En enkel guide til å følge
Prosjektstyringsplanen er faktisk et generisk begrep for alle delplanene som du skal produsere for prosjektet. Vi kan definere prosjektstyringsplanen som alt som er dekket i disse planene:
- Kravsforvaltningsplan
- Omfangsstyringsplan
- Planleggingsplanen
- Kvalitetsstyringsplan, hvis du har en
- Kostnadshåndteringsplan
- Risikostyringsplan (som bør referere til risikoglassen din )
- Endre styringsplan
- Innkjøpshåndteringsplan, hvis du trenger en til prosjektet
- Konfigurasjonshåndteringsplan, igjen, bare hvis du planlegger å skrive en: Du kan ikke føle at det er nødvendig på prosjektet ditt
- Human resource management plan
Prosjektstyringsplanen inneholder også viktig informasjon om prosjektets grunnlinjer, spesielt for omfang og tidsplan. Dette gir deg en linje i sanden som du kan henvise til slik at du lett kan se hva som har endret seg når du endelig lukker prosjektet og sammenligner planlagt til den faktiske ytelsen.
Når det er sagt, eksisterer prosjektstyringsplanen som et eget dokument. Her er hva som skal inkluderes og hvordan du refererer til de andre seksjonene.
Hvordan skrive prosjektstyringsplandokumentet
Start dokumentet ditt med navnet på prosjektet og datoen.
Bruk en mal fra Project Management Office hvis du har en, for å lagre å måtte starte fra bunnen av.
Ta deretter med disse seksjonene:
Terskelgrenser og Baselines: Staver ut hvordan baselinjene vil bli styrt for planen, omfanget, kostnaden og kvalitetsområdene i prosjektet. Angi hva de akseptable avvikene til planleggingen vil være (for eksempel +/- 10 prosent) og hva du vil gjøre hvis det ser ut som de vil bli overtrådt.
Du har kanskje allerede dokumentert disse i Project Charter .
Governance: Angi hvilke prosjekt vurderinger, peer vurderinger og andre styringsforanstaltninger du vil søke mens du går gjennom prosjektledelsens livssyklus. Som et minimum bør du inkludere det formelle skiltet på slutten av hver fase. Dette er en av rollene til prosjektsponsor. Du kan også legge inn detaljer om kvalitetsanmeldelser som du vil holde hvis det passer for prosjektet ditt.
Metodikkbeslutninger: Dette er et godt sted å skrive ned hvilke biter av prosjektledelsesmetodikken du har bestemt deg for ikke å gjøre fordi det ikke er relevant. For eksempel kan du legge merke til at du ikke skal gjøre en innkjøpshåndteringsplan fordi det ikke kreves anskaffelser for prosjektet ditt.
Alt annet: Ikke begrenset til disse overskriftene. Inkluder alt annet du mener kan være relevant for planleggingen av prosjektet, for eksempel koblinger til andre prosjekter i selskapet, eksterne faktorer som kan påvirke planlegging du vil bringe til andres oppmerksomhet og så videre.
Dattersplansene
Hvis du fusjonerer alle prosjektdokumenter til en, blir det en stor prosjektstyringsplan. Det er best å inkludere koblinger (eller i det minste en beskrivelse av hvor dokumentet kan bli funnet) i dette dokumentet.
Så hvis noen vil gå og lese den, kan de finne den, uten at prosjektstyringsplanen din blir så overveldende lenge at ingen ser på det i det hele tatt.
Ikke glem å lenke til baselinjene også. For prosjektlinjens basislinje, lagre en versjon av planen din og lenke til den. For kostnadsbaseline, lagre en versjon av budsjettplanleggingen din i dag og link til det. Disse dokumentene er levende dokumenter og vil endres når prosjektet går videre, men du beholder de originale filene slik at du kan se tilbake på dem og gjøre sammenligningen.
Til slutt legger du til versjonskontroll i prosjektstyringsplanen din slik at hvis du trenger å oppdatere den, vil du enkelt kunne se om du jobber med den nyeste kopien.