Skriftlig kommunikasjon
Et instruksjonsbrev (LOI) er et formelt varsel som er skrevet i militærmeldingsformat, og informerer mottakerparten om bestemte problemer og beskriver hvordan avsenderen ønsker at de adresseres. Generelt sett benyttes undervisningsbrev i virksomheten kommunikasjon og med personlige saker; de kan skrives om nesten ethvert emne av noen.
Men i USAs militære brukes de kanskje mest på to måter.
Som et eksempel er en metode for en LOI som veibeskrivelse for bosetningen en persons eiendom i tilfelle den personens død. Dette er ikke en vilje, men kan brukes som mer av en liste over folk som skal ringe, dokumenter for å få tak i og endelige arrangementer for en begravelse. Det kan også oppgi spesifikke eiendeler og tildelinger.
Den andre typen instruksjonsbrev - som vist nedenfor - brukes som et korrigerende eller korrigerende verktøy i militæret. Tenk på den mest vanlige LOI som en formell rådgivningssesjon fra en overordnet offiser eller eldre medarbeidere til et junior militært medlem som har demonstrert underparametre. Denne typiske LOI vil ikke bare se gjennom de standarder som medlemmet skal møte, men tilby et middel til å forfølge bedre ytelse i mangelområdet. Kanskje en handlingsplan som skal følges, kan legges til for å kreve at den tiltenkte parten forstår konsekvensene av ikke å utføre på ønsket nivå.
En prøveeksempel på undervisning
I eksemplet nedenfor har instruksjonsbrevet blitt skrevet som en måte å hjelpe mottakeren til å forbedre sin jobbprestasjon, som har blitt ansett som "utilfredsstillende".
Brevet fortsetter å liste opp en rekke feil på mottakerens side, og råder ham til å bli mer hands-on, skriver: "Du må personlig angi divisjonens mål og personlig verifisere at de blir møtt."
Det lister deretter på nødvendige tiltak for å forbedre ytelsen og lukkes med ord med oppmuntring, tilby fortsatt hjelp og legge merke til: "Vi ønsker og trenger din suksess."
Eksempel på undervisningsbrev
Fra: Commanding Officer, USS NEVERSAIL (CV 11)
Til: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Luftfartsforvalter, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: BRUKSANVISNING
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Denne instruksen er utstedt per referanse for å diskutere spesifikke tiltak som kreves for å forbedre den utilfredsstillende ytelsen til Aviation Fuels Division om bord på NEVERSAIL.
2. Siden din forpliktelse om plikter som flybransjeoffiser ombord på NEVERSAIL, har du tillatt uautoriserte prosedyrer til å eksistere i Aviation Fuels Division som resulterte i den strukturelle skade på JP-5 lagertank 8-39-02J under påfylling på nytt den 18. juli CY. Du klarte ikke å gjøre deg kjent med relevante luftfartsdirektiv, og du var dermed ikke i stand til å bekrefte saksbehandlingen i divisjonen din. Du klarte heller ikke å sikre at alle direktiver ble opprettholdt oppdatert. Vanligvis stolte du helt på din assistent luftfart brensel offiser for den daglige driften av divisjonen din.
3. For å fungere effektivt som luftfartsforvalter, må du bli mer involvert i de daglige aspektene av divisjonen din.
Du kan ikke klare deg fra kontoret din, aksepterer assistentens råd uten å utvikle tilstrekkelig personlig kunnskap om bestemte prosedyrer. Du må personlig angi divisjonens mål og personlig verifisere at de blir møtt.
en. Du må gjennomgå hvert direktiv om luftfartsbrensel som gjelder for USS NEVERSAIL. Du vil sørge for at du er kjent med instruerte prosedyrer. Som et spørsmål om rutine, vil du personlig verifisere at divisjonen ikke avviker fra instruerte prosedyrer med mindre autorisert av høyere myndighet.
b. Du vil sende kvoteforespørsler til deg selv og CWO2 JS Ragmann for å delta i et luftfartbrenseloffiserkurs ved fullføring av denne distribusjonen.
4. Dette brevet er utformet for å hjelpe deg med å korrigere mangler i oppførelsen som divisjonsoffiser. Hele kommandokjeden er tilgjengelig for å hjelpe deg på en mulig måte.
Vi ønsker og trenger din suksess.
DR PEPPER
Denne prøveboken gir underviseren offisiell tilbakemelding uten grå områder i tone eller mening. Dette er også en skriftlig versjon av den dokumenterte veiledningssesjonen som gir umiddelbar assistanse fra andre eldre og mer erfarne medlemmer i kommandoen. Dette er et perfekt verktøy for å skape en bedre junior offiser i kommandoen og forhindre potensielt tap av oppdragskapasitet i fremtiden.