Det er imidlertid også mulig å bruke et Org-diagram som et styringsverktøy for å fremme oppnåelsen av organisasjonens mål.
Vi vil undersøke typiske eksempler på "standard" Org Charts. Vi vil se på forvirrende Org-diagrammer. Til slutt vil vi diskutere bruken av Org-diagrammet som et styringsverktøy.
"Standard" Organisasjonskart
Standard Org Charts brukes vanligvis til å vise folk den planlagte strukturen i organisasjonen. Denne "formelle" organisasjonen skal gjenspeile selskapets maktstruktur. Ofte gjenspeiler det bare ansvarstrukturen. Den virkelige kraften i organisasjonen følger ofte kommunikasjonslinjer i stedet for linjer i Org-diagrammet.
Diagrammene er typisk pyramideformet. De viser den ansvarlige på toppen. Under ham eller hun er klyngede underordnede, vanligvis i gradvis mindre bokser. Vanligvis blir individer vist på samme horisontale nivå i Org-diagrammet oppfattet som "jevnaldrende" i organisasjonen.
Dette Org-diagrammet fra Imperial College's Department of Computing (DOC) er typisk for pyramiddiagrammet.
Instituttlederen har fem styremedlemmer som rapporterer til ham direkte, pluss en assisterende leder og en søkekomité. Hver av styremedlemmer har sine direkte rapporter vist i de grønne ovaler under deres komiteer.
Forvirrende organisasjonsdiagrammer
Noen ganger kan Org Charts forvirre folk om hva strukturen egentlig er.
Dette er vanligvis ikke forsettlig, men gjenspeiler forvirringen av de involverte. Hvis du er usikker på gruppens funksjonelle relasjoner, eller hvis de ofte endres, er det nesten umulig å kartlegge dem nøyaktig.
Kanskje det vanligste stedet å finne forvirrende Org Charts er i den amerikanske føderale regjeringen. Org-diagrammet for Oak Ridge National Laboratorys datavitenskap og matematikkdivisjon gir ikke raskt en forståelse av organisasjonens struktur. Det ser ut til å foreslå at elleve funksjoner rapporterer direkte til direktøren.
Selv om kontrollspenningen (antall direkte rapporter som en leder effektivt kan overvåke) varierer betydelig, finner jeg det vanskelig å tro at dette er en optimalt fungerende organisasjon. Jeg mistenker at noen av funksjonens ledere er "mer like". Hvis vi skulle kartlegge kommunikasjonsflyten i denne organisasjonen, og hvor mye tid hver underordnet brukte med regissøren, ville noen av de direkte rapportene sannsynligvis bli omklassifisert som underordnede av andre funksjoner.
Organisasjonskart som et styringsverktøy
Org-diagrammer er vanligvis en reaktiv, snarere enn en proaktiv enhet. Vi har opprettet en organisasjon eller tillatt en til å utvikle seg, og den har vokst.
Det er ikke lenger klart for menneskene i organisasjonen, eller til de med hvem de samhandler, hvem er ansvarlig for hva. Så vi lager en haug med bokser og linjer for å vise alle som gjør hva. Deretter legger vi til stiplede linjer og lignende kunstige enheter for å vise at det vi først tok, er egentlig ikke alltid tilfelle.
Et bedre alternativ er imidlertid å lage et Org-diagram som reflekterer hvor du vil at organisasjonen skal gå, i stedet for bare å gjenspeile hvordan det er nå. Hvis du vil ha en flat, horisontal organisasjon, tegner du Org-kartet på den måten. Vis at seks eller åtte (eller til og med elleve som vi så over), rapporterer ledere til VD . Vis at alle ti programmører rapporterer direkte til prosjektlederen .
Hvis organisasjonen din stoler på kvalitetssirkler eller produksjonsgrupper for å utføre sitt oppdrag, bør du vise det i ditt Org-diagram.
Ikke føl deg tvunget til å holde seg til horisontale grupperinger og vertikale linjer. Hvis dine ansatte vil forstå deres roller tydeligere, kan du bruke sirkler, omvendte trekanter eller hva annet du trenger.
Det finnes mange programvareprodukter på markedet for å hjelpe deg med å vise hvordan du vil at organisasjonen skal fungere. OrgPlus er et eksempel på hvilke verktøy som kan brukes til å klargjøre mange aspekter av virksomheten, inkludert Org Charts.
Måten den skal gjøres
Eksempelet nedenfor er en representasjon av et Org-diagram, som imponerte meg sterkt. Det ble utgitt for å innlede en ny epoke for et selskap som krevde kreativ, ny handling fra alle sine ansatte.
Det viser tydelig den flate, horisontale strukturen som skal fremme kommunikasjon og innovasjon. Det viser tydelig laget laget av de to øverste offiserene, noe som tyder på hva de ansatte forventes å gjøre. Likevel beholder det de utvetydige linjene for sluttansvar. Presidenten leder klart selskapet, men alle andre vet at de må gjøre sin del for å lykkes.
Måten et Org-diagram burde være
Det er fortsatt for tidlig å fortelle om dette Org-diagrammet vil ha den ønskede effekten. Det har vært på plass bare et par uker. Men selskapets offiserer har klart brukt det som et effektivt styringsverktøy for å hjelpe til med å drive organisasjonen mot sine nye mål.