid hvis du ender med å ha frem og tilbake mens du prøver å forklare detaljene du har utelatt.
4. Unngå å bruke tekstforkortelser
Selv om du vil spare tid, bør du ikke bruke tekstforkortelser i din profesjonelle e-post. Hvis du skriver mye, så mange som mulig, kan du være vant til å bruke en slags stenografi for å snakke med vennene dine. For eksempel kan du bruke "u", "ur" og "plz" i stedet for "deg", "din" og "vær så snill". Disse forkortelsene har ingen plass i bedriftskorrespondanse, med mindre mottakeren er noen som du har et uformelt forhold til.
5. Bruk en profesjonell e-postadresse
For meldinger knyttet til din nåværende jobb, bruk alltid e-postadressen din arbeidsgiver har tildelt deg. Du bør imidlertid aldri bruke den til å sende meldinger som ikke er relatert til jobben din, for eksempel hvis du er på utkikk etter en ny. Bruk en personlig e-postkonto i stedet.
Hvis du ikke har en personlig konto, for eksempel, den leverandøren av Internett-tjenesten din ga når du registrerte deg for tjeneste, få en gratis e-postkonto.
Bruk Gmail eller en annen tjeneste til å konfigurere en adresse som høres profesjonelt ut. Ikke bruk noe dumt eller suggestivt. Ditt første fornavn og etternavn eller ditt fulle navn er passende valg.
6. Ikke glem spelling og grammatikkalling
Det er viktig at du korrekturlaster e-posten din. Ikke forsøm dette kritiske trinnet, uansett hvor travelt du er. De tingene du vil være oppmerksomme på, er riktig stavemåte og riktig grammatikk. I tillegg til å stave vanlige ord korrekt, vil du også stave personens navn riktig, inkludert mottakerens navn og navnet på hans eller hennes firma.
Vær forsiktig med å stole for tungt på stavekontrollere. De kan ikke merke feilstavinger av ord når de brukes feil. For eksempel vil en stavekontroll ikke flagge ordet "til" i setningen "Jeg må stille spørsmål til deg", selv om det i denne sammenheng bør være "to". Dobbeltsjekk stavekontrollene du er usikker på, ved å bruke en gratis online ordbok som Merriam-Webster.