Rollen som juridiske sekretærer , også kjent som administrativ assistenter og juridiske assistenter, har utviklet seg de siste to tiårene. Som teknologien fortsetter å forvandle advokatkontoret, har juridiske sekretærer overgått tradisjonelle roller for å skrive og svare på telefoner for å utføre høyverdige aktiviteter når de er reservert for profesjonelle og ledende ansatte, for eksempel valg av leverandører, styring av kundeforhold og utarbeidelse av juridiske dokumenter.
Til tross for den juridiske sekretærens praksismiljø, fast størrelse eller juridisk spesialitet, har enkelte kjernevilkår forblitt det samme. For å lykkes i dagens lovkontor eller bedriftsavdeling må juridiske sekretærer mestre de 10 ferdighetene nedenfor. For mer om suksess som juridisk sekretær eller juridisk assistent , vurder disse egenskapene til en vellykket juridisk sekretær .
01 Teknologi Ferdigheter
Mange advokater har hverken tid eller kompetanse til å drive juridisk kontorteknologi. De stoler på teknisk-kyndige juridiske sekretærer for å utføre en rekke databaserte oppgaver som: lage regneark, forberede presentasjoner, legge inn tid for fakturering, lage og skrive dokumenter, opprettholde kalendere og sporingsfrister.
Derfor vil juridiske sekretærer som er dyktige i en rekke dataprogrammer, ha de mest karrieremuligheter . Noen av de vanligste teknologiene som juridiske sekretærer må mestre inkluderer:
- Tekstbehandling
- regneark
- Presentasjon
- Dokumenthåndtering
- Tid og fakturering
- Kalender og docketing
- transkripsjon
- Desktop Publishing
- Videokonferanse
02 mellommenneskelige ferdigheter
Juridiske sekretærer samhandler daglig med advokater, advokater, ansatte, klienter, opposisjonærer, rettspersonell, leverandører og andre tredjeparter.
Derfor er det ikke nødvendig med mellommenneskelige og kommunikasjonsevner . I tillegg til ansikt til ansiktskontakt kommuniserer sekretærer via e-post, telefon og videokonferanse.
03 skriveferdigheter
Tenk advokater utføre alt skriving? Tenk igjen. Juridiske sekretærer er ofte ansvarlige for å utarbeide rutinemessige korrespondanse- og arkivnotater, samt korrekturlesing av juridiske dokumenter, for eksempel saksdokumenter, trusser, oppdagelser og transaksjonsdokumenter.
Skriving er en integrert del av den juridiske sekretærens jobb; de som utvikler sterke skriftlige ferdigheter vil bli uunnværlig for advokater de bistår.
04 organisatoriske ferdigheter
Advokater er notorisk uorganiserte. Siden juridiske sekretærer er advokatens "høyre hånd", er organisatoriske ferdigheter avgjørende for å effektivt forvalte en lovpraksis eller juridisk avdeling .
Juridiske sekretærer må vedlikeholde papir og elektroniske filer, administrere prosjekter, spore flere tidsfrister, vedlikeholde kalendere, planlegge møter, organisere hendelser og holde alt ordentlig og tilgjengelig.
05 transkripsjonsferdigheter
Transskripsjonsferdigheter er grunnleggende for sekretærpraksis. I tillegg til en rask skrivehastighet (arbeidsgiverkrav varierer fra 50 til 100 ord i minuttet), er det viktig å lytte til talediktfiler.
Sterk grammatikk, stavemåte, vokabular og språkkunnskaper er også nødvendig for forståelse av juridisk terminologi. I tillegg må sekretærer være dyktig i tekstbehandlingsprogrammer og transkripsjonsutstyr.
06 Oppmerksomhet på detaljer
Oppmerksomhet på detaljer er kritisk i juridisk yrke. Hvis du for eksempel skriver $ 600 000 i et oppgjørstilbud i stedet for $ 60 000, kan det koste firmaet en klient. Juridiske sekretærer håndterer den daglige rettspraksis og oppmerksomhet på detaljer er viktig i nesten hver sekretæroppgave fra utarbeidelse og korrekturlesing av dokumenter til planlegging av møter og tidsplan for kalenderen.
07 Kjennskap til juridiske dokumenter og terminologi
Hva er forskjellen mellom en sekretær og en juridisk sekretær? Juridiske sekretærer er kjent med alt lovlig. Vilkår som stævning, pro se og voir dire ikke befuddle dem.
De forstår nyansene i rettsprosedyren og vet hvordan man oppretter og formaterer prosjekter, oppdagelser og transaksjonsdokumenter.
08 Lagarbeid
Samarbeid er avgjørende for rollen som juridiske sekretærer i å levere juridiske tjenester. I alle praksisinnstillinger - fra store juridiske avdelinger til solo utøver - juridiske sekretærer må samarbeide med advokater, advokater, sekretærer, filklienter , leverandører og andre for å levere juridiske tjenester effektivt.
De mest effektive juridiske sekretærene vet hvordan de skal samarbeide med kolleger og samarbeide med tredjeparter for å få jobben gjort.
09 Multi-Tasking Ferdigheter
De fleste juridiske sekretærer jobber for mer enn én person på mer enn én fil. Samtidig med å utføre flere oppgaver er andre karakter til en kompetent juridisk sekretær.
De vet hvordan man kan jonglere flere oppgaver og konkurrerende prioriteringer og hvordan man håndterer økende arbeidsbelastninger i dagens travle advokatkontor hvor en person ofte utfører jobben til tre.
10 Forskningsferdigheter
Juridiske sekretærer utfører Internett-forskning for en rekke oppgaver som å finne veibeskrivelse, samle kundeinformasjon, undersøke konkurransen og finne ekspertvidner.
Mange juridiske sekretærer, særlig de i små advokatkontorer, utfører også paralegal plikter, inkludert juridisk forskning, sitere sjekker og spore ned rettspraksis. Lære juridiske forskningsplattformer som Westlaw eller Lexis / Nexis kan gi deg en konkurransefortrinn.