Prosjektlederens rolle
Prosjektledere ...
Utvikle den store ideen
Prosjektlederens første jobb er å utvikle den store ideen. Det har ikke alltid vært slik. Ikke så lenge siden ble prosjektledere forventet å plukke opp en fullverdig idé, sannsynligvis en fullstendig sak, og omdanne den til en prosjektplan som kunne utføres.
I dag har prosjektlederrollen utviklet seg noe, og du vil sannsynligvis finne deg selv involvert tidligere og tidligere i prosjektet før det selv har blitt et "prosjekt".
Du vil samarbeide med prosjektsponsor for å kutte ideen til å danne et innledende bilde av prosjektet og finne ut om det er mulig.
Sett sammen teamet
Hvis din store ide blir ansett som mulig, så er ditt neste skritt å sette sammen et lag som kan arbeide for å gjøre den ideen til virkelighet. Du trenger en rekke personer som kan oppfylle ulike roller på et prosjektteam .
Ideelt sett leter du etter fagpersoner i hvert funksjonelt område, men du må også ta hensyn til tilgjengelighet. Prosjektledere kan ikke alltid få de ansatte de vil ha på et lag fordi de er opptatt på andre prosjekter. Hvis du ikke kan vente på at de blir tilgjengelige, må du jobbe med de som er tilgjengelige.
Du trenger ikke alle involverte i teamet hele tiden. Noen funksjonelle eksperter, som advokater eller pressemyndigheter, trenger bare å bli med i teamet på relevante punkter underveis. En del av ferdighetene i prosjektledelse og ressursforvaltning er å sørge for at du lar dem få vite at oppgavene deres kommer opp og deretter bringer dem opp på farten på prosjektet så snart deres ekspertise er nødvendig.
Organisere hva som skal skje
Under prosjektinitiering og tidlig oppstart, vil du jobbe med teamet ditt for å definere nøyaktig hva som må gjøres. Det innebærer å sette en klar definisjon for arbeidet og sørge for at alle forstår målene.
Det er verdt å si alt dette når det gjelder forretningsverdi eller fordeler: Med andre ord, forklar hvorfor du begynner på dette nye arbeidet.
Lede teamet
Nå har du satt sammen teamet ditt, og du vet alle hva du må oppnå sammen, det er prosjektlederens jobb å sikre at alt teamet jobber sammen for å oppnå det.
Det er vanskeligere enn det høres ut! Vellykket ledelse av et lag betyr å forhandle utfordringene av uenigheter, konflikter og å være på toppen av kommunikasjon til enhver tid. Du må motivere laget ditt til å gjøre en god jobb, selv når tider er tøffe. Det innebærer også coaching, trening, veiledning og utvikling av de som jobber med prosjektet, selv om de ikke jobber direkte for deg. Det er ofte en overhead glemt på prosjekter, men husk at folk utfører bedre hvis de føler at de respekteres og oppfordres til å gjøre sitt beste arbeid. Hvis du kan gjøre prosjektet ditt et sted hvor folk vokser og utvikler nye ferdigheter, vil folk ønske å jobbe med deg.
Ledende laget innebærer også å sette opp og administrere samarbeid på teamet. Dette kan være gjennom elektroniske prosjektledelsesverktøy eller ansikt til ansikt lagmøter, eller noe i mellom. Samarbeid og å bygge en følelse av "team" vil hjelpe prosjektressursene dine når det er konflikt eller vanskelige tider på prosjektet, for eksempel en tidsfrist som plutselig kommer fremover.
Administrere pengene
Prosjekter koster penger, og å kunne sette sammen et prosjektbudsjett er en viktig ferdighet for en prosjektleder. Men din rolle slutter ikke der. Du må kunne styre pengene og styre kostnadene på prosjektet fremover.
Du kan gjøre dette ved å:
- Utvikle estimater som dekker alle prosjektoppgaver og ressurser som kreves.
- Arbeide med fagpersonene dine for å sikre at disse er omfattende og komplette.
- Bruk estimatene dine til å opprette et prosjektbudsjett.
- Bruk budsjettet ditt til å forklare prosjektsponsor og være klar over hvor mye prosjektet skal koste.
Så gjennom hele prosjektet kan du håndtere kostnadene dine gjennom nøyaktig kostnadskontroll. Dette innebærer å sammenligne hva du bruker i det virkelige liv til estimatene og prosjektbudsjettet som du legger sammen. Forhåpentligvis er de ikke så langt fra hverandre, men hvis du oppdager en tendens til å bruke for mye eller feil anslag, så vil du være tidlig nok til å rette opp det, uten lykke. Du kan bare fikse det du merker, så god kostnadskontroll er viktig.
Ekspert tips: God kostnadskontroll innebærer mer enn bare sporing av utgifter. Du må også overvåke hvor mye arbeid som gjøres på prosjektet. Det er kombinasjonen av penger og oppgaver som er ferdig, som gir deg en oversikt over om prosjektet bruker utover sine midler.
Å gjøre beslutninger
La oss få en ting rett: mens prosjektsponsor er der for de enorme beslutningene, er du prosjektleder og ansvarlig for flertallet av beslutningene som er gjort på prosjektet. Selv de store. Selv når du ikke tar avgjørelsen, vil du legge fram en anbefaling for hvilken avgjørelse du mener sponsoren skal ta, fordi du har alle detaljer og har tilbrakt aldre med tanke på det, og de har kanskje ikke muligheten til å gjøre at.
Engasjerende interessenter
Ikke så lenge siden snakket prosjektledelseslitteraturen om interessentforvaltning. I dag er det anerkjent at du ikke kan 'administrere' en interessent. Det er naivt og litt fornærmende å foreslå at vi snakker om å "engasjere" dem i stedet.
I praksis har de involverte verktøyene ikke endret - det er bare retorikken og holdningen som er forskjellig. Du vil fremdeles utpeke hvem interessentene er på prosjektet og om de er spesielt kraftige eller innflytelsesrike i forhold til arbeidet du gjør. Utvikle en kommunikasjonsplan og sette den i bruk.
Stakeholder-engasjement betyr å jobbe med folk som er berørt av prosjektet for å sikre at de forstår de endringene som kommer.
Les neste: Håndtere vanskelige interessenter (fordi ikke alle skal være lette å jobbe med).
Lever prosjektets mål
Du vil gjøre dette med involvering av teamet ditt, og det er hva alt arbeidet hittil har ført til.
Å være i stand til å levere effektivt på det du lovte, er avhengig av å være veldig klar over hva det burde være. Du må dokumentere viktige suksessfaktorer og de tiltakene som skal brukes til å vurdere om du har oppnådd det du ønsker å gjøre.
Dette bør angis i prosjektets forretningssak eller prosjektinitieringsdokument (eller begge deler til varierende detaljnivå). Derfor bør det være relativt grei å se hva disse målene er - det er mindre greit å sørge for at du leverer dem.
God planlegging, sterk ledelse og evne til å se det store bildet, så vel som detaljene, vil hjelpe uhyre.
Administrer overlevering til live
Å levere prosjektets mål er ikke slutten på din rolle som prosjektleder. Det viktigste ved slutten av utførelsesfasen er å sørge for at du gir en klar og fullstendig overlevering til teamet som skal lede prosjektet fremover.
En god overlevering betyr at du kan ta et skritt tilbake. Du vil ikke lenger være "gå til" personen om prosjektet, og du vil kunne fortsette til ditt neste prosjekt og vite at bedriftsteamet kan gjøre det beste ut av det du har levert til dem.
Del kunnskapen
'Lærte erfaringer' er hvordan vi beskriver hva som ble lært gjennom prosjektet som kunne brukes på andre tiltak i fremtiden. Prosjektlederen bør holde et leksjonsmøte på slutten av prosjektet. Dette bidrar til at teamet vokser og opprettholder organisatorisk kunnskap. Med andre ord, det stopper selskapet å gjøre de samme feilene igjen.
Så det er det en prosjektleder gjør hele dagen. Din faktiske å gjøre-liste kan se litt annerledes ut fra denne listen, men i hovedsak alle oppgavene på det vil bidra til disse elementene i å være prosjektleder. Det er en omfattende og utfordrende jobb, men det er også variert og et godt karrierevalg!