Når prosjektlagene fungerer bra , kan de få mye gjort. Så lenge prosjektleder har en god prosjektplan og gruppemedlemmer villige til å jobbe sammen, har det en tendens til å fungere godt. Nødvendige ressurser er oppnådd, frister er oppfylt, og kvaliteten er i det minste akseptabel.
Når lagmedlemmer ikke utfører til avtalt normer og standarder, er et prosjekts tidslinje, kvalitet og budsjett truet. Dårlig ytelse på prosjekter skjer fra tid til annen. Når det gjøres, må prosjektledere håndtere det raskt og effektivt for å minimere skade på prosjektet. Uadressert dårlig ytelse går ikke bort alene.
Det er viktig å følge trinnene i den rekkefølgen de presenteres til ytelsesproblemet er løst. Når ytelsen forbedres, trenger en prosjektleder ikke lenger å følge trinnene. Hvis problemet oppstår igjen, kan prosjektlederen velge å starte trinnene over eller plukke opp hvor han eller hun sluttet. En prosjektleder må benytte faglig vurdering til å bestemme hvilket tiltak som skal tas. Råd fra prosjektsponsor kan være nødvendig.
01 Adresse problemet direkte med teammedlemmet
Noen ganger vet folk ikke at de utfører dårlig og må bli fortalt. De fleste er villige til å fikse ekte problemer når de er kjent. Ville du ikke vite om du ikke møtte en kollegas fornuftige forventninger?
Kom til en avtale om hvordan dere to skal fortsette. Du kan begge trenger å gjøre forpliktelser om hvordan du skal oppføre seg i fremtiden. For eksempel kan det hende du må være mer presis når du kommuniserer hva du forventer, og lagmedlem må kanskje stille klare spørsmål når han ikke forstår hva som forventes. Ved å endre oppførselen din, fremmer du godvilje fra lagmedlemmet mot deg.
02 Gi teammedlemmet en sjanse til å korrigere oppførsel
Når et lagmedlem vet om hans eller hennes fornærmende atferd, gi ham eller henne en sjanse til å rette opp det. Når du går videre med prosjektet, se etter måter å sette opp medarbeiderne for å lykkes. Hvis du for eksempel har diskutert et lagmedlems manglende tidsfrister, må du sjekke inn med lagmedlemmet godt før neste frist for å se om det er noe du kan gjøre for å hjelpe ham med å gjøre neste frist.
03 Utskal problemet til teammedlemmets veileder
Hvis du prøver å trene problemet mellom de to av dere ikke trener, er neste skritt å eskalere problemet til teammedlemmets veileder. Når du går til veilederen, forklarer ytelsesproblemet og skisser trinnene du har tatt for å løse det. Hvis du har gjort en god tro forsøk på å håndtere situasjonen selv, vil de fleste veiledere være villige til å hjelpe deg.
04 Igjen, gi teammedlemmet en sjanse til å korrigere adferd
Etter at lagmedlemmets veileder er oppmerksom på problemet, trenger du nå å gi lagmedlemmet en ny sjanse til å korrigere hans eller hennes oppførsel.
På punkter i denne korrigeringsprosessen kan du bli fristet til å gjenta trinnene. For eksempel vil du kanskje få problemet til lagmedlemmet en gang før du går til sin veileder. Til tider er dette et fornuftig handlingsforløp. Andre ganger forlenger du bare den dårlige ytelsen. Hver situasjon er annerledes, så du bruker din vurdering og eventuelt råd fra prosjektsponsor eller sjef.
05 Escalate problemet til prosjektsponsor
Hvis den dårlige ytelsen fortsatt skjer, er du lei av deg. Du har gitt medarbeiderne muligheter til å korrigere atferd, og han har slettet dem. Du har gjort alt du kan for å fikse problemet fra bunnen, men nå er det på tide å ta med den tunge hitteren for å fikse den fra toppen ned.
Som når du tok opp problemet til teammedlemmets veileder, legger du ut all relevant informasjon for sponsoren. Gå inn i møtet med prosjektsponsoren og vite hva du vil at han eller henne skal gjøre. Hvis du vil at en av sponsorens jevnaldrende skal rådgjøre lagmedlemmet, si det. Hvis du vil at medarbeiderne byttes ut med noen andre, så si det. Sponsoren er der for å støtte deg og gi deg det du trenger for at prosjektet skal lykkes. Fortell prosjektsponsor hva du trenger.
Det er en liten sjanse, problemet kan ikke løses med prosjektsponsorens inngrep. Hvis det er tilfelle, spør sponsoren om å prøve forskjellige handlingsmåter for å løse problemet. Når sponsoren har avtalt å ta på seg problemet, må han eller hun løse det. Sponsoren kan imidlertid ikke løse det hvis du ikke varsle sponsoren når problemet fortsatt er et problem.