Denne artikkelen ser på kunnskapsområdet for prosjektomfangsstyring fra en guide til prosjektstyringsorganet for kunnskap (PMBOK® Guide) - femte utgave. Dette er ikke den eneste måten å definere prosjektstyring, men det er et godt utgangspunkt og vil være svært nyttig for deg hvis du jobber med din PMP®-sertifisering.
Prosjektområdehåndteringsprosesser
Prosjektomfangsstyring i PMBOK® Guide inneholder 6 prosesser. Prosjektets omfangshåndteringsprosesser er:
- Planlegg omfangsadministrasjon
- Samle krav
- Definer omfang
- Lag arbeidsavbruddsstruktur
- Bekreft omfanget
- Kontroll omfang.
La oss se på hver av dem.
Plan Scope Management Process
Poenget med å gjøre dette er å gi deg en scope management plan på slutten av den. Det beskriver hvordan du skal definere, administrere, validere og kontrollere prosjektets omfang. Å sette arbeidet opp foran for å definere dette gir deg noe å referere til senere. Du kan oppleve at du kan bruke et annet prosjekts omfangsforvaltningsplan som utgangspunkt, da omfangsadministrasjonsprosesser ikke varierer vilt mellom prosjekter når bedriften din har avgjort på en arbeidsform som er vellykket for dem.
Resultatet av denne prosessen er omfangsplanen. Dette er en del av prosjektstyringsplanen din og inkluderer:
- Hvordan du vil utarbeide en detaljert omfangserklæring
- Hvordan du vil opprette arbeidsavbruddstrukturen (WBS) fra omfangserklæringen
- Hvordan skal du vedlikeholde og godkjenne WBS
- Hvordan får du formell aksept for prosjektets resultater
- Hvordan du vil håndtere endringer i omfang.
Dokumentet trenger ikke å være utrolig detaljert eller veldig formelt: det må bare være egnet for formål.
Samle krav prosess
I denne prosessen vil du finne ut hva interessentene dine vil ha fra prosjektet. Når du har skissert din store ide , må du dokumentere kravene og håndtere interessenternes forventninger. Dette er viktig fordi ofte det de ber om, ikke er realistisk eller oppnåelig gitt andre prosjektbegrensninger, som kostnad.
Utgangen av dine krav til innsamling av arbeid er et dokumentert sett med krav. Dette bør være så omfattende som mulig og vil normalt inneholde flere kategorier av krav som:
- Funksjonelle og ikke-funksjonelle krav
- Stakeholder krav som rapporteringskrav
- Støtte og opplæringskrav
- Virksomhetskrav
- Prosjektkrav som servicenivå eller kvalitet
Du vil også dokumentere avhengighetene, forutsetningene og begrensningene som spesifikt forholder seg til kravene.
Definer Scope Prosess
Her er hvor du tar dine krav og gjør dem til en detaljert beskrivelse av produktet eller tjenesten som prosjektet ditt skal skape. Du vil ende opp med en prosjektomfangserklæring som du kan referere til under prosjektet. Det vil inneholde en liste over hva som er i omfang og hva som ikke er tilgjengelig. Det er viktig fordi folk ofte ikke husker hva som er spesifikt utelukket og kommer tilbake og ber deg om å gjøre arbeid på disse områdene.
Eventuelle innlemmelser må gå gjennom endringskontroll.
Lag arbeidsavbrudd Strukturprosess
Denne prosessen gjør at du kan slå listen over krav til en strukturert visjon om hva du trenger å gjøre. Hovedarbeidet her er å bryte ned store oppgaver i mindre, håndterbare biter.
Resultatet av denne prosessen er en WBS. Personlig bruker jeg ikke en WBS på mine prosjekter, men det kan være et svært nyttig verktøy. Hvis du ikke tenker visuelt, kan du oppnå det samme resultatet ved å lage en liste.
Validere Scope Prosess
Validate Scope-prosessen er ikke, som du kanskje tror, få forretningspartnere til å logge av WBS. Det handler om å sørge for at du har en prosess på plass for å få påminnelse om dine leveranser når tiden kommer.
Det er verdt å sette denne strukturen på plass slik at du ikke har noen spørsmål om hvem som skal godkjenne en leverbar eller hvilke kriterier de skal bruke for å si at den er fullført.
Når prosessen er fullført, har du akseptert leveranser, godkjent av den som trenger å godkjenne dem.
Kontrollomfang Prosess
Control Scope-prosessen er den siste i prosjektområdets ledelses kunnskapsområde. Det handler om å sørge for at det er effektiv endringskontroll hvis omfanget må endres. Det dekker også sporing av prosjektet med en "scope" -hatt på å kontrollere at det skal levere det du tror det vil.
Disse 6 prosessene utgjør prosjektets omfangsadministrasjonskunnskap, er i PMBOK® Guide -Fth Edition .