Onboarding-prosessen
Påbordsprosessen begynner selv før du ansetter noen.
Det fortsetter når du ansetter personen og når de begynner å jobbe. Og god ombordstigning fortsetter en stund etter at den nye ansatte begynner.
Begynn før du leier
Enten du ansetter for en ny stilling eller erstatter en ansatt som har forlatt, begynner den første fasen av ombordstigning så fort du får autoriteten til å ansette. Det er når du begynner å sørge for at det fysiske miljøet er klart. Dette er ting som kreves for enhver ansatt, slik at du kan gjøre dem på forhånd fordi de vil være de samme uansett hvem du ansetter.
- Få den fysiske plassen klar.
Er det et kontor eller et skrivebord tildelt? Er det i god form? Hvis den har en lås, er de nøkkelen der? Er det en telefon? Er telefonen koblet til? - Få datamaskinen eller andre nødvendige verktøy klar.
Kan du få datamaskinen til å sette opp nå eller må de logge på det når de starter? Pass på at IT har en datamaskin tilgjengelig og øremerket for din nye medarbeider. Pass på at de konfigurerer datamaskinen med all programvare og tilgangstillatelser som personen i denne jobben trenger.
- Er det en sjekkliste?
Mange selskaper har sjekklister som kan veilede deg gjennom disse trinnene. Hvis din ikke gjør det, kan du lage din egen fra denne listen.
Før den nye medarbeider begynner
Etter at du har valgt den nye leien, og før personen starter, er det flere ting du kan gjøre for å gjøre ombordingen mer vellykket.
- Få personlig informasjon.
Du har personens navn, personnummer, etc. fra deres søknad. Sørg for at du vet hvordan de vil bli adressert (for eksempel vil personen bli kalt Bob eller Robert). - Gi beskjed til supportavdelingene.
Informere HR, Lønn, Fasiliteter, Informasjonsteknologi (IT) og alle andre som trenger å vite om den nye ansattes navn, tittel, rapporteringsleder og startdato. Følg opp med dem for å sørge for at de forbereder seg på forhånd for ankomst og ombordstigning. - Legg dem til distribusjonslister.
Pass på at det skaper de nødvendige e-postkontoene og legger til den nye personen i e-postdistribusjonslister de trenger å være på. Du vil at den nye leien skal begynne å motta riktig e-post så snart de starter. - Sjekkliste?
Igjen kan det være en sjekkliste for hver av disse ulike avdelingene. Hvis ja, ta en kopi og bruk den for å sikre at de forbereder seg. Hvis ikke, gjør deg selv og del den med dem.
Når den nye medarbeider begynner
Det er mer av påbordsprosessen å fullføre så snart ansatt starter. Fra å ønske dem velkommen til å fullføre de nødvendige papirene og få dem til å sette opp på sin nye arbeidsplass. Det er spesifikke detaljer om hvordan man håndterer ombordsprosessen når ansatt begynner å jobbe.
Bunnlinjen
Jo før du begynner påbordsprosessen for en ny ansatt, desto bedre er sjansene for at du raskt og effektivt integrerer den nye medarbeideren i selskapet.