Online videokonferanseprogrammer som Zoom, WebEx, Skype og GoToMeeting er gode verktøy som gjør at de som jobber hjemme, praktisk talt sammen med samarbeidspartnere og kolleger. Det gir mulighet for beslutningstaking i sanntid og å bygge en personlig rapport med medarbeidere på samme tid. Og alt dette faglige samarbeidet gjør det lettere for de av oss som søker jobb-livsbalanse for å finne det.
Ja, disse elektroniske verktøyene er virkelig flotte, faktisk, til de ikke er det.
Mens møter med disse verktøyene kan være effektive, er effektive måter for folk å komme sammen, det er noen advarselstester. Ta for eksempel kvinnen som handlet naglene sine under et møte ... mens hun ikke var kjent med henne, ble hun projisert på en veggskjerm på selskapets andre steder rundt om i verden. Og så var det fyren som jobbet hjemmefra og synlig i et møte bare fra brystet opp. Han hadde på seg en fin, Oxford-skjorte. Hilaritet sørget imidlertid for at han reiste seg opp fra stolen for å hente en bok. Han hadde bare på seg boksere under Oxford.
Til tross for disse snafus, tar virtuelle møter i bedriftens verden - noe de av oss som jobber hjemme, setter pris på. Teknologiske fremskritt, kombinert med at flere bedrifter vil gjøre det mulig for ansatte å jobbe i det minste en del av tiden hjemmefra, har gjort videokonferanser online en verdifull, kostnadsbevisst måte for arbeidstakere å samarbeide.
Men det er en mørk underbelly forbundet med disse typer møter, som kan variere fra rettferdig hysterisk til unødvendig ydmykende for rask avskedigelse fra selskapet. Hvis du trenger å delta i disse møtene, er det noen ting å huske på.
01 Video og Video Gaffes
Du tror kanskje at dette ikke trenger å bli sagt, men hvis du er i et romfullt folk, og du er engasjert i en videokonferanse med andre fjerntliggende rom av mennesker, og du er i fronten av gruppen din, dermed i midten av kameraet, er det ikke ikke en god tid for manikyr. Ikke glem hvor du er. Du er på et arbeidsmøte. Ha noen respekt for dine kolleger og din bedrift.
Et sted på alle videokonferanseprogrammer er det en måte å dempe lyden din slik at du ikke kan bli hørt. Bli nøye oppmerksom på plasseringen av denne knappen og kunne klikke på den med lys hastighet.
En gang i et videokonferansesamtal for ikke så lenge siden, hvor selskapets visepresident holdt fast på strategisk dette og det, klart som en klokke, sa en kvinne som var på anropet: "Denne fyren vet ikke hva @@@ ## han snakker om. Han er slik en @ ** # @ %%. "Med nesten 200 personer på samtalen, var stillheten øreoppdeling. Ikke lenge etter ble den kvinnen skilt fra selskapet. Dagens leksjon: Den stumpe knappen er din venn.
02 familieproblemer
Selvfølgelig er en gråtende baby hørt i en konferansesamtale et problem. Det er åpenbart. Men hva med den svære ektefellen som er hørbar i bakgrunnen eller den nakne smårollingen som strekker seg gjennom kontoret din under en videochatt. Hvis du prøver å projisere profesjonalitet mens du arbeider hjemme, vil disse undergrave deg på en stor måte! Sørg for at familien din kjenner (og overholder) arbeidsreglene dine.
03 kjæledyrproblemer
Hvem elsker ikke Rover? De med hvem du holder en videokonferanse som må lytte til ham, bjeffer. Det samme gjelder for Kitty som ruller på tastaturet når du skriver inn chat!
Med mindre det er en veldig liten gruppe i møtet, og du føler at du har nådd et høyt nivå av tillit og tillit med disse menneskene, er det ikke en god ide å sette Shih Tzu på deg, du er på et arbeidsmøte!
Et hjemmekontor bør alltid ha en dør slik at du kan slå ut kjæledyr og andre potensielle forstyrrelser i løpet av videomøter og gode gamle mote telefonmøter. Dette er også nyttig hvis møtet ditt faller sammen med hundens lykkeligste øyeblikk på dagen ... ankomst av postbæreren.
04 Screen Sharing Snafus
Mange videokonferansesystemer lar deg dele skjermen med andre i møtet. Dette gjør at du kan åpne det regnearket du har jobbet med hele uken, og dele det med gruppemedlemmene dine slik at de kan se (a) du virkelig vet hva du snakker om når det gjelder dette prosjektet og (b) deg er en høy achiever fordi du har mestret muligheten til å dele skjermen.
Men kom ikke foran deg selv. Hvis du har en følelse før et videomøte som du kanskje må dele skjermen, må du huske at skjermen din vil være synlig for alle før du åpnet regnearket. Det ville ikke være optimalt, for eksempel hvis du begynte å dele skjermen og alle, inkludert sjefen din, så at du bare sjekket ut det siste nettbaserte salget på Bed Bath & Beyond eller verre å skrive et følgebrev for en ny jobb!
05 Chat Etiquette
Online chatting er rask og snill og morsom. Hva kan muligens gå galt? Vel ... når det gjelder videokonferanser, kan chatting bli et kaninhull, en digital smug som suger oppmerksomheten fra møtet riktig. Zoom, en populær virtuell møte løsning, har en hyggelig chat-funksjon som kan være nyttig. Chat-meldinger som "Jeg har mistet lyd" eller "Er det en link til presentasjonen?" Er gode spørsmål fordi de kan varsle en møteorganisator om at det kan være et teknisk problem eller at det er behov for å dele informasjon mer vidt.
Men denne typen sidebar chatter under et møte - spesielt når det er dusinvis av mennesker i møtet - kan bli distraherende ekte fort. Husk at alle ser de off topic-chattene som "Hva gjør du til lunsj i dag, jeg er sulten" eller "Du er hunden er CUTEST!"
06 Upshot: Bruk din felles følelse
Som med det meste av teknologien er online videokonferanser et fantastisk verktøy som driver forretningsmessig engasjement og gjør at folk som arbeider utenfor det tradisjonelle kontoret, kan være viktige bidragsytere til arbeidsplassen.
Men også som med den fleste teknologien, trenger brukerne en sterk, sunn fornuftstank om hva som er og hva som ikke er riktig i videokonferanse møter. For mange måner siden hadde min første sjef denne typen råd angående e-post : "Hvis du ikke ville skrive meldingen på et postkort hjem til din mor, bør du sannsynligvis ikke sende den i en e-post." I verden av videokonferanse, denne typen sunn fornuft er fortsatt et veldig godt råd, også.