Slik finner du viktige poster raskt og enkelt
Den eneste gangen du synes å tenke på viktige dokumenter, er når du trenger dem. Og ofte kan du ikke finne dem når du trenger dem fordi du enten ikke har et organisert og sentralisert system for lagring av viktige dokumenter og / eller sist du trengte dem, kastet du det bare tilbake i havet av papirer på hjemmekontoret din i stedet for å sette den tilbake der den tilhørte.
Høres kjent ut?
Med alle viktige papirene spredt over hele huset ditt, spiser du mye tid og energi på jakt etter dem. Du er også i fare for å miste noen av dem helt. Men med noen få enkle trinn kan du organisere dine viktige papirdokumenter på en time i helgen!
Du trenger et lite to-skuff arkivskap eller en bærbar hengende filboks, flerfargede hengende filer (6 forskjellige farger), manila, tredobbelte topp-tabulasjonsmapper, og en brannskikkelig safe (valgfritt). Eller du kan kjøpe en stor binder og flippinsatser. Når du har fått varene her, er de seks trinnene du følger for å organisere papirarbeidet ditt.
Trinn ett: Samle alle dokumentene dine
Før du kan organisere alle viktige dokumenter, må du finne dem. Dette er noen ganger lettere sagt enn gjort.
Sjekk ditt hjemmekontor som i skuffer og papirene stablet på skrivebordet eller bordet. Kontroller haugene med papir som roterer kjøkkenet ditt benkeplater samt kjøkken skuffer og kurver.
Se på soverommet ditt dresser og nattbordet (du kunne ha forlatt dem der i morgen rush og glemte dem). Sist, men ikke minst, kontroller vesken din eller kofferten for viktige dokumenter som du ved et uhell fortsatt bærer rundt (opps).
Trinn to: Kategoriser dokumentene dine
De viktigste dokumentene faller inn i en av de følgende seks kategoriene.
Sorter alle dine samlede dokumenter som følger:
- Hjem- og eiendomsregistreringer - boliglån, eiendomsdokumenter, boligforbedringsprosjekter og kvitteringer, apparatmanualer og garantier, eiendomsskattinformasjon, hjemmeforsikring og håndbøker
- Auto-poster - titler, vedlikeholdsposter, forsikringspolicyer og informasjon, låneinformasjon og betalingsopplysninger
- Helseopptegnelser - forsikringspolicyer, helseforsikringsbidrag manualer, forklaring av medisinske fordeler, lege regninger, reseptlister, fleksibel utgifter informasjon, medisinske kvitteringer, medisinske retningslinjer, livsforsikringer
- Finansregnskap - kontoutskrifter, selvangivelser, skattefradragsposter, investeringsregister, låneposter, kredittkortopplysninger
- Elektronikk poster - mobiltelefon kontrakter og manualer; salgskvitteringer og garantier for datamaskiner, bærbare datamaskiner og iPads; kabel og Internett planer og regninger; trådløse ruteren salgskvittering og manual
- Personlige opplysninger - fødselsattest, ekteskapsbevis, skilsmisse sertifikat, varetekt papers, personopplysninger, immunisering poster, pass, militærtjenesteposter, dåp og bekreftelseskort, testamente, begravelsesplan og begravelsesstedinformasjon. Hvis du har kjæledyr, kan du også inkludere viktige dokumenter som veterinær- og vaksineinformasjon i denne kategorien.
Trinn tre: Finn dine viktige dokumenter
De fleste av dine viktige dokumenter kan lagres i et vanlig arkivskap eller bærbar hengende filboks. Det er imidlertid noen som virkelig bør lagres i et brannfelt safe eller offsite lagringsalternativ som en safe.
Vital dokumenter er dokumenter som ville være svært vanskelig eller svært tidkrevende å erstatte. De kan inneholde sensitiv personlig informasjon som kan bli kompromittert i tilfelle innbrudd eller røveri. I tilfelle, ditt hjem ble ødelagt av ild eller flom du vil at disse viktige dokumentene skal forbli intakt.
For de fleste vil følgende dokumenter bli vurdert som viktige: opplysninger om personopplysninger, fødselsattest, forsikringspolicyer sammen med agentens kontaktinformasjon, testamente, eiendomshandlinger, biltitler, pass og eventuelle avtaler eller avtaler som krevde den opprinnelige signaturen din.
Lag en hovedliste over alle viktige dokumenter du plasserer i ditt brannsikkerhetssikkert eller i et eksternt lagringsalternativ.
Trinn fire: Kopier din lommebok
De fleste av oss bærer viktig informasjon i lommeboken hver dag. Kjenner du alt som er i lommeboken din? Hva ville du gjøre hvis lommeboken ble tapt eller stjålet?
Lag kopier av førerkort, donorkort, helseforsikringskort, medlemskort som treningsbutikkens lojalitetskort, lagerklubber, og viktigst av alt, alle kreditt- og debetkort (kopi foran og bak). Oppbevar disse kopiene med de andre viktige papirdokumenter:
Trinn fem: Lag et enkelt arkiveringssystem
Jo enklere arkiveringssystemet, jo mer sannsynlig er du å bruke det på en konsistent basis. Ta hver kategori av viktig dokument og tilordne det en hengende filfarge:
- Hjem og eiendomsrekord
- Auto-poster
- Helse Records
- Finansregnskap
- Elektronikk poster
- Personlige poster
Legg til riktig antall hengende filer i arkivsystemet ditt for antall dokumenter du har i hver kategori.
Bruk manila-mappene og opprett en mappe for hvert enkelt dokument i hver kategori. Plasser mappene i den aktuelle fargede hengende fildelen.
Hvis du har kjøpt et stort tre-ring-bindemiddel og tabsinnlegg, merker du kategoriene med de ovennevnte opptaksnavnene, papirhullet støtter alle dokumenter og organiserer dem. Hvis papirene ikke skal være hull i hullet, stakk papirhull en mappe og legg dokumentene i mappen.
Nå, hvis papirarbeid bare ikke er ditt, kan dette være et frigjøringsmoment for deg. Du kan skanne alle disse dokumentene, lagre dem på en harddisk, og så rive det hele. Men bruk ditt eget skjønn da noen papirer er bedre igjen lagret. Bruk din beste dømmekraft.
Løpende vedlikehold
Nå som viktige papirer er organisert, hold dem organisert. Hver måned når du betaler regningene dine, må du legge inn nye dokumenter i den aktuelle delen av arkiveringssystemet. På samme tid, se etter eventuelle dokumenter du fjernet fra systemet i løpet av måneden som fortsatt kan være ute av arkiveringssystemet. Re-fil dem. Les minst to ganger i året gjennom dokumentene i arkiveringssystemet for å se om det kan renses. En god plan for å følge er på begynnelsen av året og på slutten av hvert skoleår.
Med litt innsats kan du høste langsiktige fordeler ved å organisere viktige papirdokumenter.
Redigert av Elizabeth McGrory.