Hvordan jobbe raskere og mer effektivt - Trinn 1
Å ha en skriftlig plan er et must for å holde nagende tanker ut av baksiden av hodet og for å forebygge katastrofer fordi du glemmer noe viktig.
De fleste kvinner vil oppdage at de trenger å vri fra en daglig plan fra tid til annen, men å ha en vil hjelpe deg med å organisere din tid bedre, forberede deg på bestemte prosjekter på forhånd, og en plan vil gi deg et klarere mentalt bilde om alle tingene du må gjøre.
Bli kvitt daglige distraksjoner med en plan
Hvis du kommer til jobb hver dag og umiddelbart blir overveldet med din lange "å gjøre" -liste og skrivebordsløsning, vil du i beste fall binde deg til dagen som en rasehest (og raskt utbrenne etter en sprint, akkurat som en rasehest) med fokus på det som helst synes mest presserende til enhver tid. Verste tilfelle er at du vil sitte i en funk uten å vite hvor du skal begynne. Uansett er det enkelt å sette ut branner hver dag den eneste mest effektive måten å angripe arbeidsbelastningen på, og den beste måten å kaste ut mens du bare kommer lenger.
Uten en plan, vil dagens distraksjoner raskt overta: telefonen ringer, du begynner å svare på e-post, samarbeidspartnere begynner chit-chat og før du vet at lunsjtid er kommet og du har lite oppnådd.
Din daglige plan kan inkludere en time hver morgen for å bli avgjort ved å returnere samtaler, sjekke e-post før du kommer i gang på andre oppgaver, men det vil gjøre mer enn bare tjene som en retningslinje for hva du skal gjøre med tiden din. For eksempel, hvis du med vilje sette en time til å gjøre noe, og du går over den fristen, vet du at du må justere planen for neste dag.
Ved å kartlegge dagen din i segmenter eller oppgaver, kan du lettere identifisere problemområder og maksimal effektivitetstider (det vil si at du kan være mindre effektiv etter lunsj hvis du lider av ettermiddagsnedgang eller kan være en sakte startbilde om morgenen.)
En plan kan hjelpe deg å unngå å ta på mer enn du kan håndtere
En optimist er noen som er i stand til å se det positive i en gitt situasjon, generelt vil fokusere på troen på at "alle ting er mulige." Det er ikke noe galt med å være en optimist, med mindre det fører deg til å undervurdere dine evner, tid det tar å oppnå noe, og resulterer i at du tar på seg mer enn du kan håndtere.
En realist kan være en optimist, men en realist ser også logistikken som kan være involvert i å håndtere en situasjon og vil faktor i potensielle hindringer og begrensninger.
Hvis du ikke har din egen spillplan lined opp for dagen, kan du ha en vanskeligere tid å si nei til å hjelpe andre eller ta på flere prosjekter fordi du har en positiv "kan gjøre" holdning som overstyrer virkeligheten eller sunn fornuft. Det er lett å undervurdere hvor lang tid det tar å utføre dine egne oppgaver, langt mindre enn noen andre, hvis du tror du er superkvinnen og en solfylt utsikt er alt som trengs for å få ting gjort.
Å vite hva som er på din egen tallerken for dagen, og å ha allerede bestemt et budsjett for din egen tid til bestemte oppgaver, kan hjelpe deg med å møte tidsfrister, få mer gjort hver dag, og være mer realistisk om å ta på seg ytterligere arbeid.
Opprette din angrepsplan
Før du begynner å jobbe, må du bestemme på forhånd hva du vil fokusere på når du kommer dit. Enda bedre, planlegg dagen din natten før og klargjør skrivebordet for oppgavene du vil oppnå om morgenen. F.eks. Få filer eller lesemateriell organisert om morgenen, så du kan bare hoppe rett inn, eller sette elementer du må skrive eller ringe for å returnere i den rekkefølgen du trenger for å få dem gjort.
Å ha en plan kan hjelpe deg med å lage forutsigbare rutiner som igjen vil gjøre deg bedre forberedt på å møte kaotiske dager når sjefen din eller en høy vedlikeholdsklient krever mer tid.
Flere artikler i denne serien
Hvordan jobbe raskere og mer effektivt
Trinn 2: Sett små mål og sjekk av de du utfører . Å lage en liste og sjekke ut elementer du har oppnådd, kan høres ut som bare en annen ting å gjøre, men når du gjør det riktig, kan du holde orden på oppgaven for å hjelpe deg med å jobbe mer effektivt.
Trinn 3 - Stopp proscrastinating, men føl deg fri til å utsette arbeid når det er nødvendig . Mange av oss setter ting av, fordi vi ikke gir det til å gjøre dem i utgangspunktet - spesielt hvis vi føler at det er andres ansvar.