Hvordan skrive effektive e-poster

01 Først, vurder meldingen og mottakeren

Deretter vurderer mottakerens synspunkt. Hvilken informasjon trenger han eller hun til å handle eller forstå meldingen? Gi nødvendig (men ikke overdreven) bakgrunnsinformasjon. Husk også passende etikett for denne bestemte mottakeren. Emoticons og forkortelser, som OMG eller LOL, er ikke hensiktsmessige for jobbsøknader og de fleste forretningsmessige e-postadresser.

02 Skriv en Beskrivende Email Subject Line

Når du skriver en e-post, må du ikke skrive noe vag i emnelinjen som "hei" eller "jobb-hjemme-jobb" eller la det være tomt. E-post med denne typen emnelinje har en god sjanse til å ende opp i mottakers spam-boks eller bare ignoreres. Hvis du søker om en jobb, legger du navnet på stillingen i emnelinjen. Hvis e-posten er til en kollega, gjør emnelinjen et kort uttrykk som oppsummerer formålet med meldingen. En annen fordel ved å skrive en beskrivende emnelinje er at det blir lettere for deg å finne i innboksen din hvis du trenger å søke etter det senere. Noe med en e-postlinje som "Spørsmål" vil ikke være nyttig, skjønt.

03 Hils mottakeren riktig

Hvis du kjenner mottakerens navn, men ikke personlig kjenner ham eller henne, hilser du ved å bruke en tittel, f.eks. Kjære fru Brunelli. (Bruk "Ms" for kvinner når du er usikker på om "Fru" eller "Frøken" passer.) Hvis du er usikker på kjønn, bruk bare for- og etternavnet, dvs. kjære Chris Smith. Hvis du ikke kjenner personens navn, kan du starte din epost uten hilsen eller bruke en enkel hilsen, f.eks. Hei, hilsener, kjære leder, etc.

Hvis e-posten er til en kollega eller noen andre du vet, bruker du navnet du vil bruke personlig eller på telefon.

04 Bruk riktig grammatikk og tegnsetting

Det er veldig viktig å bruke riktig grammatikk i en e-post. Bevisst eller ubevisst, straffer leserne avsendere for grammatiske feil.

• Run-On-setninger - Når du skriver en e-post, må du ikke spare perioder. Den lille pause gir leserne tid til å ta inn ordene 'betydninger. Kort setninger tillater flere av disse små pausene. Bryt opp lange setninger selv når de ikke er teknisk kjennetegn.
• Kommas - For få eller for mange kommaer kan være forvirrende. Lær å bruke kommaet riktig.
• Emne-Verb-avtalen - Setninger med denne typen feil er røde flagg for arbeidsgivere som søker kandidater med gode kommunikasjonsevner. Gjennomgå regler for fagordsavtale.

05 Sjekk stavemåte og kapitalisering

Bruk en stavekontroll, men stol ikke på den. En stavekontrollerer ikke "de" for "den" eller "der" for "deres", og denne typen feil indikerer uforsiktighet. Ikke bruk tekstforkortelser som "u" for "deg" eller "tho" for "though."

Bruk riktig kapitalisering. De fleste vet å kapitalisere begynnelsen av setningen og de egentlige substantivene, men mange mislykkes i å gjøre det i e-post. Vis at du ikke har noe imot å ta den ekstra brøkdel av et sekund for å trykke på shift-tasten. På den annen side kan for mange store bokstaver avlede leseren. Unngå å skrive setninger i alle kapsler (som mange tolker som ekvivalent med å skrike i person), samt å kapitalisere, bare for vekt, det første bokstavet av ord som ikke er i begynnelsen av en setning eller egne substantiver.

06 Bruk enkel formatering i e-post

Husk at e-postprogrammer alle vises annerledes. Det som ser perfekt ut på skjermen, kan kjøre sammen på andres. Av denne grunn må du unngå å lime inn et svært formatert tekstbehandlingsdokument, som et CV eller et brevbrev, i en e-post. Bruk dokumenter som er skrevet i vanlig tekstformat.

Lag avsnittene korte. I likhet med perioder gir avbrytelser av leser øye på leserens øye. Noen som leser e-post på en mobiltelefon vil dra nytte av korte avsnitt. Men vær forsiktig med å følge grunnleggende regler om avsnitt.

07 Vær kortfattet

Meandering e-post som begraver poenget blir lagt inn og til slutt glemt. Eller verre, de kan bli misforstått. Gjør din hensikt klar, bruk kortfattet språk.

• Eliminer Wordiness - Skriv med aktive verb. "Jack sendte meg skjemaene" bruker et aktivt verb. "Skjemaene ble sendt til meg av Jack" er passiv. Passivformen bruker bare noen få ord, men den legger til. Mer enn det, krever det leserne å omorganisere ideene i hodet.
• Hold deg til punktet - Motstå fristelsen til å legge til fremmed informasjon eller ideer. Lagre disse for en annen e-post.
• Bruk Bullet Points - Disse tillater at leseren din bruker visuelle ledetråder til å ta inn det som er viktig. Men hvis du er i tvil om hvordan kuler vil vise, bruk stjerner eller bindestreker for å lage kuler.

08 Signer e-post på riktig måte

Hvis e-posten din er standard til en standard signatur, må du passe på at den aktuelle e-postadressen du sender, er riktig. Signaturer med politiske uttalelser eller navn og alder av barna dine er fine for personlig e-post, men for jobb bruk en mindre personlig signatur. Avhengig av jobb og arbeidsgiver, kan du likevel tilpasse e-post signaturen med et tilbud. Velg noe ikke-kontroversielt. Hvis du spørre om en jobb, bruk signaturen din til å gi passende kontaktinformasjon uten noen anførselstegn eller ekstra tilpassing.

09 Les / gjenkjenne før du trykker på Send

Sjekk etter stave- og tegnsettingsfeil før du klikker send. Hvis du finner en feil i en e-post for et jobbprogram, må du fikse det så les det igjen før du klikker send. Men også les for innhold. Hvis e-posten din er lang, tenk på måter å gjøre det mer konsistent. Og hvis e-posten din er kontroversiell eller ble skrevet i sinne, må du trykke på Lagre ikke sende. Kom tilbake til det noen timer eller en dag senere og se om du fortsatt vil sende den.

Dette kan høres ut som mye å gjøre før du sender en e-post, men hvis du sender effektive e-poster og organiserer e-posten mer effektivt, vil du finne at du faktisk har mer tid ikke mindre.