Arbeidsgivere antar at folkene de ansetter, vet hvordan de skal utføre visse oppgaver. For eksempel vil sjefen din forvente deg å vite hvordan du skriver en profesjonell e-post og svarer på telefonen riktig. Disse oppgavene er ganske enkle, men andre er litt mer kompliserte, for eksempel unnskyldning for en feil. Det er ikke noe alle vet hvordan de skal gjøre. Her er åtte oppgaver, noen enkle og noen ikke, som alle må mestre:
- Sende en profesjonell e-post: Hvis du er under 30 år, er det svært sannsynlig at du har brukt e-post siden du har kjent hvordan du skriver. Det du kanskje ikke vet er at det er stor forskjell mellom å sende epost til vennene dine og bruke dette mediet for arbeidsrelatert korrespondanse. Når du skriver til vennene dine, kan du skrive i små bokstaver, bruke slang og forkortelser, og kanskje til og med la feilstavinger og dårlig grammatikk slippe av. Kontrast det med profesjonell e-post, hvor de samme tingene er blant de "nots" som du bør være oppmerksom når de svarer med kollegaer, sjef eller klienter. Les mer: Tips for å skrive profesjonell e-post .
- Skrive et notat eller forretningsbrev: Det er vanskelig å forestille seg å måtte sende en papirkopi av et notat eller brev i stedet for en e-post, men det kan skje. Hvis det noen gang gjør det, bør du vite hvordan du gjør det riktig. Les mer: The Proper Business Letter Format.
- Telefonsamtaler og telefonsamtaler: Du har gjort og mottatt telefonsamtaler hele livet ditt. Selvfølgelig vet du hvordan du gjør denne svært enkle oppgaven: du henter telefonen og sier hei (eller hvis du ringer, spør etter personen du vil snakke med). Det er greit for personlige telefonsamtaler, men ikke for forretningssamtaler. Når du svarer på et anrop, må du alltid identifisere deg selv og oppgi navnet på avdelingen eller firmaet ditt. Gi navnet ditt til personen som svarer på telefonen når du er den som ringer og så fortell ham eller henne hvem du prøver å nå. Les mer: Du hadde meg på Hei: Bli kjent med riktig telefonisk etikett .
- Å gjøre introduksjoner: Når du møter noen nye, er det høflig å introdusere deg selv til ham eller henne. Det er også god oppførsel å introdusere folk til hverandre. I en arbeidsrelatert situasjon er det alltid best å bruke for- og etternavn. For eksempel, si "Hei, jeg er Mary Smith" når du møter noen for første gang. Du kan også gjøre dette når du går inn i noen du har møtt før, men hvis navn du ikke husker. I så fall kan du legge til "Jeg vet vi har møtt før, men jeg er redd jeg har glemt ditt navn." Sjansene er at de ikke husker din heller! Når du introduserer andre sier, for eksempel, "John Jones, jeg vil at du skal møte Peter Smith."
- Å ta minutter på et møte: Mange jobber involverer å delta på møter, i hvertfall av og til. Ofte er det nødvendig at det blir holdt skriftlige opptegnelser, kalt minutter, av disse sammenkomster. På et tidspunkt kan personen som kjører møtet be deg om å ta disse minuttene. Når du gjør det, må du registrere navnene på deltakerne som er til stede og nøye ta notater som opsummerer alt de diskuterer. Du må også skrive inn protokollen etter møtet. Les mer: Å ta møterom .
- Skrive en "å gjøre" -liste: Det kan hende du må ofte sjonglere flere oppgaver enten ofte eller av og til. Den beste måten å holde orden på dem alle er å holde en "å gjøre" -liste. Skriv ned alle oppgavene du er ansvarlig for, prioritert innen forfallsdato. Enten du bruker en telefonapp, en programvare eller et stykke papir, må du kontrollere at du enten kan sjekke ut eller krysse ut elementer etter hvert som du fullfører dem. Legg også merke til datoen. Ikke slett elementer fordi du vil kunne holde oversikt over de du har fullført.
- Unnskyld for en feil: For å be om unnskyldning for en feil må du innrømme at du har gjort det. Det er vanskelig å gjøre, men det er nødvendig. Det er viktig at du handler raskt - så snart du skjønner feilen din, snakk med sjefen din eller hvem som helst det vil påvirke. Prøv å ha en plan for å rette feilen. Les mer: Hva å gjøre hvis du gjør en feil på jobben .
- Å ringe i syke: Ingen liker å bli syk, men enda mer enn det, hater de fleste å ringe seg syke til jobb. Et usikre arbeidsmarked har ført oss til å tro på vår tilstedeværelse på kontoret (eller hvor arbeidsplassen din forekommer) er av største betydning. Selv om det er sant at du ikke skal ta syke dager unødvendig, bør du prøve å unngå å smitte dine medarbeidere. Hold deg hjemme hvis du har noe de kunne fange! Sørg for å følge arbeidsgiverens varslingsprosedyrer. Les mer: Ringe på syke til jobb .