Denne artikkelen ser på kunnskapsområdet for prosjektledelse i tid fra en veiledning til prosjektstyringsorganet for kunnskap (PMBOK® Guide) - femte utgave. Det er andre måter å se på prosjektplanlegging, men hvis du jobber med din PMP®-sertifisering, er PMBOK® Guide- tilnærmingen den du vil følge, og det er også god praksis for alle prosjektledere.
Prosjekttidsstyringsprosesser
Prosjektstyring i PMBOK® Guide består av 7 prosesser. Prosjektets tidsstyringsprosesser er:
- Planlegg planlegging
- Definer aktiviteter
- Sequence aktiviteter
- Anslå aktivitetsressurser
- Anslå aktivitetsvarighet
- Utvikle tidsplanen
- Kontrollskjema.
La oss se nærmere på hver av disse.
Planlegg planleggingsprosess
Dette trinnet er der du etablerer alle retningslinjer, prosedyrer og dokumentasjon som kreves for å administrere prosjektplanen din fra din første plan, pågående utvikling, utførelse og deretter kontroll av timeplanen.
Utgangen av å gjøre denne planleggingen er å produsere en tidsplan for styringsplan. Men i det virkelige liv vil du sannsynligvis ikke ha en egen plan for å administrere tidsplanen din. Mye av det du jobber her vil ende opp i prosjektstyringsplanen din (finne ut hvordan du skriver en prosjektstyringsplan her ), og det er helt tilstrekkelig.
Definer Aktiviteter Prosess
Denne prosessen identifiserer og dokumenterer hva du trenger å gjøre for å produsere prosjektets leveranser. Med andre ord identifiserer den prosjektoppgavene. Du vil bruke omfangserklæringen som du legger sammen under omfangsforvaltningsaktivitetene, for å hjelpe deg med å bryte ned arbeidet i individuelle oppgaver.
Hovedproduksjonen av å jobbe gjennom dette er at du vil ende opp med en definert liste over prosjektoppgaver. Det er nyttig som det er hovedinngangen til neste prosess.
Sequence Activities Process
Bruk oppgavelisten din, nå må du sette dem i riktig rekkefølge. På slutten av denne prosessen får du en oversikt over forholdet mellom prosjektoppgaver. Denne prosessen hjelper deg med å sette prosjektarbeidet i riktig rekkefølge, slik at du effektivt kan bruke prosjektets ressurser og levere så raskt som mulig.
PMBOK® Guide snakker om å produsere et nettverksdiagram som utgang av denne prosessen, men det er sjelden nødvendig, og absolutt ingenting du må gjøre for hånd. Hvis du vil gjøre nettverksdiagrammer av en eller annen grunn, bruk deretter prosjektstyringsprogramvaren til å gjøre det. Til slutt vil en liste over avhengigheter og potensielle start- og sluttdatoer for oppgaver være like bra og mindre tidkrevende.
Anslå aktivitetsressurser Prosess
Når du vet hva du skal gjøre, er neste trinn å finne ut hvilke ressurser du trenger for å oppnå det. Prosessen med estimataktivitetsressurser hjelper med det. I denne prosessen vil du finne ut hvilke menneskelige ressurser, utstyr og forsyninger du trenger, pluss mengden du trenger for hver.
Anslå Aktivitetsvarighet Prosess
Dette trinnet er hvor det harde arbeidet med å beregne hvor lang tid hver oppgave skal ta, skjer. Under denne prosessen vil du finne ut hvor lang tid det skal ta å utføre hver aktivitet, ved hjelp av ressursene du har identifisert.
Ikke glem å ta hensyn til ressurs tilgjengelighet og helligdager med aktivitetstiden din. Bare fordi en oppgave bare tar 8 timer betyr det ikke at det blir ferdig om morgenen.
Utvikle tidsplanprosessen
Til slutt kan du nå sette sammen prosjektplanen din. Med all informasjonen samlet fra de ovennevnte prosessene, bør det være enkelt.
Utvikling av tidsplanen er en av de mer kompliserte prosessene i PMBOK® Guide. Det er 13 innganger (alt over pluss risiko, omfang og elementer knyttet til prosjektets kontekst). Tidsplanen er bare en av utgangene, men de andre er (etter min mening) mindre viktige.
Tross alt har du gått gjennom alt dette for å få tidsplanen som er et kritisk dokument for å administrere prosjektets ytelse.
Tidsplanen din trenger ikke å være et Gantt-diagram. Her er 5 alternativer til Gantt-diagrammer for å vurdere.
Kontrollplanprosess
Endelig gir kontrollplanleggingsprosessen deg verktøyene du trenger for å overvåke og oppdatere prosjektplanen din, og sørge for at endringene styres på riktig måte og at du holder kontroll over tidspunktene for prosjektet ditt.
Forberedelse av prosjektplanen og sporing etterpå er store arbeidsstykker, men det er verdt å vite at du har en tidsplan som du kan være trygg på.