Hvordan skrive en RFP

Opprett en RFP som vil få resultater

En forespørsel om forslag

, noen ganger kalt en RFP eller RFQ for "forespørsel om sitat", er et dokument et selskap utsteder når man ønsker å kjøpe et produkt og ønsker å gjøre sine spesifikasjoner tilgjengelige for allmennheten. Dette er vanligvis tilfellet når flere selskaper vil by på jobb eller jobb, og det inviterer mer konkurransedyktige priser. Men innsatsen kan gi bud som er bortkastet tid, eller verre, ingen bud i det hele tatt, hvis du ikke forbereder RFP riktig.

Slik fungerer det for best suksess.

Vanskelighetsgrad: Gjennomsnittlig

Tid kreves: Det tar ofte flere dager

Dette er hvordan:

1. Gjør leksene dine: Finn ut hva du trenger, hva du vil, og hva som er mulig før du begynner å skrive din RFP. Ikke utsted en RFP for en maskin som kan produsere 1500 widgets en time hvis du aldri har solgt mer enn 25 per måned. Det er ikke noe poeng i å utstede en RFP for en flygende bil når en messenger kan komme gjennom trafikken like raskt på en sykkel.
2. Skille mellom dine behov og ønsker: Hvis du vil kjøpe et program som kan overføre bilder mellom hovedkvarter og varebiler på arbeidsstedet, kan du spesifisere antall bilder du trenger per sekund, maksimal størrelse på bildene du trenger, og den nødvendige oppløsningen. Visst, det kan være fint å ha disse bildene i fargen, men er det virkelig nødvendig? Hvis du virkelig trenger en bestemt spesifikk, bruk ord som "vil," "skal" og "må". Dette indikerer at disse er kravene. Spesifikasjoner som bare er "ønsker", bør identifiseres med ord som "mai", "kan" og "valgfritt".

1. Bestem hva vinneren vil se ut : Forslagene du får som svar på RFP vil avvike. Hvert svarende selskap vil ha forskjellige styrker og svakheter. Noen vil fokusere på laveste pris. Andre vil gi inn på beste kvalitet . Likevel vil andre tilby et komplett funksjonssett. Bestem deg foran hva du leter etter - laveste pris, raskeste levering eller en kombinasjon av de to.

1. Organiser dokumentet : Alt du skriver for virksomheten bør gis en stor del av tanken og bør organiseres. En oversikt er et bra sted å starte. I det minste trenger du seksjoner for en introduksjon, krav, utvalgskriterier, tidslinjer og prosess. Mange av disse seksjonene har delseksjoner.
2. Skriv inn introduksjonen : Her vil du forklare potensielle budgivere hvorfor du publiserer RFP og hva du håper å oppnå ved å gjøre det. Innledningen kan også inneholde en oppsummering av hovedpoengene fra de andre seksjonene, inkludert forfallsdato. Innføringen av en RFP for et bildeoverføringssystem kan lese noe slikt: "XYZ Company ber om forslag til et svært pålitelig, brukervennlig system som er i stand til å overføre bilder fra hovedkontoret til varebiler hvor som helst i hovedstadsområdet. må være mottatt innen mandag 5. mars 2007 klokka 8.00 PST. "
3. Forklar krav : Denne delen er en av de viktigste og det tar vanligvis mest tid. Du må spesifisere størrelsen og klarheten til bildene som skal overføres, og den nødvendige hastigheten. Vær spesifikk, men fortell ikke budgiverne hvordan du vil at arbeidet skal utføres, med mindre det er viktig. Du vil kanskje bryte denne delen opp i delseksjoner etter system. For eksempel: a) Bildestørrelse og kvalitet b) Overføring (som kan inkludere både ønsket hastighet og eventuelle krav som gjør overføringen sikker) og c) ønskede alternativer (der du kan oppgi fargen som et ønskelig alternativ).

1. Utvalgskriterier : Her forteller du budgivere hvordan du velger det vinnende budet. Du kan avsløre så mye eller så lite du vil. Det er en god ide å inkludere en setning som: "Den vinnende budgiveren, hvis noen, vil bli valgt utelukkende av dommen fra XYZ Company." Noen offentlige RFP er svært spesifikt om utvalgskriterier, men de fleste kommersielle RFP er mindre presise. Du vil kanskje opprette et regneark som tildeler hver bud et bestemt antall poeng i hver kategori, og deretter har et lag valgt det beste budet fra de med de tre øverste poengene.
2. Tidslinjer : Denne delen forteller selskaper som ønsker å by på RFP, hvor raskt de må handle og hvor lenge prosessen forventes å ta. Vær rimelig når du angir dine frister. Ikke be om forslag til komplekse systemer, og gi budgiverne bare noen få dager til å svare. Gi lengre tid til å forberede et bud hvis RFP er stor, hvis ønsket kjøp er komplisert, eller hvis du trenger mer detaljert respons. Dette er også hvor du kan fortelle budgiveren hvor lenge evalueringsprosessen vil ta, når de blir varslet om de har lyktes, og hvor snart de må levere.

1. Prosess: Bruk denne delen til å forklare hvordan prosessen vil fungere, fra å sende ut RFP til å tildele kontrakten og starte arbeidet. Denne seksjonen kan si at budene er forfallen på datoen som er angitt i trinn 8 ovenfor. Alle budene blir vurdert for å sikre at de oppfyller alle krav og er lydhør. Alle responsive bud blir scoret i X-kategorier (du kan oppgi kategoriene hvis du ønsker) og de tre beste budene vil bli evaluert av forslaget laget for å velge den vinnende budgiveren og en alternativ. Forhandlinger med vinnende budgiver forventes å resultere i en kontraktspris innen to uker. "
2. Bestem hvordan du sender ut RFP : De fleste RFP-er sendes ut, men de trenger ikke å være. Du kan sende en RFP via e-post, eller du kan legge inn den på bedriftens nettside. Bare vær sikker på å spesifisere navnet eller nummeret som budgiverne skal bruke for å identifisere RFP de svarer på.
3. Bestem hvem som vil motta RFP: Du har kanskje allerede identifisert leverandørene du vil kjøpe. Firmaet ditt kan til og med ha en liste over akseptable leverandører. Hvis ikke, kan du finne mulige leverandører gjennom ditt profesjonelle nettverk , ved å søke på nettet, eller ved å spørre pålitelige leverandører av andre materialer for deres anbefalinger. Ikke begrens listen over hvem som mottar RFP til bare "store" selskaper eller "etablerte" leverandører. Du kan finne bedre ideer og enda bedre priser fra mindre leverandører som ofte er mer interessert i å vinne din virksomhet.
4. Send RFP.